Tài khoản 331 phải trả cho người bán theo Thông tư 99: kết cấu và bút toán

Bên giao nhập khẩu ủy thác ghi khoản phải trả về hàng nhập khẩu thông qua bên nhận ủy thác ngay trên 331, như một khoản phải trả người bán bình thường. Còn bên nhận ủy thác không dùng 331 cho các nghiệp vụ thanh toán ủy thác, mà đi qua 138 và 338.

Khi theo dõi chi tiết từng nhà cung cấp, chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại và giảm giá mà người bán cho chưa có trên hóa đơn mua hàng thì phải được ghi rõ ràng, tách bạch, không gộp chung vào tiền hàng.

Giống 131, khi lập báo cáo tài chính bạn lấy số dư chi tiết của từng nhà cung cấp để ghi vào cả hai chỉ tiêu: nhà cung cấp dư Có vào nợ phải trả, nhà cung cấp dư Nợ vào tài sản (khoản trả trước cho người bán).

Ví dụ số: công ty mua lô hàng hóa giá chưa thuế 40.000.000 đồng, thuế GTGT 4.000.000 đồng, chưa trả tiền. Ghi Nợ 156 40.000.000 (hàng hóa nhập kho, xem bài tài khoản 156 hàng hóa), Nợ 1331 4.000.000, Có 331 44.000.000. Lô hàng có một phần sai quy cách, nhà cung cấp chấp nhận giảm 2.200.000 đồng gồm 200.000 đồng thuế: Nợ 331 2.200.000, Có 156 2.000.000, Có 1331 200.000. Phần còn nợ 41.800.000 đồng. Công ty trả sớm và được hưởng chiết khấu thanh toán 1% trên số trả, tức 418.000 đồng, nên chỉ chuyển 41.382.000 đồng: Nợ 331 41.800.000, Có 112 41.382.000, Có 515 418.000.

Cùng một nhà cung cấp, khi công ty đã chuyển trước 10.000.000 đồng cho đơn hàng sau mà chưa nhận hàng, ghi Nợ 331, Có 112. Tài khoản của nhà cung cấp đó khi ấy có dư Nợ 10.000.000 đồng, và phần này lên báo cáo ở chỉ tiêu trả trước cho người bán.

Đầu tư xây dựng cơ bản theo phương thức giao thầu: khi nhận khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao của nhà thầu, căn cứ hợp đồng, biên bản bàn giao và hóa đơn, ghi Nợ 241 (giá chưa thuế), Nợ 133, Có 331. Nhà thầu chính xác định khối lượng nhà thầu phụ thực hiện thì ghi Nợ 632 (giá chưa thuế), Nợ 133 (1331), Có 331.

Đơn vị nhận bán hàng đại lý hưởng hoa hồng chỉ theo dõi hàng nhận đại lý để thuyết minh báo cáo tài chính. Khi bán được, ghi Nợ 111, 112, 131, Có 331 (tổng giá thanh toán). Khi xác định hoa hồng được hưởng: Nợ 331, Có 511, Có 3331 nếu có. Khi chuyển tiền cho bên giao hàng: Nợ 331, Có 111, 112.

Bên giao nhập khẩu ủy thác chuyển tiền cho bên nhận mở thư tín dụng thì ghi Nợ 331 theo từng đơn vị nhận ủy thác, Có 111, 112, 341. Phí ủy thác nhập khẩu phải trả tính vào giá trị hàng nhập khẩu: Nợ 151, 152, 156, 211, Nợ 133, Có 331 (chi tiết từng đơn vị nhận ủy thác).

Khác biệt chủ yếu nằm ở các tài khoản đối ứng. Hàng mua trả lại hoặc giảm giá ghi Có 152, 153, 156 như nhau. Khoản ký quỹ để trả người bán ở Thông tư 99 là Có 244 (Ký quỹ, ký cược), trong khi sổ Thông tư 133 theo dõi ký quỹ ở 1386. Bài hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99 có bảng so sánh đầy đủ, còn việc mở sổ 2026 nằm ở bài chuyển số dư sang Thông tư 99.

ketoanx.com/payments

Các bước

1. 1

   Lô hàng 40.000.000 đồng: vào Mua hàng→, Chứng từ mua hàng, bấm Lập mua hàng nhập kho, ô Thanh toán chọn Chưa thanh toán, chọn Nhà cung cấp (bắt buộc khi mua chịu) và xem lại Hạn nợ tự điền theo điều khoản của nhà cung cấp. Nhập dòng hàng, Thuế suất GTGT 10%, kiểm Tổng thanh toán 44.000.000 rồi bấm Cất và ghi sổ.

2. 2

   Giảm giá 2.200.000 đồng: ở danh sách chứng từ mua bấm Giảm giá hàng mua. Ô Chứng từ gốc chọn chứng từ mua ở bước 1, trang nạp lại với các dòng hàng của chứng từ gốc. Ở cột Giảm mỗi đơn vị gõ số giảm sao cho cột thành tiền cộng ra 2.000.000, giữ Thuế suất GTGT 10% để tiền thuế ra 200.000. Ô Thanh toán giữ Chưa thanh toán (công nợ) để trừ vào nợ, rồi bấm Cất và ghi sổ.

