Tài khoản 642 chi phí quản lý doanh nghiệp theo Thông tư 99: kết cấu và bút toán

Chi phí vẫn nằm trong 642 dù nó không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, miễn là có đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng chế độ. Phần không được trừ chỉ điều chỉnh khi quyết toán thuế, làm tăng số thuế phải nộp; bạn không rút nó ra khỏi sổ kế toán.

Vì 642 có tài khoản cấp 2, bạn hạch toán vào từng tài khoản chi tiết 6421 đến 6428, không ghi vào 642 chung. Cuối kỳ, toàn bộ chi phí quản lý kết chuyển sang bên Nợ 911.

Ví dụ số: lương tháng của bộ phận quản lý là 80.000.000 đồng, ghi Nợ 642 (6421), Có 334 80.000.000; phần bảo hiểm và kinh phí công đoàn doanh nghiệp chịu giả sử 17.200.000 đồng ghi Nợ 642 (6421), Có 338 17.200.000. Tiền điện nước văn phòng 5.000.000 đồng, thuế GTGT 500.000 đồng, chưa thanh toán: Nợ 642 (6427) 5.000.000, Nợ 133 (1331) 500.000, Có 331 5.500.000. Khấu hao máy tính và bàn ghế văn phòng 8.000.000 đồng: Nợ 642 (6424), Có 214. Lệ phí môn bài 1.000.000 đồng: Nợ 642 (6425), Có 333, và khi nộp tiền ghi Nợ 333, Có 112 (xem bài tài khoản 333 thuế và các khoản phải nộp Nhà nước). Chi phí tiếp khách 3.000.000 đồng chưa thuế, thuế 300.000 đồng, trả bằng chuyển khoản: Nợ 642 (6428) 3.000.000, Nợ 133 300.000, Có 112 3.300.000. Chi phí của khâu bán hàng không vào 642 mà vào 641, xem bài tài khoản 641 chi phí bán hàng.

Sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ dùng cho quản lý có hai cách ghi. Loại thường xuyên tính thẳng vào chi phí: Nợ 642, Nợ 133 nếu có, Có 111, 112. Loại định kỳ đi qua 2413 trước, rồi 242 rồi mới vào 642. Ví dụ sửa chữa định kỳ 36.000.000 đồng chưa thuế, thuế 3.600.000 đồng: khi phát sinh ghi Nợ 2413 36.000.000, Nợ 133 3.600.000, Có 331 39.600.000; khi bàn giao đưa vào sử dụng, ghi Nợ 242 36.000.000, Có 2413 36.000.000; nếu phân bổ trong 12 tháng thì mỗi tháng ghi Nợ 642 3.000.000, Có 242 3.000.000.

ketoanx.com/vouchers

Các bước

1. 1

   Lương bộ phận quản lý 80.000.000 đồng: ở Tiền lương→, Hồ sơ nhân viên, ô TK chi phí lương của giám đốc và nhân viên phòng ban đặt 6421. Ô này mặc định là 642; để nguyên thì bảng lương ghi vào tài khoản tổng hợp 642 chứ không vào 6421. Khi bấm Tính lương kỳ, lương và phần bảo hiểm, kinh phí công đoàn doanh nghiệp chịu (17.200.000 trong ví dụ) cùng vào tài khoản này.

2. 2

   Tiền điện nước văn phòng chưa trả: vào Mua hàng→, Chứng từ mua hàng, bấm Mua dịch vụ. Ô Thanh toán chọn Chưa thanh toán, ô Nhà cung cấp chọn công ty điện lực (bắt buộc khi mua chịu). Ở lưới, Mặt hàng chọn mã dịch vụ điện nước, Số lượng 1, Đơn giá 5.000.000, Thuế suất GTGT 10%, cột TK chi phí gõ 6427. Điền Ký hiệu HĐ, Số hóa đơn, Ngày hóa đơn theo hóa đơn nhận được để thuế đầu vào lên bảng kê. Bấm Cất và ghi sổ.

3. 3

   Tiếp khách 3.000.000 đồng trả bằng chuyển khoản: cũng Mua dịch vụ, nhưng Thanh toán chọn Ủy nhiệm chi và chọn ô Tài khoản ngân hàng chi tiền; dòng dịch vụ có Đơn giá 3.000.000, Thuế suất GTGT 10%, TK chi phí 6428.

