Sổ quỹ của thủ quỹ: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/cash-count/cashier-book

Trên màn bạn làm được: xem mọi phiếu có tiền mặt đã ghi sổ trong một khoảng ngày, xác nhận hoặc bỏ xác nhận từng phiếu hoặc nhiều phiếu một lần, xác nhận một lần mọi phiếu trước kỳ khi mới bắt đầu dùng, xem bảng đối chiếu hai sổ theo ngày, và in sổ quỹ thủ quỹ có chỗ ký.

Nó đứng sau việc ghi sổ phiếu thu, phiếu chi và trước kiểm kê quỹ: xác nhận phiếu xong, số tồn trên sổ thủ quỹ là số bạn mong đếm được trong két. Ba loại sổ tiền và cách ghi chung xem bài sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi.

ketoanx.com/cash-count/cashier-book

1. 1

   Phiếu thu, phiếu chi tiền mặt đã ghi sổ (không phải lưu nháp). Màn chỉ liệt kê chứng từ đã ghi sổ có đụng tới tài khoản 111.

2. 2

   Quyền sửa ở phân hệ Quỹ, ngân hàng để xác nhận. Người chỉ có quyền xem vẫn xem được sổ và bảng đối chiếu, nhưng không thấy ô chọn và nút xác nhận. Bộ quyền mẫu Thủ quỹ có sẵn quyền này. Cách cấp xem ở thành viên, phân quyền.

3. 3

   Tên thủ quỹ, kế toán trưởng, giám đốc điền ở phần thông tin người ký, để in ra có tên dưới chỗ ký. Xem thông tin thuế, người ký.

4. 4

   Nếu mới bắt đầu dùng sổ thủ quỹ trên phần mềm và đã có nhiều phiếu cũ, quyết định xác nhận gộp mọi phiếu cũ một lần (xem phần trường hợp khác).

ketoanx.com/cash-count/cashier-book

Dưới tiêu đề là ô Từ ngày, ô Đến ngày và nút Xem. Mặc định xem từ ngày đầu tháng đến hôm nay.

Sau đó là bốn khối từ trên xuống:

1. 1

   Thông báo màu nhạt, chỉ hiện khi trước ngày Từ ngày còn phiếu có tiền mặt chưa xác nhận. Kèm nút Xác nhận mọi phiếu trước kỳ cho người có quyền sửa.

2. 2

   Khung Phiếu thu, phiếu chi trong kỳ: danh sách phiếu, để xác nhận.

3. 3

   Khung có tên bắt đầu bằng "Đối chiếu sổ kế toán tiền mặt với sổ thủ quỹ từ" và kèm ngày bạn chọn: bảng theo ngày.

4. 4

   Khung "Sổ quỹ của thủ quỹ từ … đến …": sổ quỹ chỉ gồm phiếu đã xác nhận, đây là phần in ra.

ketoanx.com/cash-count/cashier-book

Màn này không có biểu mẫu nhập chứng từ. Thứ bạn chọn và bấm gồm:

Các nút:

Danh sách phiếu có các cột Ngày, Số phiếu (bấm để mở chứng từ), Diễn giải, Thu, Chi, Thủ quỹ (trạng thái "Đã xác nhận" kèm người xác nhận và ngày, hoặc "Chưa xác nhận").

ketoanx.com/cash-count/cashier-book

Ghi chú cuối bảng nói rõ: chênh lệch tồn bằng tổng thu trừ chi của các phiếu chưa xác nhận tính đến ngày đó. Tức bảng này chỉ lệch vì phiếu chưa xác nhận, không vì lý do nào khác. Dòng "Tồn cuối kỳ" cộng toàn khoảng.

Sổ quỹ thủ quỹ ở khung cuối gồm: tên công ty, địa chỉ, dòng "Tồn đầu kỳ", từng phiếu đã xác nhận (Ngày, Số phiếu, Diễn giải, Thu, Chi, Tồn), và dòng "Cộng phát sinh và tồn cuối kỳ". Chưa xác nhận phiếu nào thì ghi "Thủ quỹ chưa xác nhận phiếu nào trong kỳ."

ketoanx.com/cash-count/cashier-book

Khi mới bắt đầu dùng sổ thủ quỹ trên phần mềm

Phiếu của các kỳ trước thường đã được thủ quỹ nhận trên giấy. Đặt Từ ngày là ngày đầu kỳ bạn muốn bắt đầu; nếu có phiếu cũ chưa xác nhận, thông báo ở đầu trang hiện "Trước ngày … còn N phiếu có tiền mặt thủ quỹ chưa xác nhận, nên tồn đầu kỳ của sổ thủ quỹ lệch sổ kế toán … đồng." Bấm Xác nhận mọi phiếu trước kỳ và đồng ý hộp hỏi. Từ đó tồn đầu kỳ hai sổ khớp.

