Doanh thu nhận trước: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/prepaid/deferred

Nó đứng giữa việc nhận tiền và việc ghi doanh thu. Trước nó là hợp đồng với khách và khoản tiền về tài khoản. Sau nó là sổ cái, báo cáo kết quả kinh doanh và thuế. Nếu công ty chuyển sang KetoanX giữa chừng, các khoản đang dở dang nhập ở doanh thu nhận trước đầu kỳ.

Quy định chi phối: tài khoản 3387 chỉ ghi khi đã thực thu tiền. Tiền khách ứng trước mà chưa cung cấp hàng hóa, dịch vụ, và doanh thu của hợp đồng nhiều kỳ chưa thu được tiền, đều không ghi vào 3387. Từ 01/01/2026, theo Thông tư 99, tên tài khoản là Doanh thu chờ phân bổ (trước đó là Doanh thu chưa thực hiện). Bài tài khoản 338 phải trả, phải nộp khác nói đủ về kết cấu.

1. 1

   Khách hàng đã có trong danh mục, xem khách hàng, nhà cung cấp. Chọn khách là tùy chọn, nhưng bắt buộc khi bạn chuyển tiền khách đã ứng trước ở tài khoản 131 sang 3387.

2. 2

   Hệ thống tài khoản có sẵn 3387, tài khoản doanh thu và tài khoản tiền bạn sẽ dùng, xem hệ thống tài khoản. Thiếu tài khoản nào, phần mềm báo tên tài khoản đó.

3. 3

   Quyền ở phân hệ Tài sản, chi phí: quyền Thêm để ghi nhận và phân bổ, quyền Sửa để sửa và ngừng phân bổ, quyền Xóa để xóa và mở lại.

4. 4

   Kỳ ghi chứng từ chưa khóa sổ, xem khóa sổ kế toán.

5. 5

   Nếu muốn chia doanh thu cho bộ phận, đã tạo bộ phận, đối tượng và khoản mục ở danh mục.

ketoanx.com/prepaid/deferred

Từ trên xuống có bốn khối. Khối đầu là form ghi nhận một khoản mới. Khối Phân bổ doanh thu kỳ chạy phân bổ cho một tháng. Khối Tình hình phân bổ tháng kèm tháng đang xem là bảng các khoản, có ô chọn tháng và nút Xem. Bấm vào mã khoản ở cột Mã để mở trang chi tiết.

Cột Phân bổ kỳ này có ba trạng thái: số đã phân bổ, số dự kiến kèm nhãn chưa phân bổ, hoặc 0. Cột Trạng thái hiện Đang phân bổ, Đã phân bổ hết hoặc Đã ngừng kèm ngày.

ketoanx.com/prepaid/deferred

Hai cách dùng ô TK nhận tiền (để trống nếu đã ghi bằng phiếu thu). Để trống, phần mềm chỉ lập khoản theo dõi và bạn tự ghi tiền bằng phiếu thu hay báo có. Điền tài khoản, phần mềm lập chứng từ nhận tiền cùng lúc và không cho nhập Đã phân bổ đầu kỳ.

Trang chi tiết của một khoản có thêm ba khối: Sửa thông tin (các ô trên, trừ tài khoản nhận tiền và thuế), Chia doanh thu cho nhiều bộ phận, đối tượng và Ngừng phân bổ với ô Ngày ngừng, Phần còn lại, Lý do.

Khi tiền đã ghi bằng phiếu thu hoặc báo có

Để trống ô TK nhận tiền (để trống nếu đã ghi bằng phiếu thu). Phần mềm chỉ lập khoản theo dõi, không tạo chứng từ nhận tiền. Bạn phải bảo đảm phiếu thu đã ghi Có 3387 đúng số chưa thuế, nếu không số dư 3387 và số liệu phân bổ lệch nhau.

