Tài khoản 338 phải trả, phải nộp khác theo Thông tư 99: kết cấu và cách hạch toán

Phạm vi gồm tài sản thừa chưa rõ nguyên nhân, hoặc đã rõ và phải trả lại người khác theo quyết định xử lý; các khoản trích và thanh toán bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn; khoản khấu trừ lương theo quyết định của tòa án; vật tư, hàng hóa mượn tạm thời; vốn nhận từ hợp đồng hợp tác kinh doanh không thành lập pháp nhân mới; tiền thu hộ bên thứ ba phải trả lại, trong đó có tiền bên nhận ủy thác xuất nhập khẩu nhận để nộp thuế và thanh toán hộ; tiền khách trả trước nhiều kỳ cho thuê tài sản, cơ sở hạ tầng; tài sản được tài trợ, biếu tặng có điều kiện; và khoản phải trả khác như tiền mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động.

Tài khoản 3381 theo dõi tài sản thừa chờ giải quyết, và chỉ khi chưa rõ nguyên nhân. Thừa đã rõ nguyên nhân kèm biên bản xử lý thì ghi thẳng vào tài khoản liên quan. Tài khoản 3382 là kinh phí công đoàn, 3383 là bảo hiểm xã hội, 3384 là bảo hiểm y tế. Bảo hiểm thất nghiệp ở 3386. Doanh thu chờ phân bổ nằm ở 3387, là doanh thu nhận trước như tiền khách trả trước một hay nhiều kỳ cho thuê tài sản, và khoản ứng với hàng hóa, dịch vụ hoặc chiết khấu dành cho khách hàng trong chương trình khách hàng truyền thống. Tài khoản 3388 gom phần còn lại.

Hai điều không được ghi vào 3387: tiền người mua trả trước mà doanh nghiệp chưa cung cấp hàng hóa, dịch vụ, và doanh thu của hợp đồng nhiều kỳ chưa thu được tiền. Doanh thu nhận trước chỉ ghi khi đã thực thu, không đặt 3387 đối ứng với 131.

Tài khoản này có thể dư bên Nợ, nghĩa là đã trả hoặc nộp nhiều hơn số phải trả, hoặc bảo hiểm xã hội đã chi cho người lao động mà chưa được thanh toán, hoặc kinh phí công đoàn vượt chi chưa được cấp bù.

Ví dụ số: công ty cho thuê kho 12 tháng và nhận ngay 132.000.000 đồng chuyển khoản, trong đó tiền thuê chưa thuế 120.000.000 đồng, thuế GTGT 12.000.000 đồng. Ghi Nợ 112 132.000.000, Có 3387 120.000.000, Có 33311 12.000.000. Mỗi tháng ghi doanh thu 10.000.000 đồng: Nợ 3387 10.000.000, Có 511 10.000.000. Sau 4 tháng, số dư 3387 còn 80.000.000 đồng, sau 5 tháng còn 70.000.000 đồng. Nếu sau 5 tháng khách hủy hợp đồng và công ty trả lại phần chưa thực hiện (còn 70.000.000 đồng), ghi Nợ 3387 70.000.000, Nợ 33311 7.000.000, Có 112 77.000.000.

Ví dụ trích bảo hiểm với số giả định: phần tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp là 8.000.000 đồng, phần trừ vào lương người lao động là 3.000.000 đồng. Ghi Nợ 642 8.000.000, Nợ 334 3.000.000, Có 3383 11.000.000 (nếu toàn bộ là bảo hiểm xã hội; thực tế chia ra 3382, 3383, 3384, 3386 theo từng loại). Tỷ lệ trích từng loại nằm ở bài hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương.

Tài khoản 3387 đổi tên từ "Doanh thu chưa thực hiện" (Thông tư 133, 200) sang "Doanh thu chờ phân bổ". Thông tư 133 liệt kê thêm lãi nhận trước khi cho vay và chênh lệch giữa giá bán trả chậm, trả góp với giá trả tiền ngay trong 3387. Thông tư 99 thêm chương trình khách hàng truyền thống, chênh lệch của giao dịch bán và thuê lại, và hướng dẫn riêng kế toán khoản hỗ trợ có điều kiện của Nhà nước.

Hệ quả khi mở sổ 2026: sổ theo Thông tư 133 chuyển số dư 3385 sang 3386, số dư 3386 (ký quỹ) sang 344. Đây là chỗ dễ sai vì cùng số hiệu 3386 mang hai nghĩa khác nhau tùy chế độ. Bước này nằm ở bài chuyển số dư sang Thông tư 99. Danh mục đầy đủ ở bài hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99.

ketoanx.com/prepaid/deferred

Các bước

1. 1

   Vào Tài sản, chi phí→, Doanh thu nhận trước. Khung đầu trang nhập Mã và Nội dung (bắt buộc, ví dụ Cho thuê kho 12 tháng), chọn Khách hàng.

