Đánh giá lại vay ngoại tệ: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/loans/revalue

Bạn làm được trên màn này: chọn ngày đánh giá, chọn cách ghi chênh lệch, nhập hoặc nhận gợi ý tỷ giá từng loại tiền, xem trước từng khế ước, ghi sổ một lần cho tất cả, và hủy lần gần nhất khi nhầm. Nó đứng sau việc ghi giải ngân và trả nợ ở vay và lịch trả nợ, và là một bước trong cuối kỳ. Các khoản mục ngoại tệ khác (tiền gửi USD, phải thu, phải trả) đánh giá lại ở màn ngoại tệ; khoản vay có khế ước chỉ đánh giá lại ở đây để không bị tính hai lần.

1. 1

   Khế ước vay ngoại tệ đã khai và đã giải ngân, xem bài vay và lịch trả nợ. Khế ước chưa giải ngân hoặc đã tất toán từ trước ngày đánh giá không xuất hiện trong bảng.

2. 2

   Mọi giải ngân và trả nợ đến hết ngày đánh giá đã ghi sổ. Đánh giá lại xong rồi thì không ghi thêm được nghiệp vụ lùi trước ngày đó.

3. 3

   Tỷ giá cuối kỳ trong bảng tỷ giá để phần mềm gợi ý. Chưa có thì bạn nhập tay và giữ chứng từ nguồn của ngân hàng.

4. 4

   Nếu chọn cách ghi qua 413, hệ thống tài khoản phải có 413 (hoặc 4131 với Thông tư 200). Xem hệ thống tài khoản.

5. 5

   Quyền thêm ở phân hệ Quỹ, ngân hàng để ghi sổ; quyền xóa để hủy một lần đánh giá. Người chỉ xem vẫn xem được bảng nhưng không thấy nút ghi sổ.

6. 6

   Kỳ chưa khóa sổ (khóa sổ kế toán).

ketoanx.com/loans/revalue

Phía trên là biểu mẫu chọn tham số, rồi hai khung. Khung đầu mang tên Dư nợ vay ngoại tệ đến ngày bạn chọn là bảng xem trước. Khung sau Các lần đã đánh giá lại là lịch sử, có nút Hủy ở lần gần nhất của mỗi khế ước.

ketoanx.com/loans/revalue

Bảng xem trước có các cột:

Dòng Cộng ở cuối cộng các cột số.

Khi công ty theo Thông tư 133

Mặc định là Qua tài khoản 413 rồi kết chuyển số thuần sang 515 hoặc 635. Cùng số liệu trên, chứng từ có hai dòng: Nợ 413 Có tài khoản vay 10.000.000, rồi kết chuyển Nợ 635 Có 413 10.000.000. Kết quả cuối cùng giống nhau, 413 không còn số dư. Quy định theo bài tỷ giá trong kế toán: từ năm tài chính bắt đầu 01/01/2026 Thông tư 99 ghi thẳng 515, 635; Thông tư 133 qua 413. Với công ty Thông tư 200 thì tài khoản trung gian là 4131. Bạn đổi cách ghi được ở ô Cách ghi chênh lệch, nhưng nên giữ đúng chế độ kế toán của công ty và nhất quán qua các kỳ.

Khi tỷ giá giảm và khoản vay lãi

Cuối tháng 01/2027 tỷ giá còn 25.500, dư nợ vẫn 40.000 USD. Giá trị ghi sổ (sau lần trước) là 1.026.000.000, giá trị đánh giá lại là 1.020.000.000, chênh lệch "Lãi 6.000.000" và chữ Lãi không tô đỏ. Ghi sổ thì Nợ tài khoản vay, Có 515 6.000.000 (Thông tư 133: Nợ vay, Có 413, rồi Nợ 413, Có 515). Mỗi lần đánh giá chỉ tính phần chênh so với lần trước, không cộng dồn.

