Hình thức Nhật ký - Sổ Cái: khi nào dùng và cách ghi sổ

Cái giá của sự gọn đó là sổ rộng theo số tài khoản. Phần Sổ Cái dành cho mỗi tài khoản hai cột Nợ, Có, nên số cột nhiều hay ít phụ thuộc vào số tài khoản công ty dùng. Công ty dùng vài chục tài khoản sẽ có tờ sổ rất rộng, in hay nhìn đều khó. Một quyển sổ duy nhất cũng khó chia việc cho nhiều người ghi cùng lúc, nên cách này hợp với phòng kế toán nhỏ. Công ty nhiều nghiệp vụ, nhiều tài khoản thì [hình thức Nhật ký chung](/kien-thuc/hinh-thuc-nhat-ky-chung) dễ mở rộng hơn, và [hình thức Chứng từ ghi sổ](/kien-thuc/hinh-thuc-chung-tu-ghi-so) tách sổ cái riêng cho từng tài khoản. Bảng so sánh cả năm hình thức nằm ở bài về [các hình thức ghi sổ kế toán](/kien-thuc/so-ke-toan-theo-thong-tu-99).

Hình thức này không có sổ cái riêng và cũng không dùng bảng cân đối số phát sinh trong bộ sổ của nó: số liệu trên sổ Nhật ký - Sổ Cái cùng bảng tổng hợp chi tiết được dùng thẳng để lập báo cáo tài chính.

Phần Nhật ký ghi theo thứ tự thời gian, gồm các cột ngày ghi sổ, số hiệu và ngày của chứng từ, diễn giải và số tiền phát sinh. Phần Sổ Cái ghi theo tài khoản: hai cột cho số hiệu tài khoản ghi Nợ và ghi Có của nghiệp vụ, một cột số thứ tự dòng, rồi mỗi tài khoản hai cột số tiền Nợ, Có.

Hằng ngày, khi nhận chứng từ, người giữ sổ kiểm tra tính pháp lý của chứng từ, xác định tài khoản ghi Nợ, ghi Có rồi ghi. Mỗi chứng từ, hoặc mỗi bảng tổng hợp chứng từ cùng loại, ghi trên một dòng, đồng thời ở cả hai phần. Bảng tổng hợp chứng từ lập cho những chứng từ cùng loại phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc cứ một đến ba ngày, ví dụ phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất. Sau khi lên sổ, chứng từ và bảng tổng hợp tiếp tục được dùng để ghi vào sổ, thẻ chi tiết liên quan.

Số tiền phát sinh 20.000.000 đồng bằng tổng bên Nợ của các tài khoản (8.000.000 + 12.000.000) và bằng tổng bên Có (20.000.000). Nếu tài khoản 131 đầu tháng dư Nợ 50.000.000 đồng thì cuối tháng còn 50.000.000 - 20.000.000 = 30.000.000 đồng dư Nợ.

Sau đó kiểm hai đẳng thức. Một là tổng cột "Phát sinh" ở phần Nhật ký bằng tổng phát sinh Nợ của mọi tài khoản và bằng tổng phát sinh Có của mọi tài khoản. Hai là tổng số dư Nợ các tài khoản bằng tổng số dư Có. Ví dụ trên thỏa đẳng thức thứ nhất. Cuối cùng khóa các sổ, thẻ chi tiết, lập bảng tổng hợp chi tiết cho từng tài khoản và đối chiếu số phát sinh Nợ, Có, số dư với sổ Nhật ký - Sổ Cái. Khớp rồi mới dùng số liệu lập báo cáo tài chính. Cách cộng và khóa sổ cái nói chung nằm ở bài [mẫu sổ cái](/kien-thuc/mau-so-cai).

ketoanx.com/reports/books-s01

Các bước

1. 1

   Lập hai chứng từ của ví dụ ở Quỹ, ngân hàng→, Thu, chi, chứng từ khác, nút Lập chứng từ. PT05: Loại chứng từ Phiếu thu tiền mặt, Ngày hạch toán 03/03, dòng TK Nợ 111, TK Có 131, Đối tượng Có khách hàng A, Số tiền (VND) 8.000.000. GBC12: Loại chứng từ Báo có ngân hàng, chọn Tài khoản ngân hàng, Ngày hạch toán 06/03, Nợ 112, Có 131, Đối tượng Có khách hàng C, 12.000.000. Bấm Cất và ghi sổ cho từng chứng từ.

