Cách xem và in sổ Nhật ký - Sổ Cái trên KetoanX

Chức năng này dùng để làm gì

Mỗi dòng hạch toán của chứng từ đã ghi sổ thành một dòng sổ: ngày ghi sổ, số và ngày chứng từ, diễn giải, số tiền, tài khoản đối ứng, số thứ tự dòng, rồi mỗi tài khoản cấp 1 hai cột Nợ, Có. Cuối mỗi tháng có dòng cộng phát sinh, số dư cuối tháng và cộng lũy kế từ đầu quý. Cuối sổ có dòng tự kiểm tra tổng Nợ, tổng Có và tổng số tiền có khớp nhau không.

Đầu trang Nhật ký - Sổ Cái, thanh chọn kỳ và khổ giấy được viền vàng — Nhật ký - Sổ Cái (mẫu S01) gom nhật ký và sổ cái một sổ: mỗi dòng là một nghiệp vụ, các cột là tài khoản.

Sổ nằm ở cuối chuỗi ghi sổ: chứng từ lập và ghi sổ trước, sổ này chỉ đọc lại. Hình thức này gọn vì chỉ một quyển, nhưng mỗi tài khoản thêm hai cột nên chỉ hợp công ty ít tài khoản, xem hình thức Nhật ký - Sổ Cái. Công ty dùng Nhật ký chung thì xem sổ nhật ký chung.

Trước khi bắt đầu

Chứng từ đã ghi sổ. Chứng từ nháp không có trong sổ.
Số dư đầu kỳ đã nhập và cân, xem số dư đầu kỳ. Dòng "Số dư đầu kỳ" của sổ lấy từ đó.
Tên người ghi sổ, kế toán trưởng, người đại diện đã khai ở thông tin thuế, người ký để khối chữ ký có tên.
Quyền xem phân hệ báo cáo.

Mở màn hình

Vào menu Báo cáo, Nhật ký - Sổ Cái. Đầu trang chỉ có nút Tất cả báo cáo; trang không có nút xuất Excel (muốn Excel cả bộ sổ, dùng in sổ sách cả năm).

Menu bên trái mở nhóm Báo cáo, mục Nhật ký - Sổ Cái được viền vàng — Menu bên trái: Báo cáo, rồi Nhật ký - Sổ Cái.

Thanh chọn gồm Từ ngày, Đến ngày, Khổ giấy và nút Xem sổ. Kỳ mặc định là từ mồng 1 đến hôm nay của tháng hiện tại. Khổ giấy có hai lựa chọn là A3 ngang và A4 dọc. Số hiệu mẫu trong dòng mô tả đổi theo chế độ kế toán (S01-DN với Thông tư 99, S01-DNN với Thông tư 133).

Đọc báo cáo

Sổ có hai phần nằm cạnh nhau trên mỗi dòng.

Bảng 1 của sổ khổ A4 dọc, các cột tài khoản 111, 112, 131 được viền vàng — Sổ có một cột cho mỗi tài khoản (mỗi bảng tối đa vài tài khoản), kèm dòng số dư đầu kỳ, cộng số phát sinh và số dư cuối kỳ.

Cột	Ý nghĩa	Lấy số từ đâu
Ngày, tháng ghi sổ	Ngày ghi sổ của chứng từ	Chứng từ đã ghi sổ
Số hiệu, Ngày, tháng (nhóm Chứng từ)	Số và ngày của chứng từ gốc; bấm số để mở chứng từ	Chứng từ
Diễn giải	Diễn giải của dòng, nếu trống thì lấy diễn giải chung	Dòng chứng từ
Số tiền phát sinh	Số tiền của dòng hạch toán	Dòng chứng từ
Nợ, Có (nhóm Số hiệu TK đối ứng)	Tài khoản ghi Nợ, ghi Có của dòng	Dòng chứng từ
Số thứ tự dòng	Đánh số dòng trong kỳ xem	Tự đánh
TK 111, TK 131... cùng hai cột Nợ, Có	Phát sinh vào tài khoản cấp 1 (ba chữ số) đó	Tài khoản Nợ, Có của dòng

Các dòng đặc biệt: "Số dư đầu kỳ" (dư Nợ hoặc dư Có từng tài khoản), "Cộng số phát sinh tháng MM/YYYY", "Số dư cuối tháng MM/YYYY" và "Cộng lũy kế từ đầu quý". Quý tính theo năm tài chính của công ty. Nếu khoảng xem bắt đầu giữa quý, dòng lũy kế cộng cả phần phát sinh từ đầu quý đến trước ngày bắt đầu.

