Đối chiếu số dư đầu kỳ: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/opening/check

Số dư đầu kỳ của một tài khoản như 156 hay 211 được nhập ở một nơi, còn sổ chi tiết của nó nằm ở nơi khác: tồn kho nằm ở sổ kho, nguyên giá nằm trên thẻ tài sản. Hai nơi nhập độc lập nên rất dễ lệch nhau. Màn Đối chiếu số dư đầu kỳ chỉ đọc, không sửa gì, và tính sáu phép so:

1. 1

   Tổng dư Nợ có bằng tổng dư Có không.

2. 2

   Công nợ theo hóa đơn với số dư 131, 331.

3. 3

   Tồn kho trên sổ kho với số dư các tài khoản kho 15x.

4. 4

   Thẻ tài sản cố định với 211 (212, 213, 217 nếu có) và 214.

5. 5

   Khoản công cụ dụng cụ, chi phí trả trước còn phân bổ với 242.

6. 6

   Khế ước vay với 341.

Màn nằm sau việc nhập số dư đầu kỳ, công nợ đầu kỳ theo hóa đơn, tồn kho đầu kỳ và khế ước vay đầu kỳ, và đứng trước việc lập chứng từ trong kỳ. Về nguyên tắc, khi chuyển số dư sang chế độ mới tổng Nợ và tổng Có phải bằng trước khi chuyển; xem chuyển số dư sang Thông tư 99. Cách đối chiếu cuối kỳ nói chung ở kiểm tra đối chiếu số liệu trước khi khóa sổ.

Đối chiếu không đổi dữ liệu nên chạy nhiều lần cũng không hại. Sổ đã khóa vẫn xem được.

ketoanx.com/opening/check

Ô chọn có nhãn Ngày bắt đầu hạch toán trên phần mềm. Mặc định là ngày mồng một của tháng có chứng từ ghi sổ sớm nhất; công ty chưa ghi chứng từ nào thì là 01/01 của năm hiện tại. Ngày này dùng để quyết định thẻ tài sản, khoản phân bổ và khế ước nào được coi là có từ đầu kỳ. Câu nhỏ bên cạnh nhắc: những thứ bắt đầu trước ngày này được coi là có từ đầu kỳ.

Dòng báo kết quả nằm ngay dưới. Màu xanh: mọi phép khớp tại ngày bạn chọn. Màu đỏ: ghi "Có … phép đối chiếu chưa khớp" kèm số phép lệch.

ketoanx.com/opening/check

Từng bảng:

1. 1

   1. Cân đối Nợ, Có: ba số Tổng dư Nợ, Tổng dư Có, Chênh lệch, nhãn Đã cân hoặc Chưa cân. Chưa cân thì bấm Sửa số dư.

2. 2

   2. Công nợ theo hóa đơn với số dư tài khoản 131, 331: hai dòng, Phải thu khách hàng (131) và Phải trả nhà cung cấp (331). Phần chênh là số dư nhập gộp chưa có hóa đơn. Bảng phụ liệt kê từng đối tượng còn gộp, với cột Nhập gộp, chưa chi tiết và liên kết Nhập chi tiết hóa đơn.

3. 3

   3. Tồn kho đầu kỳ trên sổ kho với số dư các tài khoản 15x: mỗi tài khoản kho một dòng Tồn kho đầu kỳ tài khoản kèm số hiệu. Số sổ kho lấy từ chứng từ nhập tồn đầu kỳ; tài khoản kho riêng của kho (157 kho đại lý, 151 kho hàng đang đi đường) được ưu tiên. Tài khoản 154 không có trên sổ kho nên không so ở đây.

4. 4

   4. Tài sản cố định đầu kỳ với tài khoản 211, 214: dòng nguyên giá theo từng tài khoản và dòng hao mòn lũy kế 214.

5. 5

   5. Công cụ dụng cụ, chi phí trả trước đầu kỳ với tài khoản 242: so giá trị còn phân bổ.

6. 6

   6. Khế ước vay với tài khoản 341: so dư nợ gốc.

ketoanx.com/opening/check

Khi tổng dư Nợ không bằng tổng dư Có

Bảng 1 báo Chưa cân. Nguyên nhân thường là nhập thiếu một tài khoản, nhập nhầm bên Nợ hay Có, hoặc nhập số dư Có của tài khoản như 214 vào bên Nợ. Mở Số dư đầu kỳ, so với bảng cân đối thử của sổ cũ từng tài khoản. Khi đổi từ Thông tư 200 sang Thông tư 99, nhớ ghép các tài khoản bỏ hoặc đổi nghĩa theo Điều 29: 441 và 466 sang 4118, cổ tức ở 338 sang 332, 2413 phần nâng cấp sang 2414. Bảng ghép ở bài chuyển số dư sang Thông tư 99.

