Trả tiền nhà cung cấp: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/payments

Trên màn này bạn làm được: xem tổng hợp nhà cung cấp còn phải trả, trả một nhà cung cấp theo từng chứng từ, trả nhiều nhà cung cấp trong một lần, phân bổ một tổng số tiền theo thứ tự chứng từ cũ nhất, ghi chiết khấu thanh toán được hưởng, trả tiền ngoại tệ, ghép tự động các phiếu chi chưa đối trừ, bỏ một lần đối trừ và bù trừ công nợ phải thu với phải trả.

Màn này đứng sau chứng từ mua hàng (chứng từ mua chịu hoặc mua dịch vụ chưa trả) và trước các báo cáo tuổi nợ và công nợ theo hóa đơn. Bài này là bài anh em của thu tiền khách hàng: cùng một màn dùng chung, đổi phía thành 331.

ketoanx.com/payments

1. 1

   Chứng từ mua chịu đã ghi sổ. Màn chỉ liệt kê chứng từ còn nợ; mua trả tiền ngay không xuất hiện ở đây vì đã có phiếu chi kèm theo chứng từ mua.

2. 2

   Quyền thêm ở phân hệ Mua hàng. Người chỉ có quyền xem thấy dòng "Bạn chỉ có quyền xem" thay vì biểu mẫu.

3. 3

   Tài khoản ngân hàng đã khai nếu trả bằng chuyển khoản. Tài khoản phải cùng loại tiền với chứng từ nợ.

4. 4

   Với nhà cung cấp có điều khoản trả sớm được chiết khấu, điều khoản phải gắn trong danh mục (khách hàng, nhà cung cấp).

5. 5

   Nếu công ty bật duyệt lệnh chi, biết ai là người duyệt: phiếu chi, báo nợ do kế toán lập sẽ chờ duyệt mới ghi sổ. Xem duyệt lệnh chi.

6. 6

   Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp trước khi trả khoản lớn, cách soạn ở bài biên bản đối chiếu công nợ.

ketoanx.com/payments

Dưới tiêu đề là ô Nhà cung cấp với lựa chọn đầu Tất cả (xem tổng hợp). Bấm Xem để chuyển. Nhà cung cấp nào còn nợ được ghi chú (còn nợ) trong danh sách chọn. Ở chế độ tổng hợp bạn thấy bảng Nhà cung cấp còn phải trả theo chứng từ gồm các cột Mã, Đối tượng, Số chứng từ, Còn nợ, Trong đó quá hạn, và nút Trả tiền ở mỗi dòng. Bấm Trả tiền nhiều nhà cung cấp một lần để vào chế độ nhiều nhà cung cấp, bấm Về bảng tổng hợp để quay lại.

Khi đã chọn một nhà cung cấp, trang hiện thêm các khung: Chứng từ còn nợ của nhà cung cấp đó, Chứng từ thanh toán chưa đối trừ hết, Bù trừ công nợ phải thu với phải trả (chỉ hiện khi đối tượng vừa còn phải thu vừa còn phải trả) và khung lịch sử Các lần trả đã đối trừ của nhà cung cấp.

ketoanx.com/payments?party=5113663b-8783-4151-8442-0c3af12a98e5

Bảng còn có các cột chỉ đọc: Số chứng từ (bấm mở chứng từ), Ngày, Hạn thanh toán (kèm nhãn Quá hạn và số ngày), Giá trị, Đã trả, Còn nợ. Chứng từ ngoại tệ thêm hai cột bằng nguyên tệ và Tỷ giá ghi sổ. Dòng cuối là Tổng cộng.