Khổ giấy quyết định cách chia bảng. A3 ngang xếp tối đa 8 tài khoản trên một bảng. A4 dọc xếp 3 tài khoản trên một bảng; mỗi bảng sau lặp lại phần nhật ký ở dạng rút gọn (ngày, số chứng từ, diễn giải, số thứ tự dòng) để dò dòng. Nhiều bảng được đánh dấu "Bảng 1/3" kèm danh sách tài khoản. Chỉ tài khoản có số dư đầu kỳ hoặc có phát sinh trong kỳ mới có cột.

Dòng cuối khung: "Tổng số tiền phát sinh ... · tổng phát sinh Nợ các tài khoản ... · tổng phát sinh Có ... · khớp nhau." Nếu lệch, dòng báo "KHÔNG khớp, kiểm tra lại sổ."

Làm từng bước: xem và in sổ tháng 10 năm 2026

Ví dụ: Công ty TNHH Thương mại Minh Phát chọn hình thức Nhật ký - Sổ Cái. Đầu tháng 10/2026: tiền mặt (111) dư Nợ 50.000.000 đồng, tiền gửi (112) dư Nợ 200.000.000, phải thu khách hàng (131) dư Nợ 50.000.000, vốn góp (411) dư Có 300.000.000. Ngày 03/10 phiếu thu thu nợ khách A bằng tiền mặt 8.000.000 (Nợ 111, Có 131). Ngày 06/10 báo có ngân hàng khách C trả nợ 12.000.000 (Nợ 112, Có 131).

Kỳ 01/10/2026 đến 31/10/2026, khổ giấy A3 ngang được viền vàng — Chọn kỳ 01/10/2026 đến 31/10/2026, khổ giấy A3 ngang rồi bấm Xem sổ.

Vào Báo cáo, Nhật ký - Sổ Cái.
Chọn Từ ngày 01/10/2026, Đến ngày 31/10/2026, Khổ giấy là A3 ngang, bấm Xem sổ.
Sổ có bốn cột tài khoản: 111, 112, 131, 411. Dòng "Số dư đầu kỳ": 111 dư Nợ 50.000.000, 112 dư Nợ 200.000.000, 131 dư Nợ 50.000.000, 411 dư Có 300.000.000.
Hai dòng nghiệp vụ: 03/10 số tiền 8.000.000, tài khoản Nợ 111, Có 131; 06/10 số tiền 12.000.000, tài khoản Nợ 112, Có 131.
Dòng "Cộng số phát sinh tháng 10/2026": số tiền 20.000.000; 111 Nợ 8.000.000; 112 Nợ 12.000.000; 131 Có 20.000.000.
Dòng "Số dư cuối tháng 10/2026": 111 dư Nợ 58.000.000; 112 dư Nợ 212.000.000; 131 dư Nợ 30.000.000; 411 dư Có 300.000.000. Tổng dư Nợ 300.000.000 bằng dư Có.
Dòng cuối báo tổng số tiền phát sinh 20.000.000, tổng Nợ 20.000.000, tổng Có 20.000.000, khớp nhau.
Bấm nút in báo cáo ở cuối khung để in. Trang tự đặt giấy theo ô Khổ giấy bạn chọn; kiểm tra lại khổ giấy trong hộp thoại in của trình duyệt.

Trên giấy, sổ có tên đơn vị, số mẫu, tên sổ, kỳ, khối chữ ký "Người ghi sổ", "Kế toán trưởng" và người đại diện theo pháp luật, cùng chân sổ ghi số trang, ngày mở sổ và ngày khóa sổ.

Quy định đi kèm: sổ điện tử phải có đủ tên đơn vị, tên sổ, ngày lập, ngày khóa, chữ ký ba người và số trang; được miễn đóng dấu giáp lai. Sổ phải in ra giấy và đóng quyển riêng từng kỳ kế toán năm, trừ khi lưu điện tử an toàn và tra cứu được suốt thời hạn lưu trữ, xem kế toán trên máy vi tính. Mẫu và cách ghi theo hình thức này ở bài hình thức Nhật ký - Sổ Cái và mẫu sổ cái.

Các trường hợp khác

Bốn tình huống thường gặp với sổ này.

Khổ A4 dọc: sổ chia thành các bảng Bảng 1/3, 2/3, 3/3 — Chọn A4 dọc thì sổ chia thành nhiều bảng, mỗi bảng vài tài khoản, đánh số Bảng 1/3, 2/3, 3/3.

