Công nợ tổng hợp: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/reports/debt

Nó đứng sau việc lập chứng từ bán, chứng từ mua và thu, trả tiền. Muốn biết nợ nằm ở hóa đơn nào thì sang công nợ theo hóa đơn. Muốn biết nợ quá hạn bao lâu thì sang tuổi nợ. Khung chung của mảng này ở bài kế toán vốn bằng tiền và công nợ.

ketoanx.com/reports/debt

1. 1

   Chứng từ bán, mua, phiếu thu, phiếu chi của kỳ đã ghi sổ. Chứng từ lưu nháp không có trong bảng. Xem chứng từ bán hàng và chứng từ mua hàng.

2. 2

   Công ty đã nhập số dư đầu kỳ nếu bắt đầu dùng KetoanX giữa chừng. Xem công nợ đầu kỳ theo hóa đơn và số dư đầu kỳ.

3. 3

   Mỗi khách, mỗi nhà cung cấp là một dòng trong danh mục, xem khách hàng, nhà cung cấp. Chứng từ không chọn đối tượng sẽ rơi vào dòng riêng, đọc ở phần dưới.

4. 4

   Quyền xem phân hệ Quỹ, ngân hàng. Muốn bấm Xuất Excel cần thêm quyền xuất Excel.

ketoanx.com/reports/debt

Hàng nút trên đầu trang: In báo cáo (kèm bảng tùy chọn in và nút Ghi nhớ để lưu báo cáo cùng bộ lọc đang xem, mở lại ở tất cả báo cáo), Tuổi nợ, Công nợ theo hóa đơn, Theo nhóm, Giấy đề nghị thanh toán (chỉ hiện với phải thu), Biên bản bù trừ và Xuất Excel. Ba nút Theo nhóm, Giấy đề nghị thanh toán, Biên bản bù trừ mở các màn riêng, cách dùng ở bài tất cả báo cáo.

Dưới đó là hai nút đổi phía Phải thu 131 và Phải trả 331, rồi hai ô Từ ngày, Đến ngày và nút Xem. Các nút Tuổi nợ, Công nợ theo hóa đơn, Xuất Excel mang theo phía và khoảng ngày bạn đang chọn.

ketoanx.com/reports/debt

Dấu của số dư là điều người mới hay đọc nhầm. Dòng chữ nhỏ dưới bảng nhắc: số dương là dư Nợ, số âm là dư Có. Với 131, dư Nợ là khách còn nợ bạn, dư Có là khách đã trả trước hoặc trả thừa. Với 331 thì ngược lại về ý nghĩa: số âm (dư Có) mới là bạn còn nợ nhà cung cấp, số dương là bạn đã trả trước cho họ.

Dòng Tổng cộng ở cuối cộng đại số cả cột, nên khách dư Nợ và khách dư Có bù nhau trong tổng. Báo cáo tài chính không được bù như vậy, xem phần hỏi đáp.

Dòng có tên (không chỉ rõ đối tượng) gom các bút toán vào 131 hoặc 331 mà không gắn khách hay nhà cung cấp nào. Bảng chỉ hiện những đối tượng có số khác 0. Nếu cả kỳ không có gì, bảng ghi Không có số liệu công nợ..

ketoanx.com/reports/debt

Khi xem công nợ phải trả nhà cung cấp

Bấm Phải trả 331. Ví dụ Minh Phát mua chịu của Công ty Thành Công 150.000.000 đồng, chưa trả: dòng này có Phát sinh Có 150.000.000 và Dư cuối kỳ -150.000.000. Dấu âm ở đây là bình thường, vì nợ phải trả nằm bên Có. Nút Giấy đề nghị thanh toán không hiện ở phía này.

Khi cần số dư tại một ngày cụ thể

Đặt Từ ngày và Đến ngày cùng một ngày, ví dụ 30/09/2026. Dư cuối kỳ là số dư hết ngày đó. Hoặc đặt Từ ngày là đầu năm để xem phát sinh lũy kế từ đầu năm, khi đó Dư đầu kỳ là số dư cuối năm trước.

Khi công nợ có cả ngoại tệ

Bảng này chỉ hiện số quy đổi ra đồng, không tách nguyên tệ. Muốn xem từng khách theo từng loại tiền dùng màn Theo nhóm, hoặc lập thông báo công nợ theo ngoại tệ. Đánh giá lại tỷ giá cuối kỳ cũng làm số dư đổi mà không có chứng từ bán nào mới, xem bài tỷ giá trong kế toán.

Khi cần đối chiếu với khách hoặc bù trừ

Từ số liệu ở đây, mở công nợ theo hóa đơn để in biên bản đối chiếu. Khi cùng một đối tượng vừa mua vừa bán, nút Biên bản bù trừ mở biên bản của chứng từ bù trừ đã lập. Điều kiện để khoản bù trừ vẫn được khấu trừ thuế ở bài bù trừ công nợ: hợp đồng phải ghi phương thức này và hai bên có biên bản.

Khi có dòng không chỉ rõ đối tượng

Có bút toán vào 131 hoặc 331 mà chưa gắn đối tượng, thường do chứng từ nhập tay hoặc bút toán kết chuyển. Số liệu của bảng vẫn khớp sổ cái, nhưng bạn không biết ai nợ. Mở chứng từ liên quan ở sổ chi tiết, bổ sung đối tượng cho dòng công nợ rồi xem lại.

ketoanx.com/reports/debt

Vì lấy theo tài khoản chứ không theo chứng từ bán, bảng gồm cả phiếu thu, bù trừ, trả lại hàng, giảm giá, đánh giá lại và xóa nợ. Đây là điểm khác với công nợ theo hóa đơn, vốn chỉ liệt kê chứng từ bán, mua chịu. Kiểm lại bằng tuổi nợ: cột Số dư công nợ ở đó phải bằng Dư cuối kỳ ở đây của cùng một ngày. Theo Thông tư 99, công nợ phải theo dõi chi tiết theo từng đối tượng, mẫu bảng tổng hợp không bắt buộc; bảng này là bảng tổng hợp đó.

Tổng dư Nợ không khớp sổ cái 131: gần như luôn do dòng không chỉ rõ đối tượng, hoặc do bạn so con số đã bù trừ. Cộng riêng dư Nợ và dư Có rồi so lại.

Nhà cung cấp hiện số âm: không phải lỗi. Với 331, số âm là công ty còn nợ họ.

Số dư đầu kỳ của một khách lệch với báo cáo năm trước: số dư đầu kỳ chưa nhập đủ hoặc chứng từ năm trước bị sửa sau khi chốt. Kiểm đối chiếu số dư đầu kỳ và khóa sổ kế toán.

Bấm Xuất Excel bị từ chối: tài khoản chưa có quyền xuất Excel ở phân hệ. Nhờ quản trị viên cấp.