Lập phiếu thu: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/vouchers/new?type=PT

Phiếu thu hợp với những khoản tiền mặt vào quỹ mà không gắn với một hóa đơn nào để đối trừ: nhận tiền ký quỹ, ký cược, thu bán lẻ cuối ngày, thu hoàn tạm ứng, thu các khoản linh tinh. Khách trả nợ theo từng hóa đơn thì dùng thu tiền khách hàng, vì phiếu thu lập tay không đối trừ vào hóa đơn. Tiền vào tài khoản ngân hàng thì lập báo có ở thu, chi, chứng từ khác, không lập phiếu thu.

Trong quy trình, phiếu thu đứng sau hóa đơn hoặc hợp đồng phát sinh khoản thu và trước sổ quỹ, kiểm kê quỹ. Thủ quỹ đối chiếu tiền thật trong két với số dư tài khoản 111 do các phiếu thu, phiếu chi tạo nên.

1. 1

   Quyền thêm ở phân hệ Quỹ, ngân hàng. Thiếu quyền này, mục Lập phiếu thu không hiện trong Tạo mới. Nút Cất và ghi sổ cần thêm quyền ghi sổ, nút Cất và in cần quyền in.

2. 2

   Đối tượng nộp tiền đã có trong danh mục (khách hàng, nhà cung cấp), nếu bạn muốn theo dõi theo người. Chưa có thì thêm nhanh ngay trên biểu mẫu khi có quyền tạo danh mục.

3. 3

   Tài khoản tiền mặt đặt ở tài khoản ngầm định. Công ty chưa đặt thì máy dùng tài khoản tiền mặt mặc định của hệ thống tài khoản.

4. 4

   Kỳ chưa khóa sổ. Ngày hạch toán rơi vào kỳ đã khóa thì máy từ chối.

5. 5

   Nếu công ty muốn phân loại dòng tiền thì đã khai các mục thu; không có thì ô Lý do thu, chi và cột Mục thu không hiện.

ketoanx.com/dashboard

Trang có tiêu đề Lập chứng từ. Góc trên bên phải có hai nút sang màn khác: Thu, chi hàng loạt cho nhiều phiếu một lần và Chứng từ định kỳ cho phiếu lặp mỗi tháng. Ô chọn mẫu giao diện cạnh đó cho công ty ẩn bớt ô ít dùng; chọn mẫu nào thì ô đó biến mất khỏi biểu mẫu, trừ khi nó đã có giá trị.

ketoanx.com/vouchers/new?type=PT

Nút Thêm dòng thêm một cặp Nợ, Có nữa; ô Tổng cộng ở chân bảng cộng các dòng. Mỗi dòng có đủ một TK Nợ và một TK Có nên tổng Nợ luôn bằng tổng Có, máy không có bước kiểm cân đối riêng.

Khi thu tiền bán lẻ cuối ngày

Đây là lối làm quen thuộc của cửa hàng: cuối ngày thủ quỹ nhận tiền từ quầy và kế toán lập một phiếu cho cả ngày. Lấy ví dụ ngày 18/10/2026 quầy thu 10.800.000 đồng, gồm 10.000.000 đồng giá chưa thuế và 800.000 đồng thuế GTGT 8%. Mức 8% áp dụng cho hàng hóa, dịch vụ đang chịu 10% từ 01/7/2025 đến hết 31/12/2026, xem giảm thuế GTGT 8 phần trăm 2026. Cơ sở bán lẻ thuộc diện dùng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền thì lập hóa đơn cho từng lần bán, nên con số cuối ngày phải khớp tổng các hóa đơn ấy, xem hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Lập phiếu thu hai dòng: dòng 1 TK Nợ 111, TK Có 511, Số tiền (VND) 10.000.000; dòng 2 TK Nợ 111, TK Có 33311, Số tiền (VND) 800.000. Công ty theo Thông tư 133 chọn tài khoản con của 511, ví dụ 5111. Để trống Đối tượng vì người mua là khách lẻ.

Phiếu thu lập tay ghi Có 33311 như trên lên sổ cái, báo cáo tài chính, và cả bảng kê bán ra ở màn Thuế GTGT cùng tờ khai 01/GTGT: dòng mang số phiếu kèm chữ (chứng từ ghi thẳng thuế đầu ra), thuế 800.000 đồng vào thuế đầu ra của kỳ. Phiếu thu không ghi giá vốn, không trừ kho và không gắn hóa đơn, nên cửa hàng bán hàng có kho, có hóa đơn vẫn nên lập chứng từ bán hàng và chọn thu tiền ngay: màn đó tự sinh phiếu thu, ghi giá vốn, trừ kho và đưa thuế vào tờ khai. Cuối kỳ đối chiếu ở đối chiếu thuế GTGT sổ và tờ khai.

