Sổ cái tài khoản: mẫu theo từng hình thức ghi sổ và cách ghi

Công ty theo Thông tư 133 có cùng cách ghép, chỉ khác hậu tố: S03b-DNN, S02c1-DNN, S02c2-DNN. Hình thức trên máy vi tính thì sổ cái do phần mềm in ra, theo đúng hình thức mà phần mềm đang chạy.

Sổ cái S03b-DN ghi lại từng dòng của sổ Nhật ký chung theo tài khoản, nên mỗi cột đều có nguồn từ nhật ký:

Dòng đầu mỗi tháng là số dư đầu kỳ của tài khoản, đặt vào cột số dư Nợ hoặc Có tùy tính chất. Hết tháng, bạn cộng phát sinh hai bên, tính số dư mới và cộng dồn phát sinh từ đầu quý.

Số dư cuối tháng là 30.000.000 + 12.000.000 - 18.000.000 = 24.000.000 đồng dư Có. Lũy kế đầu quý lấy 25.000.000 + 18.000.000 = 43.000.000 bên Nợ và 40.000.000 + 12.000.000 = 52.000.000 bên Có. Đầu quý tài khoản này dư Có 15.000.000 đồng (30.000.000 - 40.000.000 + 25.000.000), và 15.000.000 + 52.000.000 - 43.000.000 cũng ra 24.000.000: hai cách tính cùng một số dư là cách tự kiểm đơn giản nhất.

Mẫu nhiều cột S02c2-DN dành cho tài khoản có nhiều nghiệp vụ hoặc nghiệp vụ phức tạp cần phân tích theo tài khoản đối ứng. Hai cột đầu ghi tổng phát sinh Nợ, Có của tài khoản, các cột 3 đến 10 ghi phát sinh Nợ, Có của các tài khoản cấp 2. Một tài khoản chi phí như 642 là ví dụ điển hình: nhiều dòng, nhiều khoản mục, dùng mẫu nhiều cột để thấy ngay từng khoản mục. Cả hai mẫu ghi từ chứng từ ghi sổ (hình thức này không có sổ nhật ký), như bài [hình thức Chứng từ ghi sổ](/kien-thuc/hinh-thuc-chung-tu-ghi-so) trình bày.

1. 1

   Cộng số phát sinh Nợ và Có của từng tài khoản trong tháng.

2. 2

   Tính số dư cuối tháng.

3. 3

   Cộng lũy kế phát sinh từ đầu quý.

4. 4

   Đối chiếu số liệu với bảng tổng hợp chi tiết hoặc sổ, thẻ chi tiết của tài khoản đó.

5. 5

   Lập bảng cân đối số phát sinh từ các số dư đã khóa.

Khi lập bảng cân đối số phát sinh, tổng số dư Nợ phải bằng tổng số dư Có, tổng phát sinh Nợ phải bằng tổng phát sinh Có. Nếu lệch, kiểm lại từng sổ cái theo cách ở ví dụ trên trước khi mở sổ chi tiết. Hai bài [bảng cân đối số phát sinh](/kien-thuc/bang-can-doi-so-phat-sinh) và [sổ chi tiết các tài khoản](/kien-thuc/so-chi-tiet-cac-tai-khoan) hướng dẫn các bước đối chiếu này; việc khóa kỳ nói chung nằm ở bài [mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa sổ](/kien-thuc/mo-so-ghi-so-khoa-so-sua-so).

ketoanx.com/reports/books/s03b

Các bước

1. 1

   Mở Báo cáo→, Tất cả báo cáo, tìm nhóm Sổ kế toán và bấm Sổ cái. Công ty theo Thông tư 133 thấy cùng sổ với số hiệu S03b-DNN.

2. 2

   Ô Tài khoản (bắt buộc) gõ 331; gõ tài khoản tổng hợp thì sổ gồm cả các tài khoản con. Ô Từ ngày gõ 01/03/2026, ô Đến ngày gõ 31/03/2026, rồi bấm Xem sổ.