Các nút hỗ trợ phía trên bảng: Phân bổ theo ngày cũ nhất, Trả hết, Xóa số đã nhập. Nếu nhà cung cấp có điều khoản chiết khấu trả sớm thì có thêm nút Áp chiết khấu kèm tỷ lệ và tên điều khoản. Ở chế độ nhiều nhà cung cấp có thêm: Tìm đối tượng, số chứng từ, Hạn thanh toán đến ngày, Chỉ chứng từ quá hạn và ô tick Mỗi nhà cung cấp một chứng từ chi. Nút cất là Cất và ghi sổ phiếu chi.

ketoanx.com/payments?party=5113663b-8783-4151-8442-0c3af12a98e5

Khi trả bằng tiền mặt

Chọn Hình thức là Tiền mặt (phiếu chi). Phần mềm lập phiếu chi, ghi Có tiền mặt. Trường hợp này cần cẩn thận về thuế: từ 01/7/2025, hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng (giá đã gồm thuế GTGT) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì thuế đầu vào mới được khấu trừ, theo Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP; thuế TNDN cũng đòi chứng từ này cho khoản chi từ 5 triệu mỗi lần, từ 15/12/2025. Xem bài thanh toán không dùng tiền mặt.

Phần mềm làm khác chỗ này: màn trả tiền KHÔNG hỏi lại và không cảnh báo khi bạn trả nợ bằng tiền mặt từ 5 triệu. Cảnh báo Mua hàng trả tiền mặt từ 5 triệu đồng (chỉnh ở Hệ thống→, Cài đặt cảnh báo, xem cài đặt cảnh báo) chỉ chạy khi bạn lập chứng từ mua và chọn thanh toán tiền mặt ngay. Mua chịu rồi trả tiền mặt ở đây chỉ lộ ra ở Báo cáo→, Kiểm tra sổ sách, mục Chi tiền mặt từ 5 triệu đồng (phiếu chi, tạm ứng, trả nợ, trả lương) (xem kiểm tra sổ sách). Cách làm đúng: trả khoản từ 5 triệu bằng chuyển khoản, và nhớ rằng mốc tính theo giá đã có thuế, theo từng người bán, cộng dồn trong ngày. Nếu đã lỡ trả tiền mặt, bỏ khấu trừ phần thuế ấy khi lập tờ khai (thuế GTGT).

Khi mua trả chậm theo hợp đồng và đến hạn trả

Mua trả chậm, trả góp từ 5 triệu có hợp đồng bằng văn bản thì vẫn khấu trừ thuế ngay khi có hóa đơn, kể cả chưa đến hạn trả (Nghị định 144/2026/NĐ-CP, từ 20/6/2026). Đến hạn mà trả bằng tiền mặt thì phải điều chỉnh giảm thuế đầu vào ở kỳ phát sinh nghĩa vụ trả. Phần mềm không tự tính điều chỉnh này khi bạn cất phiếu chi; bạn xử lý ở khung bỏ khấu trừ của tờ khai.

Khi nhà cung cấp cho chiết khấu thanh toán vì trả sớm

Nếu điều khoản thanh toán của nhà cung cấp có chiết khấu (ví dụ 2% nếu trả trong 10 ngày), bấm nút Áp chiết khấu của điều khoản. Với MH00025 còn 8.800.000 đồng, trả ngày 22/10/2026 (trong 10 ngày kể từ 12/10), phần mềm điền chiết khấu 176.000 và số trả 8.624.000. Tỷ lệ được áp lên số còn nợ của chứng từ (đã gồm thuế). Nếu không chứng từ nào còn trong hạn, phần mềm báo không chứng từ nào còn trong hạn chiết khấu. Bạn cũng gõ tay được vào cột Chiết khấu thanh toán cho khoản bớt đã thỏa thuận bằng văn bản.

Về kế toán, chiết khấu thanh toán bên mua được hưởng là doanh thu tài chính (Có 515) chứ không làm giảm giá nhập kho, và không đổi thuế GTGT trên hóa đơn; xem bài chiết khấu thanh toán.

