Cách tạo loại chứng từ tự định nghĩa trên KetoanX

Q: Người chỉ có quyền xem có thấy màn này không?

Họ vào được màn nếu có quyền xem phân hệ Quỹ, ngân hàng, nhưng không thấy khung thêm, nút sửa, ngừng dùng và xóa.

Chức năng này dùng để làm gì

Màn này là danh mục các loại chứng từ riêng của công ty. Mỗi loại dựa trên một trong năm loại nhập tay có sẵn (chứng từ nghiệp vụ khác, phiếu thu, phiếu chi, báo có, báo nợ) và thêm ba thứ: tiền tố đánh số riêng, nhóm để gom khi báo cáo, và định khoản cùng diễn giải gợi ý.

Màn Loại chứng từ tự định nghĩa với loại Phân bổ chi phí quản lý tiền tố PBCP nằm trong nhóm Chi phí — Màn Loại chứng từ tự định nghĩa: mỗi loại ghi tên, tiền tố, loại gốc, định khoản gợi ý và số chứng từ đã lập, kèm nút Lập chứng từ, Sửa, Ngừng dùng.

Trên màn này bạn làm được: thêm loại mới, sửa loại, ngừng dùng hoặc dùng lại, xóa loại chưa có chứng từ, mở thẳng màn lập chứng từ theo loại, xem danh sách chứng từ của cả một nhóm, đổi tên hoặc gộp nhóm.

Loại tự định nghĩa không thay đổi cách ghi sổ. Một chứng từ loại Phiếu chi tạm ứng công tác dựa trên phiếu chi vẫn là phiếu chi: nó vào sổ quỹ, sổ nhật ký chung và các báo cáo y như phiếu chi thường. Cái khác là số chứng từ mang tiền tố riêng và chứng từ được tính vào tổng hợp chứng từ theo nhóm loại.

Màn này đứng trước việc lập chứng từ ở thu, chi, chứng từ khác. Chứng từ lặp theo tháng ở chứng từ định kỳ thì chưa gắn được loại tự định nghĩa (xem phần Hỏi đáp).

Trước khi bắt đầu

Hai ô TK Nợ gợi ý và TK Có gợi ý đã chọn tài khoản 6422 và 242 từ hệ thống tài khoản — Tài khoản gợi ý phải là tài khoản chi tiết có trong hệ thống tài khoản: 6422 ở TK Nợ gợi ý, 242 ở TK Có gợi ý.

Quyền phân hệ Quỹ, ngân hàng. Muốn thêm loại cần quyền thêm, muốn sửa hoặc ngừng dùng cần quyền sửa, muốn xóa cần quyền xóa. Thiếu quyền nào thì khung hoặc nút tương ứng không hiện.
Hệ thống tài khoản đã có tài khoản bạn định gợi ý, xem hệ thống tài khoản. Tài khoản gợi ý phải là tài khoản chi tiết, đang dùng.
Cách đánh số chung của công ty (số chữ số, đặt lại theo năm) đã chọn ở quy tắc đánh số chứng từ. Loại tự định nghĩa theo đúng quy tắc ấy, chỉ khác tiền tố.
Biết sẵn loại gốc cho loại mới: chi tiền mặt thì phiếu chi, nhận tiền vào tài khoản thì báo có, chứng từ không động tới quỹ hay ngân hàng thì chứng từ nghiệp vụ khác. Phần chế độ kế toán ở bài chứng từ kế toán theo Thông tư 99: công ty được tự thiết kế mẫu chứng từ, miễn đủ nội dung chủ yếu.

Mở màn hình

Vào menu Quỹ, ngân hàng, Loại chứng từ tự định nghĩa. Trang có tiêu đề Loại chứng từ tự định nghĩa. Trên đầu trang có hai nút lối tắt: Danh sách chứng từ và Tổng hợp theo nhóm.

Menu bên trái, mục Loại chứng từ tự định nghĩa trong nhóm Quỹ, ngân hàng được viền vàng — Menu bên trái: Quỹ, ngân hàng, rồi Loại chứng từ tự định nghĩa.

Bên dưới là khung Thêm loại chứng từ, rồi khung Loại chứng từ của công ty kèm số loại trong ngoặc. Các loại được gom theo nhóm; mỗi nhóm có một dải tiêu đề và liên kết Xem chứng từ của nhóm, bấm vào sẽ mở danh sách chứng từ đã lọc theo nhóm đó. Loại chưa xếp nhóm nằm cuối, dưới tiêu đề Khác. Chưa có loại nào thì trang hiện Chưa có loại chứng từ tự định nghĩa.