2. 2

   Số tiền nhận trước (chưa thuế) 120.000.000, Số tháng phân bổ 12, Ngày nhận, bắt đầu phân bổ là ngày tiền về. TK doanh thu chưa thực hiện giữ 3387, TK doanh thu tự điền (511 với sổ Thông tư 99).

3. 3

   Tiền chưa ghi sổ thì gõ TK nhận tiền (để trống nếu đã ghi bằng phiếu thu) là 112 và Thuế GTGT đầu ra (nếu lập chứng từ) 12.000.000; tiền đã ghi bằng phiếu thu, báo có thì để trống hai ô này để khỏi ghi hai lần. Bấm Ghi nhận.

4. 4

   Cuối mỗi tháng, ở khung Phân bổ doanh thu kỳ, ô Kỳ chọn tháng rồi bấm Phân bổ doanh thu kỳ.

5. 5

   Khách hủy hợp đồng sau 5 tháng: bấm mã khoản ở bảng Tình hình phân bổ tháng …, khung Ngừng phân bổ nhập Ngày ngừng, ô Phần còn lại chọn Giữ trên tài khoản doanh thu chưa thực hiện (chờ hoàn trả), ghi Lý do, bấm Ngừng phân bổ. Sau đó lập Báo nợ ngân hàng trả khách ở Quỹ, ngân hàng→, Thu, chi, chứng từ khác. Nếu dịch vụ xong sớm thì chọn Ghi nhận hết vào doanh thu.

6. 6

   Bảo hiểm: khai lương đóng bảo hiểm ở Tiền lương→, Hồ sơ nhân viên, rồi ở Tiền lương→, Bảng lương chọn Kỳ và bấm Tính lương kỳ. Mở trang của kỳ lương, khung Nộp bảo hiểm, kinh phí công đoàn liệt kê Phải nộp, Đã nộp, Còn phải nộp theo từng tài khoản; nhập Ngày nộp, Hình thức rồi bấm Lập chứng từ nộp bảo hiểm.

Phần mềm tự ghi gì

Bước 3 ghi Nợ 112 132.000.000, Có 3387 120.000.000, Có 33311 12.000.000 trên một chứng từ, gắn khách hàng. Bước 4 lập chứng từ ngày cuối tháng Nợ 3387 10.000.000, Có 511 10.000.000; tháng đầu tính đủ một tháng, tháng cuối nhận phần lẻ. Bước 5 với Giữ trên tài khoản doanh thu chưa thực hiện không sinh bút toán, 70.000.000 nằm lại trên 3387 chờ báo nợ Nợ 3387 70.000.000, Nợ 33311 7.000.000, Có 112 77.000.000. Chọn ghi nhận hết thì phần mềm lập chứng từ Nợ 3387, Có 511 cho phần còn lại.

Bước 6 ghi phần doanh nghiệp đóng Nợ tài khoản chi phí lương của từng nhân viên, Có 3383, 3384, 3382 và tài khoản bảo hiểm thất nghiệp; phần trừ lương ghi Nợ 334, Có các tài khoản ấy. Tài khoản bảo hiểm thất nghiệp đi theo chế độ: 3386 với sổ Thông tư 99 và Thông tư 200, 3385 với sổ Thông tư 133; hệ thống tài khoản thiếu nó thì nhận câu Hệ thống tài khoản thiếu tài khoản bảo hiểm thất nghiệp (3386 theo TT200 và TT99, 3385 theo TT133). Chứng từ nộp bảo hiểm ghi Nợ các tài khoản 338 con, Có tiền. Lỗi hay gặp ở khung doanh thu nhận trước: Khoản lập kèm chứng từ nhận tiền thì không có số đã phân bổ đầu kỳ khi vừa gõ TK nhận tiền vừa gõ Đã phân bổ đầu kỳ.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Báo cáo→, Sổ chi tiết, ô Tài khoản gõ 3387, chọn khoảng ngày, bấm Xem báo cáo: sau 4 tháng số dư là âm 80.000.000 (dư Có). Gõ 338 thay vì 3387 thì sổ gộp mọi tài khoản con 3381 đến 3388, tiện đối chiếu với bảng cân đối nhưng khó đọc; thường xem riêng từng tài khoản con. Bảng Tình hình phân bổ tháng … trên màn Doanh thu nhận trước có Đã phân bổ, Phân bổ kỳ này, Còn lại của từng khoản, xem thêm hướng dẫn màn Doanh thu nhận trước.

Tài sản thừa chờ xử lý (3381) phát sinh từ Kho→, Kiểm kê kho khi ô Xử lý chênh lệch chọn Chờ xử lý (1381, 3381); các khoản phải trả khác ở 3388 ghi bằng chứng từ nghiệp vụ khác. KetoanX không có chế độ kế toán hộ kinh doanh, bài này áp dụng cho doanh nghiệp; cách chuyển sổ nằm ở trang phần mềm kế toán Thông tư 99.