3. 3

   Trả nợ: vào Mua hàng→, Trả tiền nhà cung cấp. Bảng Nhà cung cấp còn phải trả theo chứng từ cho tổng còn nợ từng nhà cung cấp; bấm Trả tiền ở dòng của nhà cung cấp (hoặc chọn ở ô Nhà cung cấp rồi bấm Xem).

4. 4

   Phần đầu khung trả tiền: Ngày trả là ngày chuyển khoản, Hình thức chọn Chuyển khoản (báo nợ), Tài khoản ngân hàng chọn tài khoản chi (để trống thì dùng tài khoản tiền gửi mặc định), Diễn giải để trống thì phần mềm tự điền.

5. 5

   Ở dòng chứng từ mua (cột Còn nợ lúc này là 41.800.000), gõ Số trả lần này 41.382.000 và Chiết khấu thanh toán 418.000. Trả nhiều chứng từ một lần thì gõ Tổng số tiền trả rồi bấm Phân bổ theo ngày cũ nhất; muốn trả hết mọi chứng từ đang hiện thì bấm Trả hết.

6. 6

   Bấm Cất và ghi sổ phiếu chi. Dòng trả vừa lập hiện ở bảng các lần trả đã đối trừ, có nút Bỏ đối trừ nếu ghép nhầm.

Phần mềm tự ghi gì

Bước 1 ghi Nợ 156 40.000.000, Nợ 1331 4.000.000, Có 331 44.000.000 gắn nhà cung cấp. Bước 2 ghi Nợ 331 2.000.000, Có 156 2.000.000 và Nợ 331 200.000, Có 1331 200.000; nếu một phần lô hàng đã bán thì phần giảm giá ứng với hàng đã bán ghi Có 632 thay cho Có 156. Bước 6 lập báo nợ Nợ 331 41.800.000, Có 112 41.382.000, Có 515 418.000, và chứng từ mua về Còn nợ 0. Công ty bật duyệt lệnh chi thì báo nợ chờ duyệt ở Quỹ, ngân hàng→, Duyệt lệnh chi rồi mới ghi sổ.

Câu báo hay gặp: Số tiền vượt số còn nợ của chứng từ … (còn …) khi số trả cộng chiết khấu lớn hơn số còn nợ; Ngày trả không được trước ngày chứng từ … khi ngày trả sớm hơn ngày mua; Nhập số tiền hoặc chiết khấu thanh toán cho chứng từ … khi dòng được chọn để trống. Khoản trả trước 10.000.000 đồng cho đơn hàng sau thì lập Báo nợ ngân hàng Nợ 331 gắn nhà cung cấp; nó hiện ở khung Chứng từ thanh toán chưa đối trừ hết của màn trả tiền, khi hàng về bấm Ghép tự động theo ngày cũ nhất để trừ vào chứng từ mua mới.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Báo cáo→, Sổ chi tiết, bấm nút nhanh Công nợ phải trả (tài khoản 331) để thấy từng dòng phát sinh và số dư, rồi nút Theo đối tượng để tách theo từng nhà cung cấp. Số dư cuối kỳ âm là dư Có (còn phải trả); nhà cung cấp đã trả trước như ví dụ 10.000.000 đồng làm phần dư Nợ. Quỹ, ngân hàng→, Công nợ tổng hợp, chọn Phải trả 331, cho tổng hợp theo nhà cung cấp; Quỹ, ngân hàng→, Tuổi nợ cho các khoản sắp đến hạn. Muốn lập biên bản đối chiếu công nợ, mở Quỹ, ngân hàng→, Công nợ theo hóa đơn, chọn nhà cung cấp rồi bấm Biên bản đối chiếu công nợ. Bù trừ với khoản họ còn nợ mình ở 131 làm ở khung Bù trừ công nợ phải thu với phải trả trên chính màn trả tiền, cách ghi xem bài bù trừ công nợ và bài tài khoản 131 phải thu khách hàng.

Màn trả tiền chỉ trả cho chứng từ đã ghi Có 331 qua phần mềm và công nợ đầu kỳ theo hóa đơn; số dư nhập tay khác xem ở sổ chi tiết công nợ. Chứng từ ngoại tệ trả theo từng nhà cung cấp, không trả gộp nhiều nhà cung cấp trong một chứng từ. Cách trả nhiều nhà cung cấp trong một chứng từ VND, trả theo điều khoản chiết khấu và chênh lệch tỷ giá khi trả nằm ở hướng dẫn màn Trả tiền nhà cung cấp. KetoanX không có chế độ kế toán hộ kinh doanh, nội dung áp dụng cho doanh nghiệp; chuyển sổ từ chế độ cũ xem ở trang phần mềm kế toán Thông tư 99.