Mỗi dòng loại ghi tên, tiền tố, và dòng nhỏ bên dưới cho biết loại gốc, định khoản gợi ý (dạng Nợ 6422 / Có 242) và số chứng từ đã lập. Cuối trang là khung Đổi tên, gộp nhóm loại chứng từ, chỉ hiện khi có ít nhất một loại đã xếp nhóm và bạn có quyền sửa.

Các ô cần nhập

Khung Thêm loại chứng từ và nút Sửa trên từng dòng dùng cùng một biểu mẫu. Chỉ hai ô đầu là bắt buộc về mặt thực tế; các ô gợi ý để trống cũng được.

Khung Thêm loại chứng từ với các ô Dựa trên loại, Tiền tố số, Tên loại, Nhóm, TK Nợ gợi ý, TK Có gợi ý, Diễn giải gợi ý — Khung Thêm loại chứng từ: Dựa trên loại, Tiền tố số, Tên loại chứng từ, Nhóm chứng từ, TK Nợ gợi ý, TK Có gợi ý, Diễn giải gợi ý.

Ô	Ý nghĩa và cách nhập	Bắt buộc	Ví dụ
Dựa trên loại	Loại gốc có sẵn. Quyết định chứng từ ghi vào sổ nào. Loại đã có chứng từ thì ô bị khóa, không đổi được.	Có	Phiếu chi tiền mặt
Tiền tố số	2 đến 8 ký tự chữ hoa và số, bắt đầu bằng chữ cái. Phần mềm tự đổi sang chữ hoa.	Có	PBCP
Tên loại chứng từ	Tên hiện trong danh sách và khi chọn loại lúc lập chứng từ. Ít nhất 2 ký tự, tối đa 120.	Có	Phân bổ chi phí quản lý
Nhóm chứng từ	Tên nhóm để gom loại. Gõ trùng tên nhóm có sẵn thì vào cùng nhóm. Tối đa 80 ký tự.	Không	Chi phí
TK Nợ gợi ý	Tài khoản chi tiết điền sẵn vào cột Nợ khi lập chứng từ.	Không	6422
TK Có gợi ý	Tài khoản chi tiết điền sẵn vào cột Có.	Không	242
Diễn giải gợi ý	Câu điền sẵn vào diễn giải nếu bạn chưa gõ gì. Tối đa 300 ký tự.	Không	Phân bổ chi phí bảo hiểm tháng này

Dưới biểu mẫu có dòng nhắc quy tắc tiền tố: không trùng tiền tố có sẵn, không bắt đầu bằng tiền tố của loại gốc. Ví dụ phiếu chi có tiền tố PC, nên loại dựa trên phiếu chi không đặt được PCTU, nhưng đặt được TUCT. Số chứng từ sẽ có dạng PBCP00001/26.

Khung Đổi tên, gộp nhóm loại chứng từ có hai ô: Nhóm hiện có (chọn trong danh sách) và Đổi thành (trùng tên nhóm khác là gộp; để trống là bỏ xếp nhóm), cùng nút Đổi nhóm.

Ở mỗi dòng loại còn có các nút: Lập chứng từ (chỉ khi loại đang dùng và bạn có quyền thêm), Sửa, Ngừng dùng hoặc Dùng lại, Xóa (chỉ khi loại chưa có chứng từ nào).

Làm từng bước: tạo loại phân bổ chi phí quản lý rồi lập một chứng từ

Ví dụ: công ty TNHH Minh An trả trước 12 triệu đồng phí bảo hiểm cháy nổ ngày 02/01/2026, ghi vào tài khoản 242 (chi phí trả trước). Mỗi tháng kế toán phân bổ 1 triệu đồng vào chi phí quản lý (6422). Việc này lặp lại, nên kế toán lập một loại riêng.

Khung Thêm loại chứng từ đã điền tiền tố PBCP, tên Phân bổ chi phí quản lý, nhóm Chi phí, TK Nợ 6422, TK Có 242 — Loại mới: tiền tố PBCP, tên Phân bổ chi phí quản lý, nhóm Chi phí, TK Nợ gợi ý 6422, TK Có gợi ý 242, rồi bấm Thêm loại chứng từ.

