Quy tắc sổ phụ: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/bank/rules

Quy tắc dùng ở hai chỗ. Ở màn đối chiếu của tài khoản ngân hàng, đối chiếu, dòng nào khớp quy tắc thì có sẵn nút lập chứng từ. Và khi bạn nhập tệp sổ phụ, quy tắc bật "tự lập" sẽ lập chứng từ ngay, không cần bấm.

Quy tắc đứng sau việc nhập sổ phụ và trước việc đối chiếu số dư với bảng kê số dư ngân hàng. Chứng từ lập ra là báo có (tiền vào) hoặc báo nợ (tiền ra) như lập tay ở thu, chi, chứng từ khác. Về cách tìm lệch giữa sổ phụ và sổ tiền gửi, xem bài đối chiếu sổ phụ ngân hàng.

ketoanx.com/bank/rules

1. 1

   Tài khoản ngân hàng đã khai, xem tài khoản ngân hàng, đối chiếu. Quy tắc chỉ lập chứng từ cho tài khoản ngân hàng bằng đồng Việt Nam.

2. 2

   Hệ thống tài khoản có tài khoản đối ứng bạn định dùng (chi phí ngân hàng, doanh thu tài chính, công nợ), xem hệ thống tài khoản. Tài khoản phải là tài khoản chi tiết đang dùng.

3. 3

   Danh mục khách hàng, nhà cung cấp, nếu quy tắc gắn một đối tượng cố định, xem khách hàng, nhà cung cấp.

4. 4

   Quyền phân hệ Quỹ, ngân hàng: thêm để tạo quy tắc, sửa để sửa, bật hoặc tắt, xóa để xóa. Người chỉ có quyền xem thấy dòng "Bạn chỉ có quyền xem quy tắc."

5. 5

   Muốn chứng từ tự lập được ghi sổ luôn, người nhập sổ phụ cần có quyền ghi sổ ở Quỹ, ngân hàng. Không có quyền này thì chứng từ chỉ được cất ở trạng thái chưa ghi sổ.

ketoanx.com/bank/rules

Khung Danh sách quy tắc kèm số quy tắc trong ngoặc là bảng gồm các cột Ưu tiên, Tên quy tắc, Điều kiện, Kết quả, Cách lập, Tình trạng. Cột "Cách lập" là nhãn Tự lập khi nhập hoặc Chờ bấm Lập. Cột "Tình trạng" là Đang dùng hoặc Đã tắt. Cuối mỗi dòng có nút Tắt hoặc Bật, và nút Xóa.

Dưới bảng là khung Sửa quy tắc, mỗi quy tắc là một mục bấm mở ra biểu mẫu, và khung Thêm quy tắc. Chưa có quy tắc nào thì trang hiện Chưa có quy tắc nào.

ketoanx.com/bank/rules

Nút lưu là Thêm quy tắc hoặc Lưu thay đổi. Mẹo: nếu tài khoản đối ứng là tài khoản theo dõi theo đối tượng như 131, 331 mà bạn không chọn Đối tượng, phần mềm tìm theo số chứng từ (BH00012/26, MH00007/26) hoặc số hóa đơn ghi trong nội dung chuyển khoản.

ketoanx.com/bank/rules

Khi dòng sổ phụ là lãi tiền gửi

Tạo quy tắc Chiều tiền Tiền vào, Cụm từ so khớp lai tien gui, Tài khoản đối ứng 515. Báo có ghi Nợ 112 / Có 515. Lãi tiền gửi không kỳ hạn là doanh thu hoạt động tài chính, xem bài đối chiếu sổ phụ ngân hàng.

Khi khách trả nợ và ghi số chứng từ vào nội dung

Quy tắc Tiền vào, Cụm từ so khớp thanh toan, Tài khoản đối ứng 131, để trống Đối tượng. Khi nội dung có BH00012/26 hoặc số hóa đơn kiểu HD 0001234, phần mềm tìm đối tượng từ chứng từ bán đó. Chỉ lập khi mọi chứng từ tìm thấy cùng một khách. Nội dung không đủ thông tin thì dòng bị bỏ qua với lý do cần chọn đối tượng. Lưu ý: quy tắc này chỉ lập báo có giảm 131, không đối trừ vào từng chứng từ bán. Muốn đối trừ, dùng thu tiền khách hàng để ghép sau.

Khi tiền ra trả nhà cung cấp từ 5 triệu đồng

Dòng sổ phụ là chuyển khoản, nên chính nó là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mà người mua cần để khấu trừ thuế GTGT với khoản từ 5 triệu đồng, theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP, từ 01/7/2025 (xem thanh toán không dùng tiền mặt). Quy tắc Tiền ra, 331, đối tượng cố định là cách nhanh để lập báo nợ cho những khoản trả định kỳ. Báo nợ còn qua cửa duyệt lệnh chi nếu công ty bật duyệt: chứng từ được lập nhưng chưa ghi sổ, chờ người duyệt.