Khi khách đã ứng trước ở tài khoản 131

Chọn khách ở Khách hàng và nhập 131 vào ô nhận tiền. Phần mềm kiểm xem khách có đủ số dư Có trên 131 hay không rồi mới chuyển sang 3387. Khách chưa ứng đủ thì phần mềm từ chối, vì tiền chưa thu thì chưa ghi 3387.

Khi hợp đồng kết thúc sớm

Bấm Ngừng phân bổ rồi xác nhận. Nút Mở lại (quyền Xóa) hủy trạng thái ngừng và xóa chứng từ ghi nhận phần còn lại nếu có.

Khi chia doanh thu cho nhiều bộ phận

Ở khối Chia doanh thu cho nhiều bộ phận, đối tượng bấm Thêm dòng, chọn Bộ phận, Đối tượng tập hợp chi phí hoặc Khoản mục chi phí và nhập Tỷ lệ %. Tổng các dòng phải đúng 100, rồi bấm Lưu bảng phân bổ. Bảng chỉ áp dụng cho các kỳ phân bổ sau khi lưu. Muốn bỏ chia thì bấm Bỏ phân bổ.

Khi nhập nhầm

Khoản chưa phân bổ lần nào xóa được bằng nút Xóa ở đầu trang chi tiết. Chứng từ nhận tiền đã lập kèm thì xóa riêng ở màn chứng từ. Khoản đã phân bổ thì phải xóa các chứng từ phân bổ trước. Muốn chạy lại một tháng, xóa chứng từ phân bổ của tháng đó rồi chạy lại.

Khi công ty theo Thông tư 133

Tài khoản vẫn là 3387, tên gọi là Doanh thu chưa thực hiện. Cách ghi nhận khoản nhận trước giống nhau ở cả hai chế độ, xem tài khoản 511 doanh thu.

Với ví dụ trên, khi bấm Ghi nhận có chứng từ nhật ký ngày 01/10/2026:

Mỗi khi bấm Phân bổ doanh thu kỳ cho một tháng, phần mềm lập một chứng từ loại PBDT ghi ngày cuối tháng, gộp mọi khoản của tháng đó: Nợ 3387, Có 5113 (hoặc tài khoản doanh thu của khoản) 10.000.000. Có bảng chia thì doanh thu chia cho các bộ phận, đối tượng theo tỷ lệ; dòng cuối nhận phần lẻ. Mỗi khoản phân bổ một lần mỗi tháng.

Sau 5 tháng, số dư 3387 của khoản này còn 70.000.000. Kiểm lại ở sổ cái tài khoản 3387 và báo cáo kết quả kinh doanh.

Doanh thu tính thuế TNDN và thuế GTGT có mốc riêng, không luôn trùng với số phân bổ trên sổ, xem thời điểm ghi nhận doanh thu. Nếu hợp đồng thuộc diện giảm thuế GTGT, đối chiếu thuế suất ở bài giảm thuế GTGT 8 phần trăm năm 2026 rồi nhập số thuế đúng như hóa đơn.

Ghi doanh thu nhận trước từ 131 chỉ dùng khi khách đã ứng trước tiền: chọn khách hàng: nhập 131 mà quên chọn khách. Chọn Khách hàng rồi ghi lại.

Số đã phân bổ đầu kỳ không được vượt số tiền nhận trước: kiểm ô Đã phân bổ đầu kỳ.

Khoản lập kèm chứng từ nhận tiền thì không có số đã phân bổ đầu kỳ: điền TK nhận tiền và đầu kỳ cùng lúc. Chọn một trong hai.

Không có khoản doanh thu nhận trước nào cần phân bổ trong kỳ này (hoặc đã phân bổ rồi): tháng chọn chưa đến hạn, đã qua lịch, hoặc đã chạy rồi.

Câu báo Sổ đã khóa đến ngày kèm ngày khóa: kỳ đã khóa, mở khóa hoặc chọn kỳ sau.

Khoản này đã được phân bổ sau tháng ngừng. Xóa các chứng từ phân bổ đó rồi ngừng lại.: ngày ngừng nằm trước tháng đã phân bổ. Xóa các chứng từ phân bổ sau ngày đó.