Tài khoản 156 hàng hóa theo Thông tư 99: kết cấu và cách hạch toán

Ba loại không vào 156. Một là hàng nhận bán hộ, giữ hộ của doanh nghiệp khác. Hai là hàng mua để làm nguyên vật liệu, công cụ cho sản xuất kinh doanh, ghi 152 hoặc 153. Ba là hàng vừa bán vừa dùng làm nguyên liệu mà không tách được mục đích, cũng ghi 152. Với ủy thác xuất nhập khẩu, bên giao ủy thác dùng 156, bên nhận ủy thác không dùng.

Hàng được ghi theo giá gốc, theo chuẩn mực hàng tồn kho. Giá gốc cộng lại từ giá mua, chi phí thu mua, các loại thuế không được hoàn (nhập khẩu, tiêu thụ đặc biệt, bảo vệ môi trường), và thuế GTGT hàng nhập khẩu nếu không khấu trừ được. Hàng mua về còn phải gia công, sơ chế, tân trang hay phân loại để bán được giá hơn thì chi phí ấy cũng vào giá trị hàng. Mỗi nguồn nhập theo dõi riêng; sổ chi tiết có thể tách giá mua với chi phí thu mua.

Chi phí thu mua gồm bảo hiểm hàng hóa, thuê kho, thuê bến bãi, vận chuyển, bốc xếp, bảo quản đưa hàng từ nơi mua về kho. Khoản liên quan nhiều loại hàng thì phân bổ theo một tiêu thức hợp lý và dùng nhất quán các kỳ. Khoản nhỏ liên quan nhiều mặt hàng thì được ghi thẳng vào giá vốn hàng bán, khỏi phải phân bổ.

Cách tính giá nhập kho từng trường hợp nằm ở bài giá nhập kho và chi phí mua hàng. Chi tiết hàng hóa phải theo dõi theo từng kho, từng loại, từng mặt hàng, cả số lượng lẫn giá trị.

Ví dụ số: công ty mua 100 sản phẩm, đơn giá chưa thuế 500.000 đồng, tổng 50.000.000 đồng, thuế GTGT 5.000.000 đồng, chưa trả tiền: Nợ 156 50.000.000, Nợ 1331 5.000.000, Có 331 55.000.000. Chi phí vận chuyển 1.000.000 đồng chưa thuế, trả tiền mặt, thuế 100.000 đồng, tính vào giá trị hàng: Nợ 156 1.000.000, Nợ 1331 100.000, Có 111 1.100.000. Giá nhập kho mỗi sản phẩm lúc này là 510.000 đồng (51.000.000 chia 100). Bán 60 sản phẩm thì giá vốn là 30.600.000 đồng: Nợ 632 30.600.000, Có 156 30.600.000, đồng thời ghi doanh thu ở bên 511 (xem bài tài khoản 511 doanh thu). Giá vốn thực của kỳ phụ thuộc phương pháp tính giá xuất kho doanh nghiệp chọn; số trên là giá bình quân của riêng lô này.

Hàng khuyến mại có hai trường hợp. Nếu khách nhận hàng tặng mà không phải đáp ứng điều kiện nào (không phải mua kèm), giá trị hàng tặng tính vào chi phí bán hàng: Nợ 641, Có 156. Nếu khách chỉ được nhận khi mua kèm, như mua 2 tặng 1, thì bản chất là giảm giá: giá trị hàng tặng vào giá vốn (Nợ 632, Có 156) và doanh thu được tính trên toàn bộ tiền thu, gồm cả hàng chính lẫn hàng khuyến mại.

Hàng cho, biếu, tặng ngoài chương trình khuyến mại ghi Nợ 641, 642, Có 156, Có 3331 (33311) nếu có thuế. Hàng biếu tặng người lao động từ quỹ khen thưởng, phúc lợi được ghi doanh thu và giá vốn như một lần bán: Nợ 632, Có 156 và Nợ 353, Có 511, Có 3331. Trả lương bằng hàng hóa cũng vậy: Nợ 334, Có 511, Có 3331, Có 3335 nếu có thuế thu nhập cá nhân, kèm Nợ 632, Có 156.

Hàng xuất cho đơn vị trực thuộc có hai cách. Đơn vị trực thuộc được phân cấp ghi nhận doanh thu và giá vốn thì ghi Nợ 632, Có 156, Có 333 nếu có. Không được phân cấp thì là phải thu nội bộ: Nợ 136 (1368), Có 156. Góp vốn bằng hàng hóa ghi theo giá đánh giá lại vào 221, 222, 228, phần chênh lệch với giá trị ghi sổ vào 811 hoặc 711.

Khi mở sổ 2026 từ sổ Thông tư 200, số dư 1561, 1562, 1567 gộp về 156. Bạn vẫn tách giá mua với chi phí thu mua trong sổ chi tiết nếu doanh nghiệp cần, theo quy chế hạch toán đã ban hành. Bước chuyển nằm ở bài chuyển số dư sang Thông tư 99. Danh mục đầy đủ ở bài hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99.

ketoanx.com/purchases

Các bước

1. 1

   Vào Mua hàng→, Chứng từ mua hàng, bấm Lập mua hàng nhập kho. Trang mở ra có tiêu đề Mua hàng nhập kho, Ngày chứng từ và Ngày hạch toán là hôm nay, Số chứng từ để Tự động.