Vào Quỹ, ngân hàng, Loại chứng từ tự định nghĩa.
Ở khung Thêm loại chứng từ, chọn Dựa trên loại là Chứng từ nghiệp vụ khác, vì phân bổ không động tới quỹ hay ngân hàng.
Gõ Tiền tố số là PBCP, Tên loại chứng từ là Phân bổ chi phí quản lý, Nhóm chứng từ là Chi phí.
Gõ TK Nợ gợi ý là 6422 và TK Có gợi ý là 242. Khi gõ, ô gợi ý các tài khoản trong hệ thống.
Gõ Diễn giải gợi ý: Phân bổ phí bảo hiểm cháy nổ tháng này.
Bấm Thêm loại chứng từ. Dưới nút hiện câu Đã thêm loại chứng từ Phân bổ chi phí quản lý, loại xuất hiện trong nhóm Chi phí.
Bấm Lập chứng từ ở dòng loại vừa tạo. Màn lập chứng từ mở ra với loại này đã chọn, cột Nợ là 6422, cột Có là 242, diễn giải đã điền.
Nhập số tiền 1.000.000, ngày hạch toán 31/01/2026, rồi cất theo hướng dẫn ở thu, chi, chứng từ khác.

Kết quả: chứng từ có số PBCP00001/26, Nợ 6422 và Có 242 đều 1.000.000 đồng. Tháng sau chứng từ kế tiếp là PBCP00002/26.

Các trường hợp khác

Ngoài cách làm ở trên, bạn sẽ gặp bốn tình huống sau.

Khung sửa loại mở ra ngay dưới dòng loại, ô Tiền tố số được viền vàng — Muốn đổi tiền tố: bấm Sửa ở dòng loại, đổi Tiền tố số rồi bấm Lưu loại chứng từ; số đã cấp giữ nguyên.

Khi muốn đổi tiền tố của loại đã dùng

Bấm Sửa ở dòng loại, đổi Tiền tố số, bấm Lưu loại chứng từ. Số đã cấp giữ nguyên. Chứng từ mới lấy tiền tố mới và đếm tiếp từ bộ đếm riêng của loại, nên bạn có thể thấy PBCP00005/26 rồi đến QLCP00006/26. Nếu công ty có yêu cầu số chứng từ liên tục theo từng tiền tố, đừng đổi giữa năm.

Khi không còn dùng một loại

Loại đã có chứng từ không xóa được. Bấm Ngừng dùng: loại mang nhãn Ngừng dùng, không còn nằm trong danh sách chọn khi lập chứng từ mới, nhưng chứng từ cũ vẫn xem và sửa được, báo cáo vẫn đếm. Bấm Dùng lại để đưa loại trở lại. Loại chưa có chứng từ nào thì có nút Xóa và phần mềm hỏi lại trước khi xóa.

Khi muốn gom hoặc đổi tên nhóm

Dùng khung Đổi tên, gộp nhóm loại chứng từ. Chọn nhóm cũ ở Nhóm hiện có, gõ tên mới. Gõ trùng tên một nhóm khác là gộp hai nhóm làm một. Để trống ô Đổi thành là bỏ xếp nhóm cho mọi loại thuộc nhóm đó (chúng chuyển xuống dải Khác).

Khi phiếu chi hoặc báo nợ thuộc loại tự định nghĩa

Loại gốc quyết định cách ghi sổ. Báo nợ ngân hàng vẫn phải qua cửa duyệt lệnh chi nếu công ty bật duyệt. Về luật: khoản mua từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì thuế GTGT đầu vào mới được khấu trừ, theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP, từ 01/7/2025 (xem thanh toán không dùng tiền mặt). Phần mềm không chặn bạn lập phiếu chi tiền mặt trên 5 triệu, dù loại là gì. Hãy tự kiểm khi lập.

Phần mềm tự ghi gì

Tạo, sửa, ngừng dùng loại không sinh bút toán nào. Phần mềm chỉ lưu danh mục và ghi nhật ký thao tác. Khi lập chứng từ theo loại, bút toán là bút toán của loại gốc với tài khoản bạn nhập. Với ví dụ Minh An: Nợ 6422 / Có 242, 1.000.000 đồng. Tài khoản gợi ý chỉ điền sẵn, bạn sửa được từng dòng trước khi cất.

Lập chứng từ theo loại PBCP: Nợ 6422, Có 242, số tiền 1.000.000 đã điền sẵn — Chứng từ lập theo loại này ghi Nợ 6422 / Có 242, 1.000.000 đồng; tài khoản gợi ý chỉ điền sẵn, bạn sửa được từng dòng.