Khi trả nhiều nhà cung cấp một lần

Bấm Trả tiền nhiều nhà cung cấp một lần. Bảng hiện mọi chứng từ VND còn nợ của mọi nhà cung cấp; lọc bằng Tìm đối tượng, số chứng từ, Hạn thanh toán đến ngày, Chỉ chứng từ quá hạn. Giữ ô tick Mỗi nhà cung cấp một chứng từ chi để mỗi nhà cung cấp có một phiếu chi riêng; bỏ tick thì cả lô gom về một phiếu chi chung. Lập theo cách mỗi nhà cung cấp một phiếu thì một nhà cung cấp lỗi sẽ làm cả lô không được lập, và câu báo lỗi có kèm tên nhà cung cấp lỗi. Chứng từ ngoại tệ không nằm trong chế độ này.

Khi mua hàng nhập khẩu, nợ bằng ngoại tệ

Trả ở khối Chứng từ USD của nhà cung cấp: nhập số nguyên tệ ở cột số trả, nhập tỷ giá ngày trả. Tài khoản ngân hàng chọn phải là tài khoản USD. Công nợ giảm theo tỷ giá ghi sổ của chứng từ, tiền ghi theo tỷ giá ngày trả, chênh lệch tự vào 635 (lỗ) hoặc 515 (lãi). Ví dụ nợ 10.000 USD ghi sổ ở tỷ giá 25.400 (254.000.000 đồng), ngày trả tỷ giá 25.600: tiền ra 256.000.000 đồng, lỗ tỷ giá 2.000.000 đồng. Quy tắc ghi nhận tỷ giá: bài tỷ giá trong kế toán, hàng nhập khẩu: bài hạch toán hàng nhập khẩu.

Khi hàng về trước, hóa đơn về sau

Chứng từ mua chờ hóa đơn chỉ ghi tiền hàng chưa thuế vào 331. Bạn trả được phần đó ở màn này. Khi hóa đơn về, thuế GTGT đầu vào được ghi ở một chứng từ riêng (Nợ 133, Có 331) nên xuất hiện thêm một khoản nợ nữa để trả. Nhớ rằng mốc 5 triệu tính trên cả tiền hàng lẫn thuế của hóa đơn; xem bài hàng về trước hóa đơn về sau.

Khi có tiền đã chi từ trước nhưng chưa trừ vào chứng từ

Khung Chứng từ thanh toán chưa đối trừ hết liệt kê phiếu chi, báo nợ đã giảm nợ trên sổ cái nhưng chưa gắn với chứng từ nào (phiếu lập tay ở Quỹ, ngân hàng→, Thu, chi, chứng từ khác, tiền ứng trước, hoặc lần đối trừ đã bị bỏ). Bấm Ghép tự động theo ngày cũ nhất để phần mềm ghép với chứng từ nợ cũ nhất. Từ trang tổng hợp, nút Đối trừ tự động mọi đối tượng làm việc đó cho tất cả nhà cung cấp, sau khi hỏi lại.

Khi nhập nhầm và muốn bỏ lần trả

Trong khung lịch sử, bấm Bỏ đối trừ ở dòng cần bỏ. Phần mềm hỏi lại và nói rõ chứng từ thanh toán vẫn giữ nguyên: khoản nợ của chứng từ mua hiện lại, nhưng phiếu chi hay báo nợ vẫn còn trên sổ. Muốn xóa hẳn phiếu chi thì mở nó ở Quỹ, ngân hàng→, Thu, chi, chứng từ khác (thu chi chứng từ khác) và xóa tại đó. Nút Bỏ đối trừ chỉ hiện với người có quyền xóa ở phân hệ Mua hàng.

Khi nhà cung cấp đồng thời là khách hàng

Chọn nhà cung cấp; nếu đối tượng còn cả phải trả 331 lẫn phải thu 131, khung Bù trừ công nợ phải thu với phải trả hiện ra, cho biết hai số dư và số bù trừ tối đa. Nhập ngày bù trừ và số tiền bù trừ, bấm Lập chứng từ bù trừ. Bút toán Nợ 331, Có 131 và đối trừ vào chứng từ cũ nhất của mỗi bên.