2. 2

   Số dư đầu tháng của 131 (50.000.000 ở ví dụ) phải có sẵn, từ số dư nhập ở Hệ thống→, Số dư đầu kỳ hoặc từ chứng từ các tháng trước; sổ lấy cả hai nguồn cho dòng Số dư đầu kỳ.

3. 3

   Vào Báo cáo→, Nhật ký - Sổ Cái. Ô Từ ngày mặc định là đầu tháng của ngày đến, ô Đến ngày mặc định là hôm nay; nhập 01/03 và 31/03.

4. 4

   Ô Khổ giấy chọn A3 ngang (mặc định, 8 tài khoản trên một bảng) hoặc A4 dọc (3 tài khoản trên một bảng, phần Nhật ký lặp lại ở mỗi bảng). Bấm Xem sổ.

5. 5

   Đọc sổ: phần Nhật ký có các cột Ngày, tháng ghi sổ, Số hiệu và Ngày, tháng của chứng từ, Diễn giải, Số tiền phát sinh, hai cột Nợ, Có của nhóm Số hiệu TK đối ứng và Số thứ tự dòng. Dòng PT05 có 8.000.000 ở cột Nợ của TK 111 và cột Có của TK 131; dòng GBC12 có 12.000.000 ở cột Nợ của TK 112 và cột Có của TK 131.

6. 6

   Cuối tháng, sổ tự có các dòng Cộng số phát sinh tháng 03/…, Số dư cuối tháng 03/… (131 còn dư Nợ 30.000.000) và Cộng lũy kế từ đầu quý. Dưới sổ, dòng trạng thái ghi tổng số tiền phát sinh, tổng phát sinh Nợ, tổng phát sinh Có và chữ khớp nhau. khi ba số bằng nhau (20.000.000 ở ví dụ).

7. 7

   In bằng lệnh in của trình duyệt: trang đã đặt sẵn khổ giấy theo lựa chọn ở bước 4. Muốn in đóng quyển cả năm, vào Báo cáo→, In sổ sách cả năm, ô Hình thức kế toán của công ty chọn Nhật ký - Sổ Cái, bấm Lưu hình thức, nhập Năm tài chính bắt đầu năm, đánh dấu các tập sổ cần in rồi bấm Dựng bộ sổ để in.

Phần mềm tự ghi gì

Hai chứng từ ghi Nợ 111, Có 131 (8.000.000) và Nợ 112, Có 131 (12.000.000), đồng thời giảm công nợ của khách hàng A và C. Sổ Nhật ký - Sổ Cái chỉ đọc lại các bút toán ấy, không sinh thêm bút toán và không có bước khóa sổ riêng. Cột tài khoản gộp theo tài khoản cấp 1, nên một bút toán chuyển giữa hai tài khoản con của cùng một tài khoản cấp 1 (ví dụ 1121 sang 1122) hiện ở cả cột Nợ và cột Có của 112. Công ty theo Thông tư 133 thấy cùng sổ với ký hiệu S01-DNN.

Khi dòng trạng thái ghi KHÔNG khớp, kiểm tra lại sổ., số tiền phát sinh lệch tổng Nợ hoặc tổng Có của các tài khoản. Khoảng ngày có hơn 5.000 dòng hạch toán (tính từ đầu quý) thì trang báo sổ chỉ hiện phần đầu và nhắc xem từng tháng.

Kiểm lại và giới hạn

Đẳng thức thứ hai (tổng dư Nợ bằng tổng dư Có) xem ở Báo cáo→, Cân đối phát sinh cùng khoảng ngày, còn bảng tổng hợp chi tiết của 131 xem ở Báo cáo→, Sổ chi tiết với ô Tài khoản 131. Hướng dẫn đầy đủ của màn có ở hướng dẫn màn Nhật ký - Sổ Cái.

Sổ không có dòng bảng tổng hợp chứng từ cùng loại: mỗi dòng hạch toán là một dòng sổ, nên ba phiếu thu trong ngày là ba dòng chứ không gộp thành một. Màn hình không tự chia trang theo số dòng của tờ giấy và không có nút xuất Excel riêng; bản Excel cả năm lấy ở nút Tải Excel cả năm của trang In sổ sách cả năm. Xem thêm [sổ sách và báo cáo của KetoanX](/tinh-nang#bao-cao).