Sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết quỹ và sổ tiền gửi: mẫu, cách ghi, đối chiếu

Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt (S07a-DN) có cùng cấu trúc với sổ quỹ và thêm cột "Tài khoản đối ứng", ghi tài khoản đối ứng của từng nghiệp vụ ghi Nợ, ghi Có của tài khoản 111. Với mỗi sổ của thủ quỹ phải có một sổ của kế toán ghi song song.

Sổ tiền gửi ngân hàng (S08-DN) do kế toán giữ, theo dõi chi tiết tiền Việt Nam gửi tại ngân hàng. Trong danh mục của Thông tư 99, sổ này mang tên "Sổ tiền gửi không kỳ hạn". Mỗi tài khoản ngân hàng theo dõi riêng trên một quyển sổ; đầu sổ nêu tên ngân hàng và số tài khoản giao dịch.

Cả ba mẫu dùng được cho Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ Cái và Chứng từ ghi sổ. Hình thức Nhật ký - Chứng từ chỉ dùng sổ tiền gửi; sổ quỹ không nằm trong bộ sổ của hình thức ấy.

Căn cứ ghi sổ là phiếu thu, phiếu chi đã thực hiện nhập, xuất quỹ. Các cột của sổ:

Con số tồn quỹ cuối ngày và số tiền mặt đếm được trong két phải bằng nhau. Nếu không khớp, việc đầu tiên là kiểm kê quỹ, như bài [kiểm kê quỹ tiền mặt và xử lý thừa, thiếu quỹ](/kien-thuc/kiem-ke-quy-tien-mat) hướng dẫn. Định kỳ, kế toán đối chiếu sổ kế toán chi tiết quỹ với sổ quỹ của thủ quỹ rồi ký xác nhận vào cột cuối.

Mẫu của Thông tư 99 chỉ nói tới tiền Việt Nam. Công ty có quỹ ngoại tệ có thể mở sổ cùng cấu trúc, thêm cột nguyên tệ và tỷ giá; đó là thêm cột vào mẫu hướng dẫn nên cần quy chế hạch toán, như bài [các hình thức ghi sổ kế toán](/kien-thuc/so-ke-toan-theo-thong-tu-99) đã nói.

Cuối tháng cộng số đã gửi vào, đã rút ra, tính số còn gửi chuyển sang tháng sau. Số dư trên sổ phải so với số dư mà ngân hàng báo. Cách tìm và xử lý chênh lệch nằm ở bài [đối chiếu sổ phụ ngân hàng](/kien-thuc/doi-chieu-so-phu-ngan-hang).

Tồn cuối ngày là 25.000.000 + 5.000.000 - 13.000.000 = 17.000.000 đồng, và két phải có đúng số tiền ấy.

Khoản nộp 10.000.000 đồng của PC32 xuất hiện thêm ở sổ tiền gửi, vì ngân hàng báo Có cùng ngày. Giả sử đầu tháng số dư tiền gửi là 100.000.000 đồng, ngày 07/03 khách hàng C chuyển khoản trả nợ 12.000.000 đồng, ngày 18/03 trả nhà cung cấp B 18.000.000 đồng:

Số dư cuối tháng 104.000.000 đồng phải trùng với số dư trên sổ phụ của ngân hàng. Dòng 10.000.000 đồng ngày 08/03 là điểm nối giữa hai sổ: xuất quỹ ở sổ quỹ, gửi vào ở sổ tiền gửi, cùng tài khoản đối ứng 111 và 112.

ketoanx.com/cash-count/cashier-book

Các bước

1. 1

   Lập chứng từ của ngày 08/03 ở Quỹ, ngân hàng→, Thu, chi, chứng từ khác: phiếu thu PT12 của khách hàng C 5.000.000 (Có 131), phiếu chi PC31 tạm ứng 3.000.000 (Nợ 141). Khoản nộp 10.000.000 vào ngân hàng lập ở Quỹ, ngân hàng→, Tài khoản ngân hàng, đối chiếu, khung Chuyển tiền nội bộ: Ngày chuyển 08/03, Chuyển từ quỹ tiền mặt, Chuyển đến tài khoản ngân hàng nhận, Số tiền 10.000.000, Diễn giải, rồi Cất và ghi sổ. Một chứng từ này lên cả sổ quỹ lẫn sổ tiền gửi, nên không phải ghi hai lần.