Khi có nhiều khế ước hoặc nhiều loại tiền

Mỗi loại tiền một ô tỷ giá. Mỗi khế ước có chênh lệch được lập một chứng từ riêng (loại DG) và cùng ghi sổ trong một lần bấm nút. Nút ghi sổ chỉ đếm khế ước có chênh lệch khác 0 và không bị chặn. Khế ước không có chênh lệch thì không sinh chứng từ.

Khi khế ước bị bỏ qua

Cột Ghi chú cho biết lý do. Hai lý do hay gặp: đã đánh giá lại ở ngày đó hoặc sau đó (cùng một ngày không đánh giá hai lần), và đã có giải ngân hoặc trả nợ sau ngày đánh giá. Với lý do thứ hai, hãy chọn ngày đánh giá muộn hơn nghiệp vụ cuối cùng, hoặc đánh giá đúng ngày cuối tháng trước khi ghi thêm nghiệp vụ của tháng sau. Khế ước bị chặn thì khi ghi sổ phần mềm bỏ qua và nêu tên trong thông báo, các khế ước khác vẫn được ghi.

Khi chưa có tỷ giá

Dòng ghi chú hiện "Chưa có tỷ giá" kèm tên tiền, và dưới bảng có câu đỏ nhắc nhập tỷ giá rồi bấm "Tính lại bảng". Nút ghi sổ chỉ hiện khi mọi loại tiền đã có tỷ giá. Phần mềm gợi ý theo bảng tỷ giá: công ty Thông tư 99, Thông tư 133 và hợp tác xã lấy trung bình giữa giá mua chuyển khoản và giá bán; công ty Thông tư 200 lấy giá bán cho nợ phải trả. Nguồn tỷ giá bạn tự chọn và giữ nhất quán, phần mềm không quyết thay.

Khi nhầm và muốn hủy

Ở khung Các lần đã đánh giá lại, bấm Hủy ở dòng gần nhất của khế ước. Phần mềm hỏi "Hủy lần đánh giá lại này và xóa chứng từ của nó?". Chỉ hủy được lần gần nhất, và khi sau đó chưa có giải ngân hay trả nợ nào, và kỳ chưa khóa sổ. Muốn hủy lần cũ hơn thì hủy lần mới trước.

Khi khoản vay là ngoại tệ nhưng ghi bằng chứng từ khác

Khoản vay không có khế ước ở màn vay mà lập bằng chứng từ nghiệp vụ khác (ví dụ vay nước ngoài ghi tay vào 3411) thì không có trong bảng này. Đánh giá lại nó ở màn ngoại tệ, như câu chú thích cuối trang nêu.

Khi trả hoặc tất toán sau lần đánh giá lại

Lần trả gốc kế tiếp ghi giảm nợ theo giá trị ghi sổ bình quân sau đánh giá lại. Với ví dụ trên, trả 10.000 USD ngày 15/01/2027 theo tỷ giá 25.700: giảm nợ 1.026.000.000 × 10.000 / 40.000 = 256.500.000 đồng; tiền chi 257.000.000; lỗ thực hiện 500.000 vào 635. Hướng dẫn thao tác ở bài vay và lịch trả nợ.

Mỗi chứng từ loại DG ghi bằng đồng, diễn giải "Đánh giá lại dư nợ vay" kèm số khế ước, số nguyên tệ và tỷ giá. Phần mềm cũng ghi một sự kiện đánh giá lại vào khế ước, để các lần trả gốc sau và việc hủy hoạt động đúng. Ví dụ Minh Phát:

1. 1

   Thông tư 99, tỷ giá tăng: Nợ 635 10.000.000; Có 3411 10.000.000.

2. 2

   Thông tư 99, tỷ giá giảm 6.000.000: Nợ 3411; Có 515 6.000.000.

3. 3

   Qua 413, tỷ giá tăng: Nợ 413 Có 3411 10.000.000, rồi Nợ 635 Có 413 10.000.000.

4. 4

   Qua 413, tỷ giá giảm: Nợ 3411 Có 413 6.000.000, rồi Nợ 413 Có 515 6.000.000.