Về pháp luật: bù trừ chỉ được coi là thanh toán không dùng tiền mặt khi hợp đồng đã ghi phương thức này và hai bên có biên bản xác nhận, theo khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP; xem bài bù trừ công nợ. Phần mềm không kiểm hợp đồng và biên bản, bạn tự lưu chúng. Phần còn lại sau bù trừ mà trả bằng tiền từ 5 triệu vẫn phải chuyển khoản.

Với ví dụ trả chuyển khoản 10.000.000 đồng cho Thép Việt Phát:

1. 1

   Một báo nợ (tiền gửi, loại BN) có hai dòng bút toán, mỗi dòng cho một chứng từ: Nợ 331 (Thép Việt Phát) 6.600.000, Có 112 6.600.000; Nợ 331 3.400.000, Có 112 3.400.000. Tài khoản 112 là tài khoản kế toán của tài khoản ngân hàng đã chọn.

2. 2

   Hai dòng đối trừ: 6.600.000 vào MH00021 và 3.400.000 vào MH00025. Cột "Còn nợ" của các chứng từ này giảm tương ứng.

Trả tiền mặt thì chứng từ là phiếu chi (loại PC) và tài khoản tiền là tiền mặt. Có chiết khấu thanh toán thì thêm một dòng Nợ 331, Có 515 bằng số chiết khấu; ví dụ trả MH00025 sớm được 176.000: Nợ 331 8.624.000, Có 112 8.624.000, và Nợ 331 176.000, Có 515 176.000, tổng giảm nợ 8.800.000. Chứng từ ngoại tệ thêm một dòng chênh lệch tỷ giá: lỗ thì Nợ 635, Có tiền; lãi thì Nợ 331, Có 515. Hệ thống tài khoản phải có 635 và 515 khi cần, nếu không phần mềm từ chối.

Để kiểm lại: mở công nợ theo hóa đơn và tuổi nợ phía phải trả, xem sổ quỹ hoặc sổ tiền gửi ở sổ chi tiết. Dòng chi cũng vào sổ nhật ký chung theo ngày trả.

ketoanx.com/payments?party=5113663b-8783-4151-8442-0c3af12a98e5

Số tiền vượt số còn nợ của chứng từ: câu đầy đủ kèm số chứng từ và số còn nợ. Giảm số ở cột Số trả lần này hoặc Chiết khấu thanh toán. Ô vi phạm viền đỏ, và phần mềm cũng chặn ngay ở màn bằng câu "Số trả cộng chiết khấu vượt số còn nợ của chứng từ" kèm số chứng từ.

Tổng số tiền vượt tổng còn nợ: số bạn gõ ở ô tổng số tiền trả lớn hơn tổng nợ của nhà cung cấp. Giảm số; khoản trả thừa nếu là tiền ứng trước thì lập phiếu chi riêng ở Quỹ, ngân hàng→, Thu, chi, chứng từ khác, sau này ghép tự động.

không được trước ngày chứng từ: câu đầy đủ bắt đầu bằng ngày trả và kèm số chứng từ. Ngày trả sớm hơn ngày của chứng từ mua. Chọn ngày từ ngày chứng từ trở đi.

Mỗi lần thu, trả chỉ gồm chứng từ cùng một loại tiền: bạn trộn chứng từ VND và USD trong một lần. Trả riêng từng khối.

Tài khoản ngân hàng đã chọn là tài khoản: ngân hàng chọn khác loại tiền với chứng từ nợ. Chọn tài khoản cùng loại tiền.

không thể ghi chứng từ vào kỳ này: ngày trả nằm trong kỳ đã khóa sổ. Chọn ngày sau ngày khóa, xem khóa sổ kế toán.

Vẫn cất?: khi thực chi theo hợp đồng mua vượt giá trị hợp đồng, phần mềm hỏi lại. Kiểm lại hợp đồng trước khi đồng ý (hợp đồng).