Tài khoản 641 chi phí bán hàng theo Thông tư 99: kết cấu và cách hạch toán

Thông tư 99 có thêm một điều mới: chi phí tăng thêm chỉ để có được hợp đồng với khách hàng thì phân bổ cho từng kỳ, không tính hết vào kỳ ký hợp đồng. Bạn chia khoản ấy theo từng kỳ của hợp đồng.

Một nguyên tắc cần nhớ: khoản chi bán hàng không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, nhưng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng chế độ kế toán, thì vẫn ghi vào 641. Bạn không giảm chi phí trên sổ kế toán, mà điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế ở bước quyết toán. Khoản nào được trừ hay không nằm ở bài chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN.

Chi tiết theo nội dung chi phí qua tài khoản con, và doanh nghiệp được mở thêm theo ngành và yêu cầu quản lý. Chi phí gián tiếp tính trước khi chưa có chứng từ ghi qua bài tài khoản 335 chi phí phải trả, còn chi phí sản xuất đi vào giá thành thuộc bài tài khoản 154 chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.

Tài khoản 6412 là chi phí vật liệu, bao bì dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ hàng: vật liệu đóng gói, nhiên liệu bốc vác, vận chuyển, vật liệu sửa chữa tài sản của bộ phận bán hàng. Tài khoản 6413 là chi phí dụng cụ, đồ dùng như dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán. Tài khoản 6414 là khấu hao tài sản cố định của khâu bán: kho, cửa hàng, bến bãi, xe bốc dỡ và vận chuyển. Tài khoản 6415 là thuế, phí, lệ phí gắn trực tiếp với khâu bán, ví dụ tiền thuê đất. Tài khoản 6417 là chi phí dịch vụ mua ngoài: thuê kho bãi, thuê bốc vác, vận chuyển hàng đi bán, thuê ngoài sửa chữa tài sản của khâu bán, hoa hồng trả đại lý và đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu. Tài khoản 6418 là chi phí bằng tiền khác như tiếp khách ở bộ phận bán hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, chào hàng, hội nghị khách hàng.

Ví dụ số: tháng này nhân viên bán hàng có lương 40.000.000 đồng, phần bảo hiểm và kinh phí công đoàn tính vào chi phí là 9.000.000 đồng. Ghi Nợ 6411 49.000.000, Có 334 40.000.000, Có 338 9.000.000. Cùng tháng công ty trả tiền quảng cáo trên mạng 10.000.000 đồng chưa thuế, thuế GTGT 1.000.000 đồng, bằng chuyển khoản: Nợ 6418 10.000.000, Nợ 1331 1.000.000, Có 112 11.000.000. Đại lý được hưởng hoa hồng 5.000.000 đồng chưa thuế, thuế 500.000 đồng, trừ vào tiền hàng phải thu: Nợ 6417 5.000.000, Nợ 1331 500.000, Có 131 5.500.000. Cuối tháng tổng 641 là 64.000.000 đồng, kết chuyển Nợ 911 64.000.000, Có 641 64.000.000.

Với Thông tư 200, 641 cũng có bảy tài khoản con từ 6411 đến 6418, nhưng số hiệu 6415 đổi nghĩa: Thông tư 200 dùng 6415 cho chi phí bảo hành, Thông tư 99 dùng 6415 cho thuế, phí, lệ phí của bộ phận bán hàng, còn chi phí bảo hành hạch toán theo hướng dẫn của 352. Khi chuyển số dư từ Thông tư 200, số 6415 cũ không đi thẳng sang 6415 mới. Ngoài ra Thông tư 133 xếp chi phí bảo hành vào chi phí bán hàng, Thông tư 99 giao nó cho dự phòng phải trả.

Cách đưa số dư sang sổ mới nằm ở bài chuyển số dư sang Thông tư 99, danh mục tài khoản đầy đủ ở bài hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99.

ketoanx.com/vouchers

Các bước

1. 1

   Lương nhân viên bán hàng: ở Tiền lương→, Hồ sơ nhân viên, mở từng người bán hàng và đổi ô TK chi phí lương từ mặc định 642 thành 6411. Khi bấm Tính lương kỳ ở Tiền lương→, Bảng lương, lương 40.000.000 và phần bảo hiểm, kinh phí công đoàn doanh nghiệp chịu 9.000.000 cùng vào 6411.

