Tồn kho đầu kỳ: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/opening/stock

Màn đứng sau vật tư, hàng hóa, kho (phải có mặt hàng và kho trước) và trước mọi phiếu nhập kho, xuất kho. Làm xong thì chạy đối chiếu số dư đầu kỳ.

1. 1

   Biên bản kiểm kê kho ngày cuối kỳ trước, có số lượng và giá trị từng mặt hàng, từng kho. Số lượng sổ kho đầu kỳ phải bằng số kiểm kê; bài kiểm kê cuối năm nói cách làm.

2. 2

   Mặt hàng đã tạo ở vật tư, hàng hóa, kho, đúng đơn vị tính. Mặt hàng quản lý theo lô hay theo serial đã bật tương ứng; xem tồn theo lô, hạn dùng và theo dõi serial, IMEI.

3. 3

   Kho đã khai. Dịch vụ không có tồn kho nên không nằm trong danh sách mặt hàng của màn này.

4. 4

   Số dư đầu kỳ của tài khoản kho (156, 152...) đã hoặc sắp nhập đủ ở màn số dư đầu kỳ. Hai nơi cùng ghi nên phải bằng nhau.

5. 5

   Quyền: lập phiếu cần quyền thêm ở phân hệ Hệ thống hoặc phân hệ Kho, kèm quyền xem giá vốn; sửa cần quyền sửa; xóa cần quyền xóa ở phân hệ Kho. Người không có quyền xem giá vốn chỉ thấy dòng báo không xem, nhập được màn này. Tài khoản bị giới hạn theo chi nhánh cũng không lập được vì số dư đầu kỳ là của toàn công ty.

6. 6

   Chọn phương pháp tính giá xuất kho và hiểu quy tắc hàng tồn kho theo bài nguyên tắc kế toán hàng tồn kho.

ketoanx.com/opening/stock

Trang gồm bốn khối: biểu mẫu Lập phiếu tồn kho đầu kỳ, khối Đối chiếu sổ kho đầu kỳ với số dư tài khoản kho, bảng Các phiếu tồn kho đầu kỳ (cột Số phiếu, Ngày, Số dòng, Giá trị) và bảng Chi tiết tồn kho đầu kỳ theo kho, lô, serial.

ketoanx.com/opening/stock

Cuối lưới có dòng Cộng giá trị. Nút Thêm dòng thêm một dòng trống; biểu tượng thùng rác bỏ dòng. Khung gập Dán bảng từ Excel nhận sáu cột theo thứ tự: mã hàng, mã kho, số lô hoặc serial, hạn dùng (dd/mm/yyyy), số lượng, giá trị, cách nhau bằng tab hoặc dấu chấm phẩy. Dòng tiêu đề tự bỏ qua. Dán vào ô Bảng dán rồi bấm Thêm vào lưới.

ketoanx.com/opening/stock

Khi khối đối chiếu báo Lệch

Nghĩa là số dư đầu kỳ của tài khoản kho khác tổng giá trị trên sổ kho. Bấm Sửa số dư ở dòng đó để về màn số dư đầu kỳ, lọc đúng tài khoản. Có hai nguyên nhân hay gặp: chưa nhập số dư tài khoản kho ở màn số dư đầu kỳ, hoặc nhập khác với bảng kiểm kê. Khối đối chiếu không xét 151 và 154, vì hai tài khoản này không nằm trên sổ kho (154 xem màn chi phí dở dang đầu kỳ).

Khi ngày ghi tồn không trước chứng từ đầu tiên

Dưới ô ngày hiện dòng vàng: Ngày này không trước chứng từ đầu tiên trên phần mềm. Phiếu tồn đầu kỳ phải đứng trước mọi chứng từ, nếu không giá xuất kho tính sai thứ tự. Sửa ngày hoặc sửa chứng từ cũ. Nếu đã có phiếu xuất, chạy lại tính giá xuất kho sau khi sửa phiếu tồn.

Khi cần sửa hoặc xóa phiếu

Ở dòng phiếu trong bảng Các phiếu tồn kho đầu kỳ bấm Sửa: lưới nạp lại các dòng, nút đổi thành Lưu phiếu và có thêm Bỏ sửa. Bấm Xóa và xác nhận để xóa cả phiếu; xóa dùng chung chức năng xóa chứng từ kho nên bị chặn nếu phiếu nằm trong kỳ khóa sổ hoặc nếu xóa làm tồn kho của phiếu xuất về sau bị âm. Sửa hoặc lập phiếu khi đã có phiếu xuất của mặt hàng đó thì phần mềm báo thêm: giá xuất kho cần tính lại từ ngày của phiếu xuất đầu tiên.

Khi có nhiều kho hoặc nhiều lô

Mỗi tổ hợp mặt hàng, kho, số lô là một dòng riêng. Một phiếu tối đa 500 dòng; nhiều hơn thì chia thành nhiều phiếu, ví dụ mỗi kho một phiếu, hoặc dùng nhập từ Excel với loại Tồn kho đầu kỳ.

Kết quả hiện ở các nơi: tồn kho có số lượng đầu kỳ, tổng hợp nhập xuất tồn có cột tồn đầu, và giá xuất kho lấy số này làm điểm khởi đầu. Báo cáo đối chiếu kho với sổ cái so sổ kho với các tài khoản kho.

Để kiểm lại, đọc khối đối chiếu của chính màn này, rồi chạy Đối chiếu số dư đầu kỳ. Tổng tồn và tổng giá trị phải bằng biên bản kiểm kê.

Câu bắt đầu bằng chữ Dòng kèm số rồi nhập số lượng lớn hơn 0 và giá trị không âm: dòng đó thiếu số lượng, hoặc nhập số âm.

Mỗi phiếu tối đa 500 dòng; chia thành nhiều phiếu (ví dụ mỗi kho một phiếu): dữ liệu quá lớn cho một phiếu.

Câu nói mặt hàng theo dõi serial cần serial cho từng chiếc, mỗi dòng một serial, số lượng 1: bạn gộp nhiều chiếc vào một dòng hay thiếu serial. Tách ra từng dòng. Serial trùng cũng bị báo như vậy.

Tồn kho đầu kỳ có giá trị, cần quyền xem giá vốn để nhập: tài khoản của bạn thiếu quyền xem giá vốn. Nhờ chủ sở hữu cấp.

Câu có đoạn tài khoản của bạn bị giới hạn theo chi nhánh nên không thay đổi được: số dư đầu kỳ là của toàn công ty. Nhờ chủ sở hữu hoặc quản trị viên nhập.

Câu có đoạn Phiếu này không phải phiếu tồn kho đầu kỳ: bạn mở sửa một phiếu nhập kho thường. Sửa ở màn nhập kho, xuất kho.