Nhập từ Excel: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/import

Màn này nhập hàng loạt hơn năm mươi loại dữ liệu, chia theo nhóm:

1. 1

   Danh mục: khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên; vật tư, hàng hóa; kho; nhóm; mục thu, chi; bảng giá bán và các danh mục khác.

2. 2

   Số dư đầu kỳ: số dư tài khoản, tồn kho, số dư ngân hàng, khế ước vay đầu kỳ, doanh thu nhận trước.

3. 3

   Chứng từ: chứng từ kế toán nhiều dòng, phiếu thu, phiếu chi, thu và chi tiền gửi, chứng từ mua bán, trả lại, giảm giá, nhập, xuất, chuyển kho, đơn hàng, báo giá.

4. 4

   Tài sản, lương: tài sản cố định, công cụ dụng cụ, hồ sơ nhân viên, người phụ thuộc, chấm công.

5. 5

   Vay, hợp đồng, thu nợ.

Mỗi loại có tệp mẫu riêng với tên cột chuẩn. Màn nằm ở bước đưa dữ liệu vào, trước khi bạn lập chứng từ hằng ngày. Nếu tệp có hàng chục nghìn dòng trở lên, dùng nhập tệp lớn (CSV).

1. 1

   Quyền: cần cả quyền thêm của phân hệ Hệ thống và quyền chi tiết Nhập Excel. Thiếu thì màn chỉ hiện câu báo chưa có quyền. Một số loại còn đòi quyền của phân hệ riêng: khách hàng, nhà cung cấp cần quyền thêm và nhập ở một trong các phân hệ Bán hàng, Mua hàng, Quỹ, ngân hàng hoặc Hệ thống; vật tư và tồn kho cần quyền phân hệ Kho; phiếu thu, phiếu chi, chứng từ kế toán cần quyền lập và ghi sổ ở phân hệ Quỹ, ngân hàng. Chọn cập nhật mã đã có thì cần thêm quyền sửa. Xem thành viên, phân quyền.

2. 2

   Thứ tự nhập: danh mục trước, rồi số dư đầu kỳ, rồi chứng từ. Chứng từ tham chiếu mã khách hàng, mã hàng, mã kho nên các mã đó phải có trước (hoặc bật tự thêm danh mục).

3. 3

   Tài khoản trong tệp phải là tài khoản chi tiết có trong hệ thống tài khoản. Số hiệu theo chế độ công ty: ví dụ Thông tư 99 không có 1111, chỉ có 111 trừ khi bạn tự mở.

4. 4

   Sổ chưa khóa qua ngày của dữ liệu cần nhập (xem khóa sổ kế toán).

5. 5

   Dữ liệu chuyển từ sổ cũ phải khớp sổ cũ. Với số dư đầu kỳ khi đổi chế độ, nhớ ghép các tài khoản bỏ hoặc đổi nghĩa theo Điều 29 Thông tư 99: bảng ghép ở bài chuyển số dư sang Thông tư 99.

Về quy định: chứng từ nhập từ Excel vẫn phải có chứng từ gốc đi kèm. Tệp Excel không phải chứng từ kế toán; hãy giữ hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi gốc, tệp nhập và nhật ký nhập trong hồ sơ, như bài lập, luân chuyển, lưu trữ chứng từ nêu. Dữ liệu nhập vào sổ điện tử sau đó chỉ sửa bằng chứng từ điều chỉnh, theo bài mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa sổ. Vì vậy kiểm tệp thật kỹ trước khi nhập.

ketoanx.com/import

Phần chính là một thẻ chọn loại dữ liệu và tệp. Sau khi chọn tệp, hiện thêm thẻ Ghép cột và xem trước, và sau khi nhập, thẻ Kết quả.

ketoanx.com/import

Mặc định không tích ô nào có rủi ro. Chứng từ có cảnh báo, hoặc mã chưa có trong danh mục, được đưa vào danh sách lỗi chứ không nhập.

Khi tệp có dòng lỗi

Dòng lỗi không được nhập, các dòng tốt vẫn vào. Danh sách lỗi liệt kê "Dòng N" theo số dòng trong tệp. Với chứng từ gồm nhiều dòng, một dòng lỗi làm cả chứng từ không vào. Bấm Tải tệp các dòng lỗi để tải một tệp gồm nguyên các dòng chưa nhập kèm cột Lỗi. Sửa trong tệp đó và nhập lại; dòng đã nhập không cần nhập lại. Danh sách trên màn chỉ hiện tối đa 500 lỗi đầu, tệp lỗi có đủ.

Khi cập nhật khách hàng đã có

Chọn Cập nhật các trường có trong tệp ở Mã đã có thì. Chỉ ô không trống trong tệp được ghi đè; trường không có cột giữ nguyên. Vai trò (khách, nhà cung cấp) chỉ được thêm, không gỡ.

