01
Nhật ký - Chứng từ khác các hình thức khác ở đâu
Điểm khác lớn nhất là hướng ghi. Nhật ký chung và Chứng từ ghi sổ ghi từng nghiệp vụ theo thời gian, còn Nhật ký - Chứng từ tập hợp nghiệp vụ theo bên Có của các tài khoản, rồi phân tích theo tài khoản đối ứng Nợ. Hình thức này có bốn đặc trưng:
Ghi theo bên Có của tài khoản, đối ứng Nợ với các tài khoản liên quan.
Kết hợp ghi theo thứ tự thời gian với hệ thống hóa theo nội dung kinh tế (theo tài khoản).
Gộp kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết vào cùng một sổ, ghi một lần cho cả hai.
Dùng sổ mẫu in sẵn: các cặp tài khoản đối ứng, chỉ tiêu quản lý và chỉ tiêu báo cáo tài chính đều có cột riêng.
Bộ sổ gồm bốn loại: Nhật ký - Chứng từ, bảng kê, Sổ Cái và sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Mẫu in sẵn quan hệ đối ứng nên cuối tháng một số chỉ tiêu của báo cáo tài chính lấy thẳng từ tổng cộng của nhật ký, bảng kê và bảng tổng hợp chi tiết.
02
Mười Nhật ký - Chứng từ ghi gì
Mỗi Nhật ký - Chứng từ phản ánh số phát sinh bên Có của một tài khoản hoặc một nhóm tài khoản có nội dung gần nhau. Có 10 nhật ký, đánh số từ 1 đến 10.
| Số | Ghi bên Có của | Căn cứ ghi chính |
|---|---|---|
| 1 | Tiền mặt (111), phần chi | Báo cáo quỹ kèm phiếu chi, hóa đơn |
| 2 | Tiền gửi không kỳ hạn (112) | Giấy báo Nợ của ngân hàng |
| 3 | Tiền đang chuyển (113) | Giấy báo Có của ngân hàng |
| 4 | Vay và nợ thuê tài chính (341), trái phiếu phát hành (343) | Khế ước vay, hợp đồng, giấy báo ngân hàng |
| 5 | Phải trả cho người bán (331) | Sổ theo dõi thanh toán từng người bán |
| 6 | Hàng mua đang đi đường (151) | Hóa đơn người bán, phiếu nhập kho |
| 7 | Các tài khoản chi phí sản xuất, kinh doanh | Bảng kê số 4, 5, 6 và các bảng phân bổ |
| 8 | Thành phẩm, hàng hóa, hàng gửi đi bán (155 đến 158), phải thu khách hàng (131), doanh thu và giá vốn (511, 515, 632, 635), chi phí bán hàng và quản lý (641, 642), thu nhập và chi phí khác (711, 811), thuế thu nhập doanh nghiệp (821), xác định kết quả (911) | Bảng kê số 8, 10, 11 và sổ chi tiết |
| 9 | Tài sản cố định, tài sản sinh học, bất động sản đầu tư | Biên bản bàn giao, nhượng bán, thanh lý |
| 10 | Nhóm tài khoản đầu tư, phải thu và phải trả khác, tạm ứng, thuế phải nộp, vốn chủ sở hữu, các quỹ, lợi nhuận chưa phân phối | Sổ chi tiết và sổ theo dõi thanh toán, mỗi tài khoản một tờ |
Nhật ký - Chứng từ số 7 là tờ có nhiều tầng nhất: ba phần gồm tập hợp chi phí toàn doanh nghiệp theo bên Có, chi phí theo năm yếu tố (nguyên liệu vật liệu, nhân công, khấu hao tài sản cố định, dịch vụ mua ngoài, chi phí khác bằng tiền) và các khoản chuyển nội bộ không phải chi phí sản xuất, kinh doanh.
03
Các bảng kê dùng khi nào
Bảng kê dùng cho những tài khoản có chỉ tiêu chi tiết mà nhật ký không chứa nổi. Số liệu chứng từ gốc ghi vào bảng kê trước, cuối tháng số tổng cộng của bảng kê chuyển vào nhật ký tương ứng. Số liệu bảng kê không dùng để ghi Sổ Cái.