2. 2

   Ô Thanh toán chọn Chưa thanh toán vì lô 100 sản phẩm chưa trả tiền. Khi đó phải chọn Nhà cung cấp và ô Hạn nợ hiện ra để ghi hạn trả. Ô Kho chọn kho nhận hàng.

3. 3

   Giữ ô Nhận kèm hóa đơn được đánh dấu rồi nhập Mẫu số HĐ, Ký hiệu HĐ, Số hóa đơn, Ngày hóa đơn đúng như hóa đơn người bán. Hàng về trước mà hóa đơn chưa về thì bỏ dấu ở ô này: hàng vẫn vào 156, thuế đầu vào chờ đến lúc bấm Nhận hóa đơn và ghi thuế trên chứng từ.

4. 4

   Dòng hàng: Mặt hàng chọn sản phẩm, Số lượng 100, Đơn giá 500.000 (ô tự điền giá mua đã biết của mặt hàng, sửa được), Thuế suất GTGT chọn 10%. Chân lưới phải ra Cộng tiền hàng 50.000.000, tiền thuế 5.000.000 và Tổng thanh toán 55.000.000.

5. 5

   Bấm Cất và ghi sổ để nhập kho và vào sổ ngay. Cất, chưa ghi sổ chỉ lưu nháp: hàng chưa tăng, 156 chưa có số.

6. 6

   Chi phí vận chuyển 1.000.000 đồng: vào Mua hàng→, Phân bổ chi phí mua hàng, nhập Tổng chi phí chưa thuế 1.000.000, Thuế GTGT của chi phí 100.000, Trả tiền chi phí chọn Tiền mặt (chọn Chưa trả (công nợ 331) thì phải chọn Đơn vị vận chuyển, bốc xếp). Phân bổ theo có Giá trị hàng và Số lượng; lô có một mặt hàng thì chọn cách nào cũng ra 1.000.000. Đánh dấu chứng từ mua vừa lập trong bảng, xem cột phần được chia rồi bấm Phân bổ và ghi sổ.

Phần mềm tự ghi gì

Bước 5 ghi Nợ 156 50.000.000, Nợ 1331 5.000.000, Có 331 55.000.000 (gắn nhà cung cấp), kho tăng 100 sản phẩm trị giá 50.000.000. Chọn Tiền mặt hay Ủy nhiệm chi ở bước 2 thì chứng từ mua vẫn ghi Có 331, rồi phần mềm lập kèm phiếu chi hoặc báo nợ cùng ngày ghi Nợ 331, Có tiền. Bước 6 ghi Nợ 156 1.000.000, Nợ 1331 100.000, Có 111 1.100.000, giá bình quân của mặt hàng lên 510.000 đồng. Nếu lúc phân bổ đã bán bớt hàng, phần chi phí ứng với hàng đã bán ghi thẳng Nợ 632 với diễn giải Chi phí mua hàng, phần hàng đã bán.

Khi bán 60 sản phẩm bằng chứng từ bán hàng, phần mềm ghi Nợ 632, Có 156 theo giá bình quân lúc bán. Công ty dùng phương pháp mặc định Bình quân cuối kỳ thì cuối tháng vào Kho→, Tính giá xuất kho, chọn Kỳ rồi bấm Tính lại giá xuất kho để giá vốn ra 30.600.000. Ba phương pháp còn lại là Bình quân tức thời (sau mỗi lần nhập), Nhập trước, xuất trước, Đích danh theo lô, serial, tính Toàn công ty hoặc Theo từng kho (lý thuyết ở bài phương pháp tính giá xuất kho). Câu báo hay gặp: Mua/bán chịu cần chọn khách hàng hoặc nhà cung cấp khi để chưa thanh toán mà quên nhà cung cấp, Ngày phân bổ không được trước ngày của chứng từ mua … ở màn phân bổ, Sổ đã khóa đến ngày … khi ngày hạch toán rơi vào kỳ đã khóa.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Báo cáo→, Sổ chi tiết, bấm nút nhanh Hàng hóa (hoặc gõ 156 vào ô Tài khoản, chọn Từ ngày, Đến ngày, bấm Xem báo cáo): sổ hiện số dư đầu kỳ, từng dòng Nợ, Có kèm TK đối ứng và số dư sau mỗi dòng, gồm cả tài khoản con nếu công ty còn 1561, 1562. Số trên sổ phải khớp Kho→, Tổng hợp nhập xuất tồn; lệch thì Kho→, Đối chiếu kho với sổ cái chỉ ra chứng từ gây lệch. Thừa thiếu khi kiểm kê xử lý ở Kho→, Kiểm kê kho, ô Xử lý chênh lệch chọn Chờ xử lý (1381, 3381) rồi bấm Lập chứng từ xử lý chênh lệch. Trả lại hàng mua, giảm giá hàng mua (ghi Có 156) và mua hàng nhập khẩu có ở hướng dẫn màn Chứng từ mua hàng.

Sổ còn theo Thông tư 200 thì chi phí thu mua phân bổ vẫn cộng vào tài khoản kho của mặt hàng (thường là 1561), phần mềm không tách sang 1562; cần tách thì lập chứng từ khác chuyển sang 1562. KetoanX không có chế độ kế toán hộ kinh doanh, bài này áp dụng cho doanh nghiệp; cách chuyển sổ nằm ở trang phần mềm kế toán Thông tư 99.