2. 2

   Quảng cáo trên mạng: vào Quỹ, ngân hàng→, Thu, chi, chứng từ khác, bấm Lập chứng từ, Loại chứng từ chọn Báo nợ ngân hàng và chọn Tài khoản ngân hàng trả tiền (bên Có của mọi dòng tự lấy tài khoản tiền gửi của nó). Ô Đối tượng chọn đơn vị quảng cáo. Dòng 1: Diễn giải dòng ghi nội dung hóa đơn, TK Nợ 6418, Số tiền (VND) 10.000.000. Bấm Thêm dòng, dòng 2: TK Nợ 1331, Số tiền (VND) 1.000.000. Kiểm Tổng cộng 11.000.000, mở khung Thông tin in trên ủy nhiệm chi nếu cần in ủy nhiệm chi, rồi bấm Cất và ghi sổ.

3. 3

   Hoa hồng trừ vào tiền hàng đại lý còn nợ: cũng bấm Lập chứng từ nhưng giữ Loại chứng từ là Chứng từ nghiệp vụ khác, vì không có tiền đi ra. Dòng 1: TK Nợ 6417, TK Có 131, Đối tượng Có là đại lý, Số tiền (VND) 5.000.000. Dòng 2: TK Nợ 1331, TK Có 131, cùng Đối tượng Có, Số tiền (VND) 500.000. Loại này không có ô Đối tượng chung nên phải chọn đại lý ở từng dòng, nếu không công nợ của đại lý không giảm.

4. 4

   Cột Phòng ban và Khoản mục CP trên lưới chỉ hiện khi công ty đã khai danh mục; điền vào nếu muốn xem chi phí bán hàng theo cửa hàng hay theo khoản mục ngoài số hiệu tài khoản.

5. 5

   Cuối tháng: vào Thuế, cuối kỳ→, Cuối kỳ, làm hết các dòng của bảng kiểm từ trên xuống (khấu hao, phân bổ, tính lương). Dòng cuối Kết chuyển lãi lỗ sang 911, 4212 dẫn tới khung Kết chuyển lãi lỗ cuối kỳ; chọn Kỳ là tháng đó rồi bấm Kết chuyển kỳ.

Phần mềm tự ghi gì

Chứng từ lương ghi Nợ 6411 49.000.000, Có 334 40.000.000 và Có các tài khoản 338 con theo từng khoản trích (bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp, kinh phí công đoàn) 9.000.000. Báo nợ ở bước 2 ghi Nợ 6418 10.000.000, Nợ 1331 1.000.000, Có 1121 11.000.000; dòng Nợ 1331 lên tờ khai thuế GTGT dưới tên Chứng từ ghi thẳng thuế đầu vào. Chứng từ ở bước 3 ghi Nợ 6417 5.000.000, Nợ 1331 500.000, Có 131 5.500.000 gắn đại lý. Chứng từ kết chuyển (loại Kết chuyển cuối kỳ) ghi Nợ 911, Có 6411 49.000.000, Có 6417 5.000.000, Có 6418 10.000.000, rồi chuyển lãi hoặc lỗ sang 4212.

Câu báo hay gặp: Hạch toán vào tài khoản chi tiết, không phải tài khoản tổng hợp: 641 khi gõ 641 trong khi hệ thống đã có 6411 đến 6418; Thiếu TK Có ở chứng từ nghiệp vụ khác khi quên bên Có; Kỳ này đã kết chuyển. Xóa chứng từ kết chuyển để làm lại. khi bấm kết chuyển lần hai cho cùng tháng. Lập thêm chứng từ chi phí vào tháng đã kết chuyển thì phải xóa chứng từ kết chuyển của tháng rồi chạy lại.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Báo cáo→, Sổ chi tiết, gõ 641 vào ô Tài khoản để thấy cả bảy tài khoản con trên một sổ (gõ 6418 thì chỉ xem quảng cáo, tiếp khách), chọn tháng rồi bấm Xem báo cáo. Trước khi kết chuyển, Số dư cuối kỳ là 64.000.000; sau khi kết chuyển, sổ có thêm dòng đối ứng 911 và số dư về 0. Thứ tự các bước cuối tháng có ở hướng dẫn màn Cuối kỳ.

KetoanX không tự quyết một khoản chi thuộc bán hàng hay quản lý, và không tự chọn tài khoản con: bạn gõ tài khoản trên từng dòng theo quy chế hạch toán của công ty. Hàng tặng qua Bán hàng→, Chương trình khuyến mại loại tặng sản phẩm buộc chọn tài khoản ghi giá trị hàng tặng, và màn nhắc tặng không kèm điều kiện thì vào chi phí bán hàng, tặng kèm điều kiện mua thì vào giá vốn 632. Sổ theo Thông tư 133 dùng 6421 thay cho 641 ở mọi bước trên. KetoanX không có chế độ kế toán hộ kinh doanh; bài này áp dụng cho doanh nghiệp. Cách chuyển sổ nằm ở trang phần mềm kế toán Thông tư 99.