Thông tư 99 có 10 bảng kê, đánh số từ 1 đến 11 và không có số 7
- Bảng kê số 1 và số 2 theo dõi bên Nợ của tiền mặt và tiền gửi (phần thu), đi cặp với Nhật ký - Chứng từ số 1 và số 2.
- Bảng kê số 3 tính giá thực tế nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ; chỉ dùng ở doanh nghiệp hạch toán chi tiết theo giá hạch toán.
- Bảng kê số 4 gom chi phí sản xuất về từng phân xưởng, bộ phận, sản phẩm; số 5 gom chi phí bán hàng, quản lý doanh nghiệp và đầu tư xây dựng cơ bản; số 6 theo dõi chi phí phải trả và chi phí chờ phân bổ.
- Bảng kê số 8 và số 9 theo dõi nhập, xuất, tồn và giá thực tế của thành phẩm, hàng hóa; số 10 theo dõi hàng gửi đi bán; số 11 theo dõi thanh toán với người mua.
04
Trình tự ghi sổ và khóa sổ cuối tháng
Hằng ngày, căn cứ chứng từ đã kiểm tra, kế toán ghi thẳng lên Nhật ký - Chứng từ, hoặc vào bảng kê và sổ chi tiết nếu tài khoản cần. Chi phí phát sinh nhiều lần hoặc cần phân bổ thì tập hợp ở bảng phân bổ trước, rồi lấy kết quả ghi vào bảng kê và nhật ký.
Nhật ký - Chứng từ mở theo từng tháng: hết tháng khóa nhật ký cũ, mở nhật ký mới và chuyển sang các số dư cần thiết. Cuối tháng kế toán cộng nhật ký, kiểm tra đối chiếu với sổ chi tiết và bảng tổng hợp chi tiết, rồi lấy số tổng cộng ghi thẳng vào Sổ Cái (mẫu S05-DN). Sổ Cái ở hình thức này mở cho cả năm, mỗi tờ một tài khoản, và chỉ ghi một lần vào cuối tháng hoặc cuối quý. Số phát sinh bên Có của mỗi tài khoản lấy từ một nhật ký duy nhất, số phát sinh bên Nợ lấy từ các nhật ký khác nhau có ghi Có tài khoản đối ứng.
Một số nhật ký còn có cột phản ánh bên Nợ, số dư đầu kỳ và cuối kỳ. Các cột bên Nợ đó chỉ để kiểm tra và phân tích, không dùng ghi Sổ Cái.
05
Ví dụ đọc Nhật ký - Chứng từ số 1 trong một tháng
Nhật ký - Chứng từ số 1 ghi mỗi báo cáo quỹ một dòng. Giả sử tháng 3 có ba báo cáo quỹ:
| Báo cáo quỹ | Nợ 331 | Nợ 141 | Nợ 642 | Nợ 334 | Nợ 112 | Cộng Có 111 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 05/03 | 12.000.000 | 3.000.000 | 15.000.000 | |||
| 12/03 | 4.000.000 | 20.000.000 | 24.000.000 | |||
| 20/03 | 10.000.000 | 10.000.000 | ||||
| Cộng tháng | 12.000.000 | 3.000.000 | 4.000.000 | 20.000.000 | 10.000.000 | 49.000.000 |
Tổng các cột đối ứng Nợ (12 + 3 + 4 + 20 + 10 = 49 triệu đồng) phải bằng cột cộng bên Có 111. Số 49.000.000 đồng ghi vào Sổ Cái tài khoản 111, bên Có; từng số đối ứng ghi vào bên Nợ của sổ cái 331, 141, 642, 334, 112. Số tiền thu vào quỹ nằm ở Bảng kê số 1. Số dư quỹ cuối ngày bằng số dư hôm trước, cộng phát sinh Nợ trong ngày trên Bảng kê số 1, trừ phát sinh Có trong ngày trên Nhật ký - Chứng từ số 1, và phải khớp tiền thực có trong quỹ.
06
Dùng hình thức này hay chuyển sang hình thức khác
Thông tư 133 chỉ có ba hình thức (Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ) cộng hình thức trên máy vi tính, nên doanh nghiệp theo Thông tư 133 không có Nhật ký - Chứng từ để chọn. KetoanX cũng chưa hỗ trợ hình thức này.
