Theo dõi tạm ứng: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/advances/aging

Trên màn này bạn làm được: xem số dư tạm ứng theo từng nhân viên tại một ngày bất kỳ, xem phần dư rơi vào nhóm nào trong bốn nhóm tuổi, biết lần tạm ứng cũ nhất còn mở và số ngày đã qua, phát hiện người hoàn thừa tiền, in bảng, và nhảy sang quyết toán cho đúng người. Màn không ghi sổ gì. Nó đứng sau lập phiếu chi tạm ứng và quyết toán tạm ứng; xác nhận số dư với từng người thì in biên bản ở đối chiếu công nợ tạm ứng.

ketoanx.com/advances/aging

1. 1

   Các lần chi tạm ứng đã ghi sổ, mỗi lần ghi Nợ 141 và gắn đúng nhân viên ở Đối tượng Nợ. Dòng 141 không gắn nhân viên bị bỏ qua, màn chỉ tính các dòng có gắn người (câu ghi chú cuối bảng nói rõ điều này).

2. 2

   Các lần quyết toán, nộp lại tiền cũng gắn đúng nhân viên ở phía Có 141. Quyết toán lập ở màn quyết toán tạm ứng thì phần mềm gắn sẵn.

3. 3

   Quyền xem phân hệ Quỹ, ngân hàng. Màn chỉ đọc nên không cần quyền thêm.

4. 4

   Nhân viên đã được đánh dấu trong danh mục khách hàng, nhà cung cấp để còn quyết toán được từ màn này.

5. 5

   Nếu mới chuyển số liệu từ phần mềm cũ: số dư đầu kỳ 141 đã nhập theo từng nhân viên, vì phần mềm lấy số dư theo người.

ketoanx.com/advances/aging

Dưới tiêu đề là ô Đến ngày, mặc định hôm nay. Chọn ngày khác (ví dụ ngày cuối tháng) rồi bấm Xem để biết tình trạng tại ngày đó. Ngày không hợp lệ thì phần mềm dùng hôm nay. Khung kết quả có tên Tuổi khoản tạm ứng đến ngày kèm ngày bạn chọn.

Khi không nhân viên nào còn dư, khung báo "Không nhân viên nào còn dư tạm ứng".

ketoanx.com/advances/aging

Quy tắc trừ nợ: các lần hoàn ứng và quyết toán (ghi Có 141) trừ vào lần tạm ứng cũ nhất trước. Số dư đầu kỳ nhập tay không có ngày tạm ứng nên được tính tuổi từ ngày 31/12 của năm trước. Dòng ghi chú cuối bảng nêu đúng ngày này. Bảng xếp những người có khoản cũ nhất lên đầu.

ketoanx.com/advances/aging

Khi muốn biết tình trạng tại một ngày trong quá khứ

Chọn Đến ngày là ngày đó. Phần mềm chỉ tính chứng từ đã ghi sổ có ngày ghi sổ đến ngày chọn, nên kết quả khớp với sổ tại thời điểm đó, không bị ảnh hưởng bởi quyết toán lập sau.

Khi thấy nhãn Hoàn thừa cạnh tên nhân viên

Người đó đã nộp lại hoặc quyết toán nhiều hơn số đã nhận, thường vì phiếu chi tạm ứng chưa gắn đúng nhân viên, hoặc chi bù phần thiếu chưa ghi. Mở sổ chi tiết 141 của người đó ở màn quyết toán, tìm dòng ghi Nợ 141 bị gắn nhầm người hoặc bị bỏ trống, rồi sửa chứng từ.

Khi số tổng ở đây khác số dư 141 trên bảng cân đối

Số dư 141 trên sổ cái tính cả các dòng không gắn nhân viên, còn màn này bỏ qua chúng. Chênh lệch đúng bằng các dòng đó. Tìm và gắn nhân viên cho chúng, xem thêm bài sổ chi tiết.

Khi cần xác nhận số dư với nhân viên

Màn này không có mẫu xác nhận. In biên bản có chữ ký ở đối chiếu công nợ tạm ứng. Công ty tự quy định mức tuổi nào thì phải nhắc; các nhóm 30, 60, 90 ngày chỉ là cách chia của phần mềm.

Khi chưa có người nào được tạm ứng

Tạm ứng mới bắt đầu bằng giấy đề nghị và phiếu chi. Xem giấy đề nghị tạm ứng. Với công ty dùng Thông tư 133, chế độ cũ cấm ứng tiếp khi chưa thanh toán dứt điểm khoản trước; Thông tư 99 để quy chế công ty quyết định (xem bài 141). Màn này giúp bạn thấy ai còn nợ trước khi duyệt lần ứng mới, nhưng phần mềm không tự chặn.

ketoanx.com/advances/aging

Để kiểm: mở sổ chi tiết 141 của người đó ở khung dưới màn quyết toán tạm ứng, hoặc sổ chi tiết. Đối chiếu số dư 141 tổng với bảng cân đối kế toán nếu thấy chênh lệch.

ketoanx.com/advances/aging

Màn này không có thông báo lỗi riêng. Các tình huống dễ nhầm:

Bảng trống dù bạn biết có tạm ứng: phiếu chi tạm ứng chưa ghi sổ, hoặc không gắn nhân viên ở Đối tượng Nợ. Mở phiếu chi, gắn nhân viên và ghi sổ.

Số dư lớn hơn thực tế: quyết toán đã lập nhưng gắn ở một nhân viên khác, hoặc nộp lại tiền bằng phiếu thu ghi Có 141 không gắn người. Xem sổ chi tiết của từng người.

Tuổi tính lệch: số dư đầu kỳ nhập tay coi như tạm ứng từ 31/12 năm trước, nên người có số dư đầu kỳ sẽ hiện "Số dư đầu kỳ" và tuổi tính từ đó, không phải từ ngày tạm ứng thật.