Tài khoản vay là tài khoản bạn chọn ở ô TK nợ gốc của khế ước, thường 3411.

Số liệu hiện ở nhiều nơi: cột "Gốc còn lại" của khế ước ở màn vay đổi nhãn thành "Gốc còn lại ghi sổ (đã đánh giá lại tỷ giá)", bảng Sự kiện đã ghi sổ có dòng "Đánh giá lại tỷ giá", báo cáo tổng hợp tình hình vay có cột chênh lệch đánh giá lại, và lãi lỗ vào báo cáo kết quả kinh doanh. Lãi hoặc lỗ này là chênh lệch chưa thực hiện, chưa phải tiền thật ra hay vào. Tờ quyết toán thuế TNDN có quy định riêng cho lỗ tỷ giá đánh giá lại: danh sách chi phí không được trừ chỉ nói đến lỗ đánh giá lại tiền và nợ phải thu, không gồm nợ phải trả (bài chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN). Phần mềm không lập phụ lục điều chỉnh thuế, bạn điều chỉnh khi quyết toán.

Những điều phần mềm làm khác hoặc chưa làm. Thứ nhất, lãi vay phải trả bằng ngoại tệ chưa trả (số nguyên tệ lãi dồn) không nằm trong màn này, vì màn chỉ đánh giá dư nợ gốc. Màn trích trước lãi cũng bỏ qua khế ước ngoại tệ, nên khoản lãi dồn bằng ngoại tệ bạn lập tay bằng chứng từ nghiệp vụ khác; khi trả lãi ở màn vay, nhập số đã trích tay vào ô Trong đó đã trích trước bằng chứng từ khác (Nợ 335) để chi phí lãi không bị ghi hai lần, xem bài trích trước lãi vay. Thứ hai, chênh lệch tỷ giá trong giai đoạn đầu tư xây dựng tài sản cố định không được cộng vào giá trị tài sản dở dang (bài kiến thức lãi vay được vốn hóa); màn này luôn ghi vào 515, 635 nên khoản vay đó không cần xử lý riêng. Thứ ba, phần mềm không tự chạy đều mỗi kỳ: không bấm thì không có chứng từ. Tên tài khoản 515 và 635, kết cấu và ví dụ nằm ở bài tài khoản 635 chi phí tài chính.

Nhập tỷ giá đánh giá lại của: câu đầy đủ kèm mã tiền, ví dụ USD. Nhập tỷ giá vào ô của loại tiền đó rồi bấm Tính lại bảng.

Hệ thống tài khoản chưa có tài khoản 413 (Chênh lệch tỷ giá hối đoái). Thêm tài khoản 413 hoặc chọn cách ghi thẳng 515, 635.: bạn đang chọn cách qua 413 mà công ty chưa có tài khoản này. Thêm tài khoản hoặc đổi sang cách ghi thẳng nếu công ty theo Thông tư 99.

Hệ thống tài khoản thiếu tài khoản: thiếu 515, 635 hoặc tài khoản vay của khế ước. Thêm ở hệ thống tài khoản.

Sổ đã khóa đến ngày: ngày đánh giá nằm trong kỳ khóa sổ. Chọn ngày sau ngày khóa hoặc mở khóa theo quy trình của công ty.

Không có chênh lệch tỷ giá nào để ghi sổ: tỷ giá bằng với giá trị ghi sổ hoặc mọi khế ước bị bỏ qua; nếu bị bỏ qua, thông báo kèm "Bỏ qua:" và lý do từng khế ước.

Chỉ hủy được lần đánh giá lại gần nhất của khế ước: có lần đánh giá lại muộn hơn. Hủy lần muộn hơn trước.

Sau lần đánh giá lại đã có chứng từ vay: sau lần đó đã giải ngân hoặc trả nợ. Xóa các chứng từ vay đó rồi hủy đánh giá, vì các lần trả đã tính theo giá trị ghi sổ mới.