Khi công nợ lệch vì số dư nhập gộp

Đây là lệch phổ biến nhất. Bảng 2 cho thấy chênh lệch là số nhập gộp theo đối tượng mà chưa có hóa đơn. Nếu bạn không cần theo dõi từng hóa đơn thì có thể để vậy, nhưng báo cáo tuổi nợ sẽ không đủ. Muốn khớp, tách số gộp thành hóa đơn theo công nợ đầu kỳ theo hóa đơn.

Khi tồn kho sổ kho khác số dư tài khoản kho

Số dư tài khoản nhập ở một màn, sổ kho nhập ở màn khác. Hai số phải bằng nhau, nếu không giá xuất kho và bảng cân đối sẽ lệch ngay tháng đầu. Cách nhập tồn đầu kỳ ở tồn kho đầu kỳ, kiểm sâu hơn ở đối chiếu kho với sổ cái.

Khi thẻ tài sản hoặc khoản phân bổ lệch

Thẻ tài sản chỉ được tính là tài sản đầu kỳ nếu ngày bắt đầu khấu hao trước ngày bạn chọn và thẻ không gắn chứng từ ghi tăng. Thẻ tạo từ chứng từ mua trong kỳ không vào phép so này. Nếu dòng 214 lệch, kiểm cột hao mòn lũy kế đầu kỳ trên từng thẻ ở tài sản cố định. Với 242, xem CCDC, chi phí trả trước.

Khi khế ước vay luôn báo lệch

Bảng 6 so dư nợ gốc trên khế ước với số dư 341. Phép so này lấy số tiền vay của khế ước bắt đầu trước ngày bắt đầu và chưa giải ngân trên phần mềm. Khoản vay đã trả bớt gốc từ trước sẽ lệch, vì khế ước chưa có ô dư nợ gốc đầu kỳ. Đây là giới hạn của phần mềm. Cách xử lý ở khế ước vay đầu kỳ; cần chắc chắn thì đối chiếu tay với bảng kê của ngân hàng.

Màn không ghi gì và không tạo chứng từ. Số liệu lấy từ các nguồn sau:

1. 1

   Số dư tài khoản: bảng số dư đầu kỳ, cộng theo ba chữ số đầu của tài khoản.

2. 2

   Công nợ: các hóa đơn đầu kỳ, khoản trả trước mang dấu âm.

3. 3

   Tồn kho: các chứng từ nhập kho đã ghi sổ có lý do tồn đầu kỳ.

4. 4

   Tài sản, phân bổ, vay: thẻ tài sản, thẻ phân bổ, khế ước đúng điều kiện ngày ở trên.

Chênh lệch đã làm tròn đến đồng; dòng chỉ coi là khớp khi chênh lệch đúng bằng 0.

Màn không có ô nhập nên ít lỗi chặn. Các tình huống dễ nhầm:

Bạn bị đưa về màn Tổng quan khi bấm vào mục này: tài khoản của bạn thiếu quyền Xem số dư. Nhờ chủ sở hữu cấp.

Chọn sai ngày nên thẻ tài sản hoặc khế ước biến mất khỏi phép so: ngày bạn chọn phải sau ngày bắt đầu khấu hao hay ngày bắt đầu khế ước. Chọn lại ngày bắt đầu hạch toán thật.

Bảng báo Lệch mà bấm Mở sổ chi tiết thấy số đã đúng: số dư tài khoản ở màn Số dư đầu kỳ mới là chỗ sai. Bấm Sửa số dư.

Muốn sửa số dư nhưng nhận câu Sổ đã khóa đến ngày kèm ngày: sổ đã khóa qua ngày bắt đầu. Mở khóa ở khóa sổ kế toán rồi sửa.