3. 3

   Dò sổ với bảng ví dụ. Dòng Số dư đầu kỳ ghi 30.000.000 ở cột Số dư Có. Dòng 05/03 phiếu nhập PN08 có TK đối ứng 156 và Số tiền Có 12.000.000; dòng 18/03 PC40 có TK đối ứng 112 và Số tiền Nợ 18.000.000. Cuối sổ là Cộng số phát sinh trong kỳ (18.000.000 và 12.000.000), Số dư cuối kỳ 24.000.000 bên Có và Cộng lũy kế từ đầu quý 43.000.000 bên Nợ, 52.000.000 bên Có.

4. 4

   Muốn xem cả quý trên một sổ, gõ Từ ngày 01/01/2026, Đến ngày 31/03/2026. Sổ trải trên nhiều tháng nên có thêm dòng Cộng phát sinh tháng 01/2026, Số dư cuối tháng 01/2026 và tương tự cho tháng 2, tháng 3, đúng nhịp khóa sổ từng tháng ở trên.

5. 5

   Bấm vào số chứng từ trên một dòng phát sinh để mở chứng từ gốc khi cần sửa, bấm Xuất Excel để tải sổ. Cuối năm, Báo cáo→, In sổ sách cả năm gộp sổ cái của mọi tài khoản có phát sinh hoặc số dư vào một bộ in để đóng quyển (nút In bộ sổ (lưu PDF)).

Phần mềm tự ghi gì

Sổ không sinh bút toán; nó đọc các chứng từ đã ghi sổ trong khoảng ngày, chứng từ mới cất mà chưa ghi sổ không lên sổ cái. Cột STT dòng nhật ký chung cho biết dòng tương ứng trong sổ nhật ký chung để lần ngược: dòng Nợ của bút toán là số lẻ, dòng Có là số chẵn. Sổ có các cột Ngày ghi sổ, Số chứng từ, Ngày chứng từ, Diễn giải, TK đối ứng, Số tiền Nợ, Số tiền Có, Số dư Nợ, Số dư Có. Sổ dài quá 5.000 dòng thì chỉ hiện 5.000 dòng đầu và nhắc bạn thu hẹp khoảng ngày.

Công ty theo hình thức Chứng từ ghi sổ mở Sổ cái (hình thức chứng từ ghi sổ) (S02c1-DN) cũng trong nhóm Sổ kế toán, cùng ô Tài khoản, Từ ngày, Đến ngày. Mỗi dòng ở đây là tổng một chứng từ ghi sổ theo một tài khoản đối ứng, chứng từ gốc chưa lập chứng từ ghi sổ được gom vào dòng Chứng từ gốc chưa lập chứng từ ghi sổ để số dư vẫn khớp, và dòng cuối là Cộng lũy kế từ đầu quý. Công ty theo Nhật ký - Sổ Cái mở Báo cáo→, Nhật ký - Sổ Cái, chọn Khổ giấy A3 ngang hoặc A4 dọc rồi bấm Xem sổ.

Kiểm lại và giới hạn

Số dư cuối kỳ của sổ cái 331 phải bằng số dư 331 trên bảng cân đối số phát sinh cùng kỳ, và bằng tổng sổ chi tiết thanh toán với người bán. Cách đọc các sổ trong nhóm có ở [hướng dẫn tất cả báo cáo](/huong-dan/tat-ca-bao-cao) và [hướng dẫn Nhật ký - Sổ Cái](/huong-dan/nhat-ky-so-cai).

Sổ cái S03b của KetoanX cộng lũy kế từ đầu quý như mẫu: xem nhiều tháng thì sau mỗi tháng có một dòng lũy kế, sang quý mới thì lũy kế bắt đầu lại. Sổ cái nhiều cột S02c2-DN chưa có, và hình thức Nhật ký - Chứng từ chưa được hỗ trợ. Các sổ khác nằm trong mục [sổ sách và báo cáo của KetoanX](/tinh-nang#bao-cao).