Phân bổ chi phí bán hàng, quản lý: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/costing/expense-alloc

Màn đứng sau việc ghi chi phí và trước cuối kỳ. Kết quả đọc ở kết quả theo bộ phận và lãi lỗ theo công trình, đơn hàng. Khác với phân bổ chi phí sản xuất chung (627) ở màn giá thành: chi phí 627 đi vào giá thành sản phẩm, còn 641, 642, 811 là chi phí của kỳ và không vào giá thành.

1. 1

   Đã ghi sổ chi phí 641, 642, 811 trong kỳ. Công ty theo Thông tư 133 dùng 6421, 6422 thay cho 641, 642.

2. 2

   Đã khai bộ phận ở Hệ thống→, Danh mục (khung Cơ cấu tổ chức) nếu chia cho bộ phận; hoặc đã khai đối tượng tập hợp chi phí ở màn Giá thành nếu chia cho đối tượng. Xem danh mục.

3. 3

   Muốn dùng tiêu thức doanh thu hoặc giá vốn: doanh thu 511 và giá vốn 632 đã được gắn bộ phận (hoặc đối tượng) khi lập chứng từ bán hàng.

4. 4

   Quyền thêm và ghi sổ ở phân hệ Tài sản, chi phí để lập; quyền xóa để xóa chứng từ. Thiếu quyền thì khung lập hiện câu Bạn không có quyền thêm và ghi sổ chứng từ ở phân hệ Tài sản, chi phí.

5. 5

   Kỳ chưa khóa sổ (khóa sổ kế toán).

ketoanx.com/costing/expense-alloc

Thanh lọc có Từ ngày (mặc định ngày đầu tháng), Đến ngày (mặc định cuối tháng hiện tại), Phân bổ cho (chọn Bộ phận hoặc Đối tượng tập hợp chi phí) và nút Xem. Dưới là khung hiện dòng "Từ … đến …: còn … đồng chưa gắn …" kèm biểu mẫu, rồi khung Chứng từ phân bổ đã lập.

Bảng thứ hai liệt kê từng bên nhận với cột tiêu thức và cột Được phân bổ. Dòng Cộng ở cuối. Nút lập là Lập chứng từ phân bổ.

Khi chia cho công trình, đơn hàng thay vì bộ phận

Đổi Phân bổ cho sang Đối tượng tập hợp chi phí rồi Xem. Các bước giống nhau; tiêu thức doanh thu của đối tượng gồm cả chứng từ bán thuộc hợp đồng hoặc đơn hàng gắn đối tượng đó. Kết quả hiện ở lãi lỗ theo công trình, đơn hàng.

Khi chia theo tỷ lệ tự quy định

Chọn Tỷ lệ nhập tay, nhập tỷ lệ cho từng bên (ví dụ diện tích thuê 3 và 2). Bên để trống không nhận. Tiêu thức này hợp với chi phí gắn diện tích, số nhân viên hay giờ máy mà phần mềm không tự biết.

Khi chia theo chi phí đã gắn trực tiếp

Chọn Chi phí cùng tài khoản đã gắn trực tiếp: mỗi tài khoản được chia theo tỷ lệ phần chi phí cùng tài khoản đã gắn thẳng cho từng bên. Nếu một tài khoản chưa có khoản nào gắn trực tiếp, máy chủ báo lỗi (xem mục lỗi).

Khi phần mềm báo còn đồng chưa chia được

Dòng cảnh báo "Còn … đồng chưa chia được vì tiêu thức của một số tài khoản bằng 0; máy chủ sẽ báo lỗi nếu lập" nghĩa là có tài khoản mà mọi bên nhận đều có tiêu thức 0. Đổi tiêu thức hoặc bỏ tích tài khoản đó.

Khi lập sai và muốn làm lại

Ở khung Chứng từ phân bổ đã lập bấm Xóa ở dòng chứng từ (cần quyền xóa), xác nhận, rồi lập lại. Phần mềm không cho lập hai chứng từ cùng chiều chồng khoảng ngày và cùng tài khoản.

Về quy định: Thông tư 99 áp dụng từ năm tài chính bắt đầu 01/01/2026 tách 641 và 642 như Thông tư 200; Thông tư 133 chỉ có 642 với 6421 (bán hàng) và 6422 (quản lý). Thông tư không chỉ định sẵn tiêu thức; khoản dùng chung nên phân bổ theo tiêu thức hợp lý rồi giữ nguyên qua các kỳ. Xem tài khoản 641 chi phí bán hàng, tài khoản 642 chi phí quản lý doanh nghiệp và tài khoản 811 chi phí khác. Điều kiện hóa đơn, thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng của từng khoản chi vẫn do chứng từ gốc quyết định, không đổi vì phân bổ nội bộ (chi phí được trừ khi tính thuế TNDN).

Kiểm lại ở kết quả theo bộ phận và cân đối phát sinh: tổng 642 không đổi.

Chưa có bộ phận nào; thêm ở Hệ thống, Danh mục hoặc Chưa có đối tượng tập hợp chi phí đang dùng: chưa có bên nhận. Khai ở danh mục hoặc màn Giá thành.

Nhập tỷ lệ phân bổ lớn hơn 0 cho ít nhất một đích: tiêu thức nhập tay mà ô tỷ lệ trống hoặc bằng 0.

Câu bắt đầu Trong kỳ chưa có và kết thúc để làm tiêu thức (giữa là tên tiêu thức, ví dụ doanh thu thuần trong kỳ): bên nhận nào cũng có doanh thu hoặc giá vốn bằng 0 trong kỳ. Gắn bộ phận cho chứng từ bán hoặc đổi tiêu thức.

Câu bắt đầu Tài khoản và kết thúc chọn tiêu thức khác: tài khoản chưa có khoản nào gắn trực tiếp để làm tiêu thức. Chọn tiêu thức khác.

Từ ngày phải trước hoặc bằng đến ngày, và Sổ đã khóa đến ngày …: sửa ngày hoặc mở khóa sổ.

Chỉ phân bổ được tài khoản chi phí bán hàng, quản lý doanh nghiệp, chi phí khác (641, 642, 811): bạn gửi tài khoản ngoài nhóm này; chỉ xảy ra khi trang cũ chưa tải lại.