Sổ nhật ký chung: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/reports/journal?from=2026-10-01&to=2026-10-31

Sổ đứng giữa chứng từ và sổ cái: chứng từ đã ghi sổ lên nhật ký, từ nhật ký sang sổ cái, rồi mới đến cân đối phát sinh. Trình tự đầy đủ và ý nghĩa từng cột có ở bài hình thức Nhật ký chung. Cách chọn hình thức ghi sổ ở bài các hình thức ghi sổ kế toán.

1. 1

   Chứng từ đã ghi sổ. Chứng từ lưu nháp không lên sổ, kể cả khi đã có số chứng từ.

2. 2

   Quyền xem phân hệ Báo cáo.

3. 3

   Công ty dùng hình thức Nhật ký chung. Nếu công ty dùng hình thức khác, xem chứng từ ghi sổ hoặc Nhật ký - Sổ Cái.

ketoanx.com/reports/journal

Bên dưới là thanh chọn Từ ngày, Đến ngày, Chi nhánh (chỉ hiện khi công ty có chi nhánh) và nút Xem báo cáo. Nếu sổ dài hơn một trang, cuối trang có thanh Trang trước, Trang sau.

ketoanx.com/reports/journal?from=2026-10-01&to=2026-10-31

Dòng đầu bảng là Số trang trước chuyển sang: tổng phát sinh từ đầu năm tài chính đến trước dòng đầu tiên đang xem. Cuối bảng có Cộng số phát sinh (của trang này) và Cộng chuyển sang trang sau (số chuyển sang cộng số trang này).

ketoanx.com/reports/journal?from=2026-01-01&to=2026-10-31

Khi sổ dài nhiều trang

Mỗi trang 1.000 dòng hạch toán (2.000 dòng sổ). Kỳ báo cáo trên đầu sổ ghi số trang đang xem trên tổng số trang, và dưới bảng ghi tổng số dòng hạch toán. Bấm Trang sau để sang trang kế, số chuyển sang và STT dòng tự nối tiếp. Đây không phải trang in giấy: sổ điện tử không chia trang cố định.

Khi cần cả năm hoặc cả kỳ dài để lưu trữ

Nút Xuất Excel trên trang này chỉ lấy trang đang xem. Muốn có sổ cả năm, dùng in sổ sách cả năm: gộp các sổ của một năm tài chính, in ra PDF bằng trình duyệt hoặc tải một tệp Excel nhiều trang tính. Luật Kế toán cho phép không in sổ ra giấy nếu lưu sổ điện tử an toàn, bảo mật và tra cứu được suốt thời hạn lưu trữ (sổ kế toán giữ ít nhất 10 năm). Chi tiết ở bài ghi sổ trên máy vi tính.

Khi thấy một bút toán sai trên sổ

Không sửa trên trang sổ: trang chỉ đọc. Sổ điện tử chỉ sửa bằng chứng từ điều chỉnh, theo Luật Kế toán Điều 27 khoản 4: lập chứng từ ghi bù phần chênh lệch, số sai vẫn nằm trên sổ cùng chứng từ điều chỉnh. Phần mềm làm đúng như vậy khi công tắc Chứng từ đã ghi sổ chỉ sửa bằng bút toán điều chỉnh ở Cài đặt cảnh báo đang bật (bật sẵn cho công ty chưa từng chọn). Nếu công ty đã tắt, bạn vẫn sửa được chứng từ đã ghi sổ và sổ đổi theo, tuy phần mềm lưu lại dòng cũ. Xem mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa sổ và khóa sổ kế toán.

Khi lọc theo chi nhánh

Chọn Chi nhánh rồi Xem báo cáo. Sổ, số chuyển sang và STT dòng chỉ tính chứng từ của chi nhánh đó. Dòng ghi chú dưới sổ cũng nói điều này.

Kiểm lại: tổng Cộng số phát sinh của cả kỳ phải bằng tổng phát sinh Nợ trên cân đối phát sinh cùng kỳ và cùng chi nhánh. Muốn xem riêng một tài khoản, mở sổ chi tiết.

ketoanx.com/reports/journal?from=1990-01-01&to=1990-01-31

Chứng từ vừa lập chưa lên sổ: chứng từ mới cất, chưa ghi sổ. Mở chứng từ và ghi sổ.

STT dòng không bắt đầu từ 1: đúng, vì số đánh liên tục trong năm tài chính. Chọn Từ ngày là ngày đầu năm tài chính để thấy từ 1.

Sổ khác tháng trước sau khi sửa chứng từ cũ: sổ luôn tính lại từ chứng từ hiện có. Khóa kỳ ở khóa sổ kế toán để chặn sửa.