Công ty đang có bộ sổ Nhật ký - Chứng từ và muốn chuyển sang phần mềm thì đổi hình thức vào đầu năm tài chính khi mở bộ sổ mới, vì mỗi năm chỉ một hệ thống sổ. Số dư cuối năm của các tài khoản trên Sổ Cái và sổ chi tiết là thứ cần mang sang, qua bước nhập số dư đầu kỳ. Hình thức dễ thay thế nhất là [hình thức Nhật ký chung](/kien-thuc/hinh-thuc-nhat-ky-chung), cũng có [sổ nhật ký đặc biệt](/kien-thuc/so-nhat-ky-dac-biet) cho thu tiền, chi tiền, mua hàng, bán hàng, và [hình thức Chứng từ ghi sổ](/kien-thuc/hinh-thuc-chung-tu-ghi-so) là phương án gần nhất nếu công ty muốn giữ bước gom chứng từ. Muốn so với các hình thức còn lại, xem bài các [hình thức ghi sổ kế toán](/kien-thuc/so-ke-toan-theo-thong-tu-99), và nếu ghi sổ bằng phần mềm thì đọc tiếp về [ghi sổ trên máy vi tính](/kien-thuc/ghi-so-tren-may-vi-tinh-phan-mem).
07
Làm trên KetoanX
KetoanX không có sổ Nhật ký - Chứng từ, bảng kê hay Sổ Cái S05-DN. Phần mềm hỗ trợ Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ Cái và Chứng từ ghi sổ, và bạn chọn hình thức ở trang In sổ sách cả năm. Công ty chuyển từ Nhật ký - Chứng từ sang KetoanX nhập số dư đầu kỳ theo tài khoản và đối tượng rồi ghi chứng từ từ kỳ chuyển đổi; các sổ của hình thức mới lấy số từ bút toán. Chi tiết các sổ có ở mục [sổ sách và báo cáo của KetoanX](/tinh-nang#bao-cao).
08
Câu hỏi thường gặp
Hai câu hỏi dưới đây hay xuất hiện khi nhận bàn giao bộ sổ Nhật ký - Chứng từ.
Vì sao danh mục ghi bảng kê đến số 10 mà phần hướng dẫn có Bảng kê số 11?
Phần danh mục mẫu sổ của Thông tư 99 ghi bảng kê từ S04b1-DN đến S04b10-DN. Phần giải thích lại mô tả 10 bảng kê đánh số từ 1 đến 11, không có số 7, và có mẫu S04b11-DN cho thanh toán với người mua. Khi cần in đủ bộ, hãy dựa vào phần giải thích, vì nó mô tả đủ từng bảng.
Nhật ký - Chứng từ có cần bảng cân đối số phát sinh không?
Không nằm trong bộ sổ của hình thức này: trong Phụ lục III, bảng cân đối số phát sinh chỉ dành cho Nhật ký chung và Chứng từ ghi sổ. Hình thức này dựa vào việc đối chiếu nhật ký, bảng kê với sổ chi tiết và bảng tổng hợp chi tiết trước khi ghi Sổ Cái. Nếu cần một phép kiểm tổng thể, bạn tự lập bảng cân đối từ Sổ Cái theo [cách lập bảng cân đối số phát sinh](/kien-thuc/bang-can-doi-so-phat-sinh).
Bài liên quan
Sổ sách kế toán
Sổ kế toán theo Thông tư 99: loại sổ, hình thức
Mỗi năm doanh nghiệp chỉ dùng một hệ thống sổ, và hệ thống đó theo một trong năm hình thức: Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký - Chứng từ hoặc kế toán trên máy vi tính.
Sổ sách kế toán
Hình thức Nhật ký - Sổ Cái: khi nào dùng
Nhật ký - Sổ Cái dồn cả sổ nhật ký lẫn sổ cái vào một quyển duy nhất (mẫu S01-DN): mỗi chứng từ ghi một dòng, vừa theo thời gian vừa theo tài khoản.
Sổ sách kế toán
Sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi: mẫu và đối chiếu
Ba sổ theo dõi tiền gồm sổ quỹ tiền mặt do thủ quỹ giữ (S07-DN), sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt do kế toán ghi song song (S07a-DN, thêm cột tài khoản đối ứng) và sổ tiền gửi ngân hàng, mỗi ngân hàng một sổ (S08-DN).
Dùng thử trên sổ của chính bạn
Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.