2. 2

   Sổ quỹ tiền mặt: ở Báo cáo→, Tất cả báo cáo bấm Sổ quỹ tiền mặt, chọn Từ ngày, Đến ngày rồi bấm Xem sổ. Sổ có Số phiếu thu, Số phiếu chi, Thu, Chi, Tồn; dòng Số tồn đầu kỳ, mỗi phiếu một dòng có tồn sau phiếu đó, cuối sổ Cộng số phát sinh trong kỳ và Số tồn cuối kỳ. Xem riêng ngày 08/03 thì tồn đầu kỳ là 25.000.000, thu 5.000.000, chi 13.000.000, tồn cuối 17.000.000.

3. 3

   Sổ chi tiết quỹ tiền mặt (S07a-DN) mở cùng cách, thêm cột TK đối ứng (131, 141, 112 cho ba phiếu trên) và gọi hai cột tiền là Số phát sinh Nợ, Số phát sinh Có. Thủ quỹ và kế toán xem hai sổ này cạnh nhau là đủ để so từng phiếu.

4. 4

   Sổ tiền gửi: bấm Sổ tiền gửi ngân hàng, ô Tài khoản ngân hàng chọn đúng tài khoản (để Tất cả (toàn bộ tài khoản 112) thì gộp mọi tài khoản), Từ ngày 01/03, Đến ngày 31/03, Xem sổ. Sổ có TK đối ứng, Thu (gửi vào), Chi (rút ra), Còn lại: 100.000.000 đầu tháng, ngày 07/03 thêm 12.000.000 (131), ngày 08/03 thêm 10.000.000 (111), ngày 18/03 bớt 18.000.000 (331), cuối tháng còn 104.000.000. Công ty theo Thông tư 99 thấy tên sổ là Sổ tiền gửi không kỳ hạn.

5. 5

   Phần thủ quỹ: Quỹ, ngân hàng→, Sổ quỹ của thủ quỹ, chọn Từ ngày, Đến ngày, Xem. Khung Phiếu thu, phiếu chi trong kỳ liệt kê phiếu đã ghi sổ; thủ quỹ đếm tiền rồi tích PT12, PC31 và chứng từ nộp tiền, bấm Xác nhận … phiếu đã chọn (hoặc Chọn mọi phiếu chưa xác nhận (…)), nhầm thì Bỏ xác nhận trên dòng.

6. 6

   Khung Đối chiếu sổ kế toán tiền mặt với sổ thủ quỹ đặt theo từng Ngày hai nhóm Sổ kế toán và Sổ thủ quỹ (mỗi nhóm có Thu, Chi, Tồn), cột Phiếu chưa xác nhận và Chênh lệch tồn. Ngày 08/03 phải ra Khớp khi thủ quỹ đã xác nhận đủ ba phiếu.

Phần mềm tự ghi gì

Phiếu thu PT12 ghi Nợ 111 / Có 131 5.000.000; phiếu chi PC31 ghi Nợ 141 / Có 111 3.000.000; chứng từ chuyển tiền nội bộ ghi Nợ 112 / Có 111 10.000.000, nên dòng 10.000.000 vừa là chi ở sổ quỹ vừa là gửi vào ở sổ tiền gửi, đúng điểm nối bài nói. Xác nhận của thủ quỹ không sinh bút toán, chỉ đánh dấu phiếu để dựng sổ thủ quỹ. Công ty có bật duyệt lệnh chi thì phiếu chi chưa duyệt chưa ghi sổ, nên chưa lên sổ quỹ.

Kiểm lại và giới hạn

Đủ bốn phép đối chiếu của bài trên phần mềm: sổ thủ quỹ với sổ kế toán ở khung đối chiếu; tồn quỹ với tiền trong két bằng nút Kiểm kê quỹ ở đầu trang Sổ quỹ của thủ quỹ; số tồn S07a-DN và sổ tiền gửi với số dư 111, 112 trên Báo cáo→, Cân đối phát sinh; số dư sổ tiền gửi với sổ phụ ở Quỹ, ngân hàng→, Tài khoản ngân hàng, đối chiếu.

Sổ quỹ của KetoanX ghi tồn sau từng phiếu, không có dòng tồn cuối ngày như mẫu; muốn danh sách tồn cuối từng ngày thì mở Quỹ, ngân hàng→, Bảng kê số dư tiền mặt theo ngày. Sổ thủ quỹ chỉ gồm phiếu đã xác nhận, nên ngày nào còn phiếu chưa xác nhận thì cột chênh lệch tồn khác 0 cho tới khi thủ quỹ xác nhận. Quỹ ngoại tệ và tiền gửi ngoại tệ có sổ riêng (Sổ quỹ ngoại tệ, Sổ tiền gửi ngoại tệ) với nguyên tệ và quy đổi. Số hiệu mẫu đổi theo chế độ kế toán của công ty. Xem tất cả sổ ở mục sổ sách và báo cáo của KetoanX, và hướng dẫn màn Sổ quỹ của thủ quỹ.