Khi công ty có nhiều tài khoản và sổ quá rộng

Chọn A4 dọc: sổ chia thành nhiều bảng 3 tài khoản. Hoặc giữ A3 và in từng tháng. Nếu sổ vẫn khó đọc, hình thức Nhật ký chung hợp hơn, xem sổ kế toán theo Thông tư 99. Chỉ đổi hình thức vào đầu năm tài chính, vì một kỳ kế toán năm chỉ dùng một hệ thống sổ.

Khi báo "Khoảng ngày có hơn 5.000 dòng hạch toán"

Trang báo khoảng ngày có hơn 5.000 dòng hạch toán (tính từ đầu quý) nên sổ chỉ hiện phần đầu, và khuyên xem từng tháng. Chọn kỳ ngắn hơn; sổ khi bị cắt không dùng để in lưu.

Khi một dòng chuyển giữa hai tài khoản con của cùng một tài khoản cấp 1

Ví dụ chuyển từ tài khoản 1121 sang 1122. Cột tài khoản chỉ có cấp 1 (112) nên dòng ghi cả cột Nợ và cột Có của 112, cùng số tiền. Đây là cách trình bày, không phải lỗi.

Khi in bộ sổ cả năm theo hình thức này

Dùng in sổ sách cả năm, chọn hình thức Nhật ký - Sổ Cái. Bộ sổ gồm sổ Nhật ký - Sổ Cái khổ A3 cùng sổ quỹ, sổ tiền gửi, sổ chi tiết và bảng cân đối số phát sinh.

Số liệu lấy từ đâu

Màn không ghi bút toán. Số dư đầu kỳ gồm số dư đầu kỳ nhập tay và mọi chứng từ đã ghi sổ trước ngày bắt đầu. Các dòng phát sinh lấy từ dòng hạch toán của chứng từ đã ghi sổ trong kỳ, theo thứ tự ngày ghi sổ rồi số chứng từ. Để kiểm lại, so tổng phát sinh Nợ và Có với cân đối phát sinh cùng kỳ và với số dư trên bảng cân đối kế toán.

Điểm khác mẫu giấy: mẫu S01 ghi mỗi chứng từ hoặc mỗi bảng tổng hợp chứng từ một dòng; KetoanX ghi mỗi dòng hạch toán một dòng, nên chứng từ có ba dòng hạch toán chiếm ba dòng sổ. Cột tài khoản chỉ ở cấp 1.

Lỗi hay gặp và cách xử lý

Dòng "KHÔNG khớp, kiểm tra lại sổ.": tổng số tiền phát sinh khác tổng Nợ hoặc tổng Có của các cột tài khoản. Thường do khoảng xem bị cắt vì quá 5.000 dòng. Thu hẹp kỳ rồi xem lại.

Sổ không có cột của một tài khoản bạn mong thấy: tài khoản đó không có số dư đầu kỳ và không phát sinh trong kỳ. Kiểm tra khoảng ngày và chứng từ đã ghi sổ chưa.

Số dư đầu kỳ khác tháng trước: có chứng từ ghi sổ hoặc sửa vào kỳ trước. Khóa sổ kỳ để cố định, xem khóa sổ kế toán.

Sổ chỉ có dòng "Số dư đầu kỳ" và "Số dư cuối kỳ", không có dòng từng tháng: kỳ không có phát sinh nào. Đổi khoảng ngày.

Hỏi đáp

Những câu người mới hay hỏi.

Tôi có phải dùng hình thức Nhật ký - Sổ Cái không?

Không. Công ty chọn một trong các hình thức mà phần mềm hỗ trợ: Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ. Hình thức Nhật ký - Chứng từ chưa có. Nhật ký chung thường dễ nhất khi ghi sổ bằng phần mềm.

Màn này có tự chuyển công ty sang hình thức Nhật ký - Sổ Cái không?

Không. Xem sổ ở đây không đổi cài đặt nào. Hình thức của công ty chọn ở trang in sổ sách cả năm, để bộ sổ in cả năm chọn sẵn đúng các sổ.

Đổi sang Thông tư 99 thì sổ thay đổi gì?

Số hiệu mẫu: Thông tư 99 giữ S01-DN, Thông tư 133 dùng S01-DNN. Cách ghi giống nhau. Thông tư 99 áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ 01/01/2026, bộ sổ năm 2025 vẫn theo Thông tư 200.

Sao dòng cộng lũy kế lớn hơn tổng các tháng tôi chọn?

Lũy kế tính từ đầu quý, gồm cả phát sinh trước ngày bắt đầu nếu bạn xem từ giữa quý.

Hướng dẫn khác trong nhóm Báo cáo

Dùng thử trên sổ của chính bạn

Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.

Dùng miễn phí Tất cả hướng dẫn

Nhật ký - Sổ Cái: cách dùng trên KetoanX