4. 4

   Khấu hao máy tính, bàn ghế văn phòng: trên thẻ ở Tài sản, chi phí→, Tài sản cố định, ô TK chi phí đặt 6424. Cuối tháng dòng Khấu hao tài sản cố định của bảng kiểm Thuế, cuối kỳ→, Cuối kỳ dẫn tới nơi tính khấu hao, và 8.000.000 đồng vào 6424.

5. 5

   Dự phòng nợ phải thu khó đòi cuối năm: vào Thuế, cuối kỳ→, Trích lập, hoàn nhập dự phòng, giữ nút 2293 · phải thu khó đòi, chọn Ngày lập (cuối kỳ) 31/12/2026 rồi bấm Xem. Tiêu đề khung ghi rõ tài khoản chi phí sẽ dùng (6426 với sổ Thông tư 99). Khi bảng cộng ra Số dự phòng phải có 20.000.000 và Số dư dự phòng đang có 12.000.000, dòng Trích thêm là 8.000.000; bấm Lập chứng từ trích lập, hoàn nhập. Cách xét từng chứng từ nợ đã nói ở bài về dự phòng nợ khó đòi dẫn ở trên.

6. 6

   Khoản không có hóa đơn hay màn riêng, như phân bổ mỗi tháng 3.000.000 đồng chi phí sửa chữa định kỳ đã treo ở 242: Quỹ, ngân hàng→, Thu, chi, chứng từ khác, bấm Lập chứng từ, giữ Chứng từ nghiệp vụ khác, gõ TK Nợ 6427, TK Có 242, Số tiền (VND) 3.000.000 rồi bấm Cất và ghi sổ. Khoản phân bổ đều nhiều tháng thì khai ở Tài sản, chi phí→, CCDC, chi phí trả trước để bảng kiểm cuối kỳ tự phân bổ.

Phần mềm tự ghi gì

Chứng từ lương ghi Nợ 6421 97.200.000, Có 334 80.000.000 và Có các tài khoản 338 con 17.200.000. Chứng từ mua dịch vụ ở bước 2 ghi Nợ 6427 5.000.000, Nợ 1331 500.000, Có 331 5.500.000 gắn công ty điện lực; bước 3 ghi Nợ 6428 3.000.000, Nợ 1331 300.000, Có 1121 3.300.000. Khấu hao ghi Nợ 6424, Có 2141. Chứng từ dự phòng ghi Nợ 6426, Có 2293 8.000.000 gắn từng khách; năm sau số phải có thấp hơn thì màn hiện Hoàn nhập và ghi Nợ 2293, Có 6426. Sổ Thông tư 133 dùng 6422 cho chi phí quản lý, và màn dự phòng chọn 6422 khi hệ thống không có 6426.

Câu báo hay gặp: Hạch toán vào tài khoản chi tiết, không phải tài khoản tổng hợp: 642 khi gõ 642 trên chứng từ nghiệp vụ khác; Tài khoản không có trong hệ thống: … khi gõ mã con mà hệ thống tài khoản chưa mở. Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ đưa vào 642 thì lập ở Thuế, cuối kỳ→, Điều chỉnh thuế GTGT chứ không lập chứng từ tay Nợ 642, Có 1331, vì chứng từ của màn ấy được đánh dấu để tờ khai không trừ hai lần.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Báo cáo→, Sổ chi tiết, gõ 642 vào ô Tài khoản để thấy cả tám tài khoản con trên một sổ, hoặc gõ 6427 để xem riêng dịch vụ mua ngoài, chọn khoảng ngày rồi bấm Xem báo cáo. Dòng nào nằm ở TK đối ứng 334, 338 là lương, 2141 là khấu hao, 331 hay 112 là dịch vụ mua ngoài, 2293 là dự phòng. Sổ có dòng ghi thẳng vào 642 (tổng hợp) thì sửa lại tài khoản trên chứng từ gốc hoặc hồ sơ nhân viên, vì số ấy không thuộc khoản mục nào trong tám khoản mục. Các ô của màn chứng từ có ở hướng dẫn lập chứng từ nghiệp vụ khác.

KetoanX không tự phân loại một khoản chi vào yếu tố nào: bạn quyết định theo bản chất và theo quy chế hạch toán của doanh nghiệp. KetoanX không có chế độ kế toán hộ kinh doanh; bài này áp dụng cho doanh nghiệp, và cách chuyển sổ nằm ở trang phần mềm kế toán Thông tư 99.