Khi từ một dòng sổ phụ muốn tạo ngay quy tắc

Ở đối chiếu ngân hàng, bấm Tạo quy tắc từ dòng này dưới dòng sổ phụ. Hiện khung gồm Cụm từ khóa (phần mềm lấy sẵn dãy chữ liền nhau dài nhất, tối đa 4 từ, không chứa số), TK đối ứng, Đối tượng, hai ô tích Tự lập chứng từ khi nhập sổ phụ và Chỉ áp cho tài khoản ngân hàng này. Bấm Tạo quy tắc. Quy tắc mới xếp sau mọi quy tắc đang có, chiều tiền lấy theo dấu số tiền của dòng.

Khi hai quy tắc cùng khớp một dòng

Phần mềm xét theo Thứ tự ưu tiên từ nhỏ đến lớn và dùng quy tắc khớp đầu tiên. Đặt quy tắc cụ thể (nhiều điều kiện) ở số nhỏ, quy tắc chung ở số lớn. Cùng số ưu tiên thì quy tắc tạo trước được xét trước.

Khi lập hàng loạt cho các dòng đang chờ

Ở màn đối chiếu, nút Lập theo quy tắc cho mọi dòng lập chứng từ cho mọi dòng chưa khớp có quy tắc khớp, kể cả quy tắc chưa bật tự lập. Phần mềm hỏi lại trước khi chạy và liệt kê các dòng bị bỏ qua kèm lý do.

ketoanx.com/bank/rules

Theo quy tắc, mỗi dòng sổ phụ thành một chứng từ một bút toán:

1. 1

   Tiền vào lập báo có: Nợ tài khoản kế toán của ngân hàng (112…), Có tài khoản đối ứng.

2. 2

   Tiền ra lập báo nợ: Nợ tài khoản đối ứng, Có tài khoản kế toán của ngân hàng.

Số tiền là giá trị tuyệt đối của dòng. Nếu tài khoản đối ứng theo dõi theo đối tượng, đối tượng gắn ở phía tài khoản đối ứng. Chứng từ có lý do "Lập từ sổ phụ ngân hàng", sửa và xóa được ở thu, chi như chứng từ lập tay. Phần mềm không lập chứng từ khi sổ tiền gửi đã có chứng từ cùng số tiền trong vòng 3 ngày với dòng đó, để khỏi ghi hai lần; dòng ấy nên được ghép thay vì lập mới.

Phần mềm làm khác luật ở một điểm: quy tắc chỉ lập một bút toán một dòng, nên không tách thuế GTGT. Phí ngân hàng có hóa đơn GTGT thì quy tắc đưa cả số tiền vào một tài khoản chi phí. Muốn tách phần thuế đầu vào (Nợ 133), sửa chứng từ sau khi lập hoặc lập tay.

Để kiểm lại, xem sổ tiền gửi ở sổ chi tiết và danh sách báo có, báo nợ ở thu, chi.

ketoanx.com/bank/rules

Quy tắc cần ít nhất một điều kiện: chiều tiền, nội dung hoặc khoảng số tiền: Chiều tiền đang là Cả hai chiều và bạn để trống cụm từ và số tiền. Chọn tiền vào hoặc tiền ra, hoặc thêm điều kiện.

Số tiền từ phải không lớn hơn số tiền đến: đảo hai cận. Sửa lại.

Nội dung so khớp cần có chữ hoặc số: cụm từ chỉ có dấu câu. Gõ cụm có chữ hoặc số.

câu Hệ thống tài khoản thiếu tài khoản 6499. Thêm tài khoản ở màn hình Hệ thống tài khoản: mã đối ứng sai hoặc chưa có. Nếu mã là tài khoản tổng hợp, phần mềm báo phải hạch toán vào tài khoản chi tiết, hãy chọn tài khoản con. Tài khoản đã ngừng dùng thì phần mềm báo tài khoản đã ngừng dùng.

Tài khoản đối ứng trùng với tài khoản kế toán của chính tài khoản ngân hàng: bạn chọn 112 làm đối ứng cho chính ngân hàng đó. Chuyển giữa hai tài khoản ngân hàng của công ty không nên dùng quy tắc, hãy lập chứng từ chuyển tiền nội bộ.

Không có quy tắc nào khớp dòng này; hãy chọn tài khoản đối ứng: bấm Lập chứng từ khi dòng không còn khớp quy tắc nào (có thể quy tắc đã tắt). Nhập TK đối ứng rồi bấm Lập tay.

Từ khóa không có trong nội dung của dòng sổ phụ này: khi tạo quy tắc từ dòng, cụm từ khóa gõ lại không nằm trong nội dung dòng. Sửa lại cụm cho đúng chữ.

Dòng bị bỏ qua vì tài khoản ngoại tệ: câu báo có dạng "là tài khoản ngoại tệ; hãy lập chứng từ có tỷ giá ở màn hình Thu, chi". Với tài khoản USD, lập tay để nhập tỷ giá.

Dòng bị bỏ qua vì kỳ đã khóa sổ: ngày của dòng nằm trong kỳ đã khóa, xem khóa sổ kế toán.