Khi nhập số dư đầu kỳ

Chọn Số dư đầu kỳ. Mỗi dòng gồm Tài khoản, Mã đối tượng (cho công nợ), Dư Nợ hoặc Dư Có, không cả hai. Ví dụ ba dòng: tài khoản 111 dư Nợ 150.000.000; tài khoản 131 mã đối tượng KH001 dư Nợ 42.000.000; tài khoản 331 mã đối tượng NCC01 dư Có 18.500.000. Cộng với các dòng vốn chủ sở hữu để tổng Nợ bằng tổng Có.

Cẩn thận: nhập lần hai cùng tệp, không tích ô xóa số dư cũ, sẽ cộng thêm một lần nữa và số dư gấp đôi. Muốn nhập lại thì tích ô Xóa số dư đã nhập trước đó của các tài khoản có trong tệp rồi nhập lại; chế độ này chỉ chạy khi tệp không có dòng lỗi, và báo thêm số dòng cũ đã xóa. Nhập số dư theo từng hóa đơn công nợ dùng loại khác, xem công nợ đầu kỳ theo hóa đơn. Sau khi nhập, chạy đối chiếu số dư đầu kỳ.

Khi nhập tồn kho đầu kỳ

Chọn Tồn kho đầu kỳ và chọn ngày ở ô Ngày ghi nhận tồn đầu kỳ. Mỗi dòng là tồn còn lại của một lần nhập của một mặt hàng tại một kho. Loại này chỉ ghi sổ kho; số dư tài khoản kho vẫn nhập ở số dư đầu kỳ. Hai số phải bằng nhau, nếu không giá xuất kho sẽ lệch. Cách tính giá xuất kho ảnh hưởng cột cần điền: nhập trước xuất trước hoặc đích danh cần ngày và số chứng từ từng lần nhập, bình quân thì không cần. Xem tồn kho đầu kỳ.

Khi nhập chứng từ kế toán nhiều dòng

Chọn Chứng từ kế toán. Mỗi dòng là một bút toán Nợ, Có với tài khoản chi tiết; loại chứng từ NK, PT, PC, BC, BN. Các dòng cùng ngày, cùng loại, cùng số chứng từ gốc gộp thành một chứng từ. Không có số thì mỗi dòng thành một chứng từ. Dòng có ngày nằm trong kỳ đã khóa bị báo "ngày nằm trong kỳ đã khóa sổ". Chứng từ nhập vào được ghi sổ ngay; phiếu chi và báo nợ theo cài đặt duyệt lệnh chi nên có thể ở trạng thái chờ duyệt. Cần lý do thu chi, thuế GTGT, hóa đơn đầu vào thì dùng mẫu Phiếu thu, Phiếu chi, Thu tiền gửi (báo có), Chi tiền gửi (báo nợ, ủy nhiệm chi) hoặc Chứng từ nghiệp vụ khác.

Khi chứng từ có cảnh báo

Phần mềm kiểm như khi lập tay: ví dụ chi tiền mặt quá tồn quỹ, hay mua bằng tiền mặt từ 5 triệu đồng. Quy định thuế hiện hành đòi chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng thì mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào (bài điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào). Tích Vẫn nhập khi có cảnh báo chỉ khi bạn đã xem xét; nếu không, chứng từ có cảnh báo vào danh sách lỗi.

Khi đổi sang chế độ kế toán khác

Tệp phải dùng số hiệu tài khoản của chế độ hiện tại của công ty. Nhập số dư của sổ Thông tư 200 vào công ty Thông tư 99 thì các tài khoản bỏ như 441, 466 sẽ báo lỗi không có trong hệ thống; ghép chúng sang tài khoản mới trong tệp trước khi nhập, hoặc dùng chuyển chế độ kế toán.

Kiểm lại: mở màn danh mục hoặc chứng từ tương ứng, hoặc đối chiếu tổng tiền với tệp. Số dư đầu kỳ thì chạy đối chiếu số dư.

Tệp lớn hơn 5 MB hoặc câu "Tối đa 5000 dòng mỗi lần nhập": chia tệp, hoặc dùng nhập tệp lớn.

Chỉ nhận tệp .xlsx kèm hướng dẫn: tệp .xls cũ hãy mở bằng Excel rồi lưu lại dạng .xlsx. Tệp CSV phải mã UTF-8; nếu không sẽ có câu báo tệp CSV không phải mã UTF-8, lưu lại bằng kiểu CSV UTF-8.

Hàng tiêu đề thiếu cột bắt buộc: tên cột không nhận ra. Tải tệp mẫu hoặc chọn cột thủ công ở bước ghép cột.

Tệp không có dòng dữ liệu nào: chỉ có hàng tiêu đề.

Dòng lỗi kiểu "Dòng 5: tài khoản 1111 không có trong hệ thống" hoặc "mã … lặp lại trong tệp": sửa ở tệp lỗi.

Câu Sổ đã khóa đến ngày khi nhập số dư: sổ đang khóa. Mở khóa rồi nhập.