Chứng từ lập theo loại này có hai dấu: loại gốc (để vào sổ) và mã loại tự định nghĩa (để lọc, đếm). Để kiểm lại, mở Quỹ, ngân hàng, Thu, chi, chứng từ khác và dùng bộ lọc nâng cao Loại tự định nghĩa hoặc Nhóm loại chứng từ (hai ô này chỉ hiện khi công ty đã có loại). Chứng từ cũng hiện trong sổ nhật ký chung theo ngày hạch toán.

Lỗi hay gặp và cách xử lý

Tiền tố gồm 2 đến 8 ký tự chữ hoa và số, bắt đầu bằng chữ cái (ví dụ PBCP, CTK): tiền tố có dấu cách, dấu tiếng Việt, hoặc bắt đầu bằng số. Gõ lại chỉ chữ cái không dấu và số.

Khung Thêm loại chứng từ báo tiền tố PT đã dùng cho loại chứng từ có sẵn — Gõ tiền tố PT trùng loại có sẵn thì máy báo Tiền tố PT đã dùng cho loại chứng từ có sẵn; chọn tiền tố khác.

câu Tiền tố PT đã dùng cho loại chứng từ có sẵn: tiền tố trùng một loại của phần mềm như PT, PC, BC, BN, BH, MH. Chọn tiền tố khác.

câu Tiền tố không được bắt đầu bằng PC (tiền tố của loại gốc): loại dựa trên phiếu chi không dùng tiền tố mở đầu bằng PC. Đổi sang tiền tố như TUCT, hoặc đổi loại gốc nếu bạn chọn nhầm.

câu Tiền tố PBCP đã dùng cho loại chứng từ khác của công ty: hai loại không chung tiền tố. Đặt tiền tố khác, hoặc sửa loại cũ.

câu Tài khoản không có trong hệ thống: 6499: tài khoản gợi ý không có trong hệ thống tài khoản hoặc đã ngừng dùng. Kiểm lại mã, hoặc thêm tài khoản trước.

câu Tài khoản gợi ý phải là tài khoản chi tiết: 642: 642 có tài khoản con (6421, 6422). Chọn tài khoản con.

Loại đã có chứng từ nên không đổi được loại gốc: không đổi được Dựa trên loại khi đã lập chứng từ. Tạo loại mới với tiền tố khác và ngừng dùng loại cũ.

câu Loại đã có 12 chứng từ, không xóa được. Hãy ngừng dùng.: bấm Ngừng dùng thay vì xóa.

Hỏi đáp

Những thắc mắc thường gặp khi mới dùng loại tự định nghĩa.

Dòng loại Phân bổ chi phí quản lý ghi dựa trên chứng từ nghiệp vụ khác, Nợ 6422 Có 242 — Loại tự định nghĩa là một loại có sẵn đeo thêm tên, tiền tố và định khoản gợi ý: dòng này ghi loại gốc là chứng từ nghiệp vụ khác.

Loại tự định nghĩa khác gì một loại chứng từ có sẵn?

Nó không phải một loại sổ mới. Nó là loại có sẵn đeo thêm tên, tiền tố số và định khoản gợi ý. Sổ quỹ, sổ nhật ký chung đọc nó như loại gốc.

Tài khoản gợi ý có ép tôi hạch toán theo đó không?

Không. Đó chỉ là giá trị điền sẵn khi mở màn lập chứng từ. Bạn đổi tài khoản trên từng dòng trước khi cất.

Nên đặt bao nhiêu loại?

Chỉ tạo cho kiểu chứng từ lặp đi lặp lại và cần gom báo cáo riêng. Loại nào cũng thêm một dãy số mới phải theo dõi, nên đừng tạo cho việc chỉ làm một lần.

Đổi tên loại có làm đổi số chứng từ cũ không?

Không. Tên chỉ là nhãn hiển thị. Số chứng từ đã cấp giữ nguyên, kể cả khi bạn đổi tiền tố sau đó.

Chứng từ định kỳ có lập theo loại tự định nghĩa được không?

Chưa. Màn chứng từ định kỳ không có ô chọn loại tự định nghĩa, nên chứng từ nó sinh ra là chứng từ loại gốc thường và không nằm trong bảng tổng hợp theo nhóm. Cần gom chúng thì lập tay theo loại.

Người chỉ có quyền xem có thấy màn này không?

Họ vào được màn nếu có quyền xem phân hệ Quỹ, ngân hàng, nhưng không thấy khung thêm, nút sửa, ngừng dùng và xóa.

Hướng dẫn khác trong nhóm Quỹ, ngân hàng

Dùng thử trên sổ của chính bạn

Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.

Dùng miễn phí Tất cả hướng dẫn

Loại chứng từ tự định nghĩa: cách dùng trên KetoanX