Chỉ nên làm khi chắc chắn các phiếu cũ đều đã đối chiếu xong, vì việc này xác nhận hàng loạt không xem từng phiếu.

Khi thủ quỹ xác nhận nhầm

Bấm Bỏ xác nhận ở dòng đó. Phiếu quay lại trạng thái "Chưa xác nhận" và đi ra khỏi sổ thủ quỹ. Phiếu đã xác nhận từ trước khi bấm xác nhận lần nữa vẫn giữ nguyên người và thời điểm xác nhận ban đầu.

Khi bảng đối chiếu lệch mà không có phiếu chưa xác nhận

Theo cách tính của màn này, chênh lệch tồn chỉ đến từ phiếu chưa xác nhận. Nếu cột Phiếu chưa xác nhận là 0 mà vẫn lệch, hãy nhìn dòng "Tồn đầu kỳ": lệch có thể đến từ phiếu cũ trước kỳ chưa xác nhận (thông báo đầu trang). Còn khi hai sổ đã khớp mà số trong két vẫn khác thì là việc của kiểm kê quỹ.

Khi kế toán thêm hoặc sửa phiếu sau khi thủ quỹ đã xác nhận

Màn này chỉ lấy phiếu đã ghi sổ. Phiếu mới ghi sổ sau xuất hiện ở trạng thái "Chưa xác nhận" và làm bảng đối chiếu lệch cho tới khi thủ quỹ xác nhận. Phiếu đã xác nhận mà bị bỏ ghi sổ thì rời khỏi danh sách.

Khi công ty có quỹ ngoại tệ hoặc chuyển giữa hai tài khoản con của 111

Danh sách lấy mọi dòng Nợ, Có tài khoản bắt đầu bằng 111. Phiếu chỉ chuyển giữa hai tài khoản con của 111 (Nợ bằng Có về số tiền) không hiện, vì không làm đổi tổng quỹ. Số liệu màn này cộng cả quỹ tiền Việt Nam và quy đổi ngoại tệ như sổ kế toán lưu, còn biên bản kiểm kê quỹ chỉ tính VND.

Khi phiếu chi tiền mặt từ 5 triệu đồng

Màn này không cảnh báo gì. Quy định thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng chi phối việc khấu trừ thuế và tính chi phí của khoản mua; xem bài thanh toán không dùng tiền mặt. Thủ quỹ xác nhận phiếu chỉ nghĩa là tiền đã ra khỏi két, không phải khoản chi đủ điều kiện về thuế.

ketoanx.com/cash-count/cashier-book

Số liệu hai sổ lấy từ chứng từ đã ghi sổ, tức cũng là số trong sổ chi tiết tài khoản 111 ở sổ chi tiết và bảng kê số dư tiền mặt theo ngày. Nút Sổ quỹ kế toán S07 mở sổ kế toán tương ứng. Quy định về sổ quỹ nằm ở bài tài khoản 111 tiền mặt, còn cách đếm và xử lý khi két lệch nằm ở bài kiểm kê quỹ tiền mặt.

ketoanx.com/cash-count/cashier-book

Tối đa 500 phiếu mỗi lần: chọn quá 500 phiếu. Xác nhận thành nhiều lần, hoặc dùng Xác nhận mọi phiếu trước kỳ cho phiếu cũ.

Chưa chọn phiếu nào: chưa tích phiếu nào. Nút "Xác nhận N phiếu đã chọn" chỉ bấm được khi đã chọn.

Câu bắt đầu bằng "Bạn không có quyền" và nhắc phân hệ Quỹ, ngân hàng: tài khoản của bạn chưa có quyền sửa. Nhờ chủ sở hữu hoặc quản trị viên cấp quyền theo thành viên, phân quyền.

Chênh lệch mãi không về Khớp sau khi đã xác nhận hết: mở lại khoảng ngày rộng hơn, kiểm dòng "Tồn đầu kỳ" và thông báo "Trước ngày … còn … phiếu" ở đầu trang.

Trang báo Không có phiếu thu, chi tiền mặt đã ghi sổ trong kỳ: khoảng ngày chưa có phiếu nào. Đổi ngày, hoặc kiểm phiếu còn đang lưu nháp ở thu, chi, chứng từ khác.