Ẩn ô ít dùng trên form chứng từ bằng mẫu giao diện KetoanX

Chức năng này dùng để làm gì

Công ty tạo các mẫu, mỗi mẫu có tên và một danh sách ô ẩn trên form chứng từ. Có sáu ô ẩn được: Đối tượng THCP, Phòng ban, Khoản mục CP, Mục thu, mục chi, Mã thống kê và Hợp đồng. Từng người dùng chọn một mẫu cho riêng mình hoặc giữ mặc định Đủ ô (mặc định). Lựa chọn của người này không đổi màn hình của người kia.

Màn Mẫu giao diện chứng từ: nút Lập chứng từ, khung Các mẫu của công ty và khung Thêm mẫu — Màn Mẫu giao diện chứng từ: danh sách mẫu của công ty và khung Thêm mẫu với sáu ô có thể ẩn trên form chứng từ.

Ví dụ thủ quỹ chỉ cần ngày, tài khoản, số tiền và mục thu chi, nên ẩn năm ô còn lại cho form gọn. Kế toán chi phí cần đủ ô thì giữ mặc định. Nơi dùng mẫu là form lập và xem thu, chi, chứng từ khác. Cột của các bảng danh sách thì chỉnh ở chỗ khác (xem phần các trường hợp bên dưới).

Trước khi bắt đầu

Chọn mẫu cho mình thì ai mở được form chứng từ cũng làm được. Tạo, sửa, xóa mẫu cần quyền sửa ở phân hệ Hệ thống; người không có quyền không thấy các khung Thêm mẫu và sửa, và nếu chưa có mẫu nào thì thấy dòng "Nhờ quản trị viên thêm mẫu.". Cấp quyền ở thành viên, phân quyền.

Trước khi quyết ẩn ô nào, hỏi xem công ty còn dùng ô đó cho báo cáo nào không (xem bảng ở mục các ô). Danh mục của ô cũng phải có thì ô mới hiện: ví dụ ô Phòng ban chỉ xuất hiện khi công ty đã khai danh mục phòng ban.

Mở màn hình

Vào Hệ thống, Mẫu giao diện chứng từ. Nút Lập chứng từ ở đầu trang mở form lập chứng từ mới. Cách điền form này nằm ở bài lập chứng từ nghiệp vụ khác. Dưới đầu trang có ô chọn Mẫu giao diện (chỉ hiện khi công ty đã có ít nhất một mẫu), rồi khung Các mẫu của công ty với các cột Tên mẫu, Ô ẩn và Đang dùng. Người có quyền sửa thấy thêm khung Thêm mẫu và, cho từng mẫu đã có, một khung "Sửa mẫu" kèm tên.

Menu bên trái mở nhóm Hệ thống, mục Mẫu giao diện chứng từ được viền vàng — Menu bên trái: Hệ thống, rồi Mẫu giao diện chứng từ.

Ô chọn Mẫu giao diện cũng nằm ngay trên trang Lập chứng từ nghiệp vụ khác, cạnh Thu, chi hàng loạt, nên người dùng đổi mẫu mà không phải vào màn quản trị.

Các ô cần nhập

Biểu mẫu thêm và sửa mẫu có hai phần. Bảng dưới ghi ô và ô ẩn nào ảnh hưởng báo cáo nào.

Khung Thêm mẫu: ô Tên mẫu, sáu ô tích Đối tượng THCP, Phòng ban, Khoản mục CP, Mục thu mục chi, Mã thống kê, Hợp đồng và nút Thêm mẫu — Khung Thêm mẫu: tên mẫu và sáu ô tích chọn ô muốn ẩn trên form chứng từ.

Ô	Ý nghĩa và cách nhập	Bắt buộc	Ví dụ
Tên mẫu	Từ 2 đến 80 ký tự, không trùng tên mẫu khác (không phân biệt hoa thường)	Có	Thủ quỹ
Ô ẩn trên form	Tích các ô muốn ẩn. Không tích gì thì mẫu không ẩn ô nào	Không	Tích 5 ô, để lại Mục thu, mục chi
Đối tượng THCP	Đối tượng tập hợp chi phí của dòng chứng từ, dùng cho giá thành. Báo cáo liên quan: `Tổng hợp chi phí theo đối tượng`	Không
Phòng ban	Bộ phận của dòng chứng từ
Khoản mục CP	Khoản mục chi phí của dòng chứng từ
Mục thu, mục chi	Mục thu chi, dùng cho báo cáo Tổng hợp thu chi theo mục
Mã thống kê	Mã thống kê tự định nghĩa, dùng cho báo cáo Tổng hợp theo mã thống kê
Hợp đồng	Hợp đồng liên quan, dùng cho Báo cáo theo hợp đồng

Mỗi công ty tối đa 20 mẫu. Ô đã có giá trị trên chứng từ vẫn hiện dù mẫu ẩn nó, để không mất dữ liệu khi mở lại chứng từ cũ.

Làm từng bước: làm mẫu "Thủ quỹ" gọn cho phiếu thu, phiếu chi

Ví dụ: Công ty TNHH Thương mại Minh Phát có thủ quỹ chỉ lập phiếu thu, phiếu chi tiền mặt. Ngày 16/10/2026, kế toán trưởng (quản trị viên) làm mẫu cho thủ quỹ.

Mẫu Thủ quỹ: năm ô được tích ẩn, ô Mục thu, mục chi để trống, nút Thêm mẫu — Mẫu Thủ quỹ ẩn năm ô và giữ lại Mục thu, mục chi; sau đó bấm Thêm mẫu.