Khi người nộp là nhân viên hoàn tạm ứng

Nhân viên chi không hết tiền tạm ứng và nộp lại thì phiếu thu ghi Nợ 111, Có 141, đối tượng là nhân viên. Cách gọn hơn là mở quyết toán tạm ứng: màn đó nhận chi phí thực tế, ghi Nợ chi phí, Có 141 và tự xử lý phần tiền thừa hoặc thiếu. Phiếu thu lập tay chỉ cần khi bạn muốn ghi riêng lần nộp lại, như bài thu, chi, chứng từ khác đã minh họa bằng số.

Khi một phiếu gom nhiều khoản

Một phiếu có thể có nhiều dòng, mỗi dòng một tài khoản Có. Công ty có khai mục thu thì chọn Lý do thu, chi để máy thêm dòng kèm diễn giải và tài khoản đối ứng của mục ấy, hoặc chọn mục thu ở cột Mục thu từng dòng để cuối kỳ xem tổng theo mục. Có sẵn bảng tính thì chép vùng ô từ Excel, dán vào một dòng của lưới theo thứ tự cột Diễn giải, TK Nợ, TK Có, Số tiền. Mỗi lần nhiều phiếu giống nhau thì dùng thu, chi hàng loạt.

Khi in phiếu để ký

Bấm Cất và in để mở trang in theo mẫu 01-TT, kèm dòng căn cứ pháp lý của chế độ kế toán công ty đang dùng. Công ty theo Thông tư 99 dùng mẫu của Phụ lục I, áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ 01/01/2026; mẫu chỉ là mẫu tham khảo, công ty được sửa cho phù hợp, xem mẫu phiếu thu, phiếu chi. Số tiền bằng chữ máy tự đọc từ số tiền, năm ô ký xếp đúng thứ tự: giám đốc, kế toán trưởng, người nộp tiền, người lập phiếu, thủ quỹ.

Hai chỗ máy để trống cho bạn viết tay: Quyển số in là dòng chấm, và dòng Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) ở cuối phiếu để thủ quỹ tự điền khi nhận tiền. Liên gửi ra ngoài công ty vẫn phải đóng dấu.

Kiểm lại ở sổ chi tiết của tài khoản 111 và 344, hoặc ở sổ quỹ của thủ quỹ. Bút toán này giống nhau ở Thông tư 99 và Thông tư 133, chỉ khác mã tài khoản con có sẵn.

Phiếu thu tiền mặt lớn không bị cảnh báo mốc 5 triệu, vì điều kiện chứng từ không dùng tiền mặt đặt cho bên chi tiền, không phải bên nhận. Bên trả tiền từ 5 triệu mà dùng tiền mặt có thể mất quyền khấu trừ thuế đầu vào và quyền tính chi phí; bạn có thể nhắc khách chuyển khoản, nhưng phiếu thu thì máy ghi bình thường. Chi tiết quy định ở bài thanh toán không dùng tiền mặt.

Hạch toán vào tài khoản chi tiết, không phải tài khoản tổng hợp: câu kèm mã tài khoản. Tài khoản đó đã có tài khoản con, chọn tài khoản con, ví dụ 5111 thay cho 511 ở công ty theo Thông tư 133.

Tài khoản không có trong hệ thống: mã gõ sai hoặc tài khoản đã ngừng dùng. Gõ lại hoặc chọn từ gợi ý.

Số tiền không hợp lệ: ô số tiền trống hoặc có ký tự lạ. Số tiền Việt không quá hai chữ số thập phân.

Ngày hạch toán không được nhỏ hơn ngày chứng từ: sửa lại cho ngày hạch toán bằng hoặc sau ngày chứng từ.

Sổ đã khóa đến ngày: câu kèm ngày khóa. Chọn ngày hạch toán sau ngày khóa, hoặc nhờ người có quyền mở khóa ở khóa sổ kế toán.

Bạn không có quyền: câu kèm tên quyền thiếu và phân hệ. Nhờ chủ sở hữu hoặc quản trị viên cấp quyền.