Vào Hệ thống, Mẫu giao diện chứng từ.
Ở khung Thêm mẫu, gõ Tên mẫu: Thủ quỹ.
Ở Ô ẩn trên form tích Đối tượng THCP, Phòng ban, Khoản mục CP, Mã thống kê và Hợp đồng. Để trống Mục thu, mục chi vì thủ quỹ vẫn phải chọn mục thu chi.
Bấm Thêm mẫu. Dòng xanh báo "Đã thêm mẫu giao diện". Mẫu hiện ở khung Các mẫu của công ty, cột Ô ẩn liệt kê năm ô vừa tích.
Thủ quỹ đăng nhập, mở Hệ thống, Mẫu giao diện chứng từ (hoặc trang lập chứng từ) và chọn Mẫu giao diện là Thủ quỹ. Phần mềm báo "Đã chọn mẫu giao diện" và cột Đang dùng hiện Bạn đang dùng ở dòng đó.
Thủ quỹ mở form lập phiếu chi: các ô đã ẩn không còn trên form, chỉ còn các ô cần cho việc chi tiền.
Muốn về như cũ, chọn Đủ ô (mặc định) ở cùng ô chọn; phần mềm báo "Đã dùng giao diện đủ ô".

Các trường hợp khác

Phần này gồm sửa mẫu, xóa mẫu và các việc liên quan đến cột danh sách.

Khi sửa một mẫu

Dùng khung "Sửa mẫu" của mẫu đó, đổi tên hoặc ô ẩn rồi bấm Lưu mẫu. Mọi người đang dùng mẫu thấy form đổi ngay ở lần mở tiếp theo.

Khi xóa một mẫu

Bấm Xóa ở khung sửa mẫu và xác nhận. Người đang chọn mẫu đó trở về đủ ô.

Khi cần ẩn cột của bảng danh sách

Mẫu giao diện chỉ đụng form nhập, không đụng bảng danh sách. Cột của danh sách chứng từ, khách hàng và nhà cung cấp, nhân viên, tài sản cố định chỉnh bằng nút Cột hiển thị ngay trên từng danh sách, và lưu riêng cho từng người.

Khi ẩn ô nhưng công ty vẫn cần số liệu theo ô đó

Ẩn ô chỉ dọn màn hình; nếu không ai nhập ô ấy thì báo cáo theo ô đó sẽ trống. Công ty tính giá thành theo đối tượng thì không nên ẩn Đối tượng THCP ở người lập chứng từ chi phí (xem kế toán giá thành sản phẩm). Sáu ô này là chiều quản trị bổ sung, không thuộc các nội dung chủ yếu mà luật đòi trên chứng từ kế toán (tên và số, ngày lập, nội dung nghiệp vụ, số tiền, chữ ký), nên ẩn chúng không làm chứng từ thiếu nội dung bắt buộc; xem chứng từ kế toán theo Thông tư 99.

Phần mềm tự ghi gì

Mẫu giao diện không sinh bút toán và không đổi dữ liệu chứng từ. Danh sách mẫu nằm trong cài đặt công ty, lựa chọn của từng người nằm cạnh đó. Mỗi lần thêm, sửa, xóa mẫu có một dòng ở Hệ thống, Nhật ký thao tác (ví dụ "mẫu giao diện chứng từ: Thủ quỹ"). Việc mỗi người chọn mẫu không ghi nhật ký.

Lỗi hay gặp và cách xử lý

Tên mẫu cần ít nhất 2 ký tự và Tên mẫu tối đa 80 ký tự hiện khi tên quá ngắn hoặc quá dài.

Đã có mẫu cùng tên hiện khi tên trùng một mẫu khác. Đổi tên.

Tối đa 20 mẫu giao diện hiện khi công ty đã đủ 20 mẫu. Xóa mẫu không dùng.

Không tìm thấy mẫu hiện khi mẫu vừa bị người khác xóa. Tải lại trang.

Nếu bạn không có quyền sửa ở phân hệ Hệ thống, thao tác thêm hoặc sửa trả về câu báo thiếu quyền; nhờ chủ sở hữu hoặc quản trị viên.

Hỏi đáp

Những câu người mới hay hỏi về mẫu giao diện.

Ẩn ô rồi thì dữ liệu cũ có mất không?

Không. Ô nào chứng từ đã có giá trị thì vẫn hiện dù mẫu ẩn nó, nên bạn sửa chứng từ cũ vẫn thấy.

Mẫu có áp dụng cho cả công ty không?

Không. Công ty giữ danh sách mẫu, nhưng mỗi người chọn mẫu riêng của mình. Người chưa chọn dùng đủ ô.

Vì sao tôi thấy ô chọn mẫu mà không thấy khung thêm mẫu?

Chọn mẫu mở cho mọi người, còn thêm, sửa, xóa mẫu cần quyền sửa ở phân hệ Hệ thống.

Mẫu này áp dụng cho form bán hàng, mua hàng không?

Không. Mẫu chỉ áp dụng cho form thu, chi và chứng từ nghiệp vụ khác. Form chứng từ bán hàng, mua hàng giữ đủ ô.

Hướng dẫn khác trong nhóm Hệ thống

Dùng thử trên sổ của chính bạn

Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.

Dùng miễn phí Tất cả hướng dẫn

Mẫu giao diện chứng từ: cách dùng trên KetoanX