Bảo trì dữ liệu: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/settings/maintenance

Màn còn có một trang con để chuyển các chứng từ bán, mua thu hoặc trả tiền ngay lập theo cách cũ sang cách hiện tại, xem phần các trường hợp khác bên dưới.

Về vị trí trong quy trình: bạn nhập chứng từ trước, rồi chạy màn này, rồi mới khóa sổ kế toán. Nên chạy thêm sau mỗi lần nhập từ Excel, nhập tệp lớn CSV hoặc phục hồi dữ liệu, vì đó là lúc dữ liệu dễ lệch nhất. Sổ cái của KetoanX đọc thẳng từ dòng hạch toán của chứng từ đã ghi sổ, không có bảng sổ cái riêng, nên không cần và không có bước ghi sổ lại: sửa chứng từ xong là sổ và báo cáo đúng ngay.

Nếu định dùng trang chuyển chứng từ thu, trả tiền ngay cũ, hãy tải một bản sao lưu trước ở sao lưu, phục hồi dữ liệu. Trang đó sửa tài khoản trên chứng từ đã ghi sổ, tuy số tiền và số dư không đổi.

Muốn xử lý lỗi, bạn cần quyền sửa ở phân hệ chứa chứng từ lỗi (ví dụ Quỹ, ngân hàng hay Bán hàng). Chủ sở hữu và quản trị viên có sẵn mọi quyền.

ketoanx.com/settings/maintenance

Ngay dưới là một dòng tóm tắt: có bao nhiêu phép kiểm có lỗi trên tổng số phép, hoặc câu cho biết đã chạy xong và không phát hiện lỗi. Tiếp theo là 11 khung, mỗi khung một phép kiểm. Khung không lỗi ghi Không có.. Khung có lỗi hiện nhãn số bản ghi, câu gợi ý cách xử lý, danh sách mẫu để bấm mở và, nếu còn nhiều hơn, dòng cho biết còn bao nhiêu bản ghi khác. Nhãn đỏ là lỗi làm sai sổ hoặc làm hỏng thao tác, nhãn vàng là điều nên xem lại.

Trang tự chạy các phép kiểm mỗi lần bạn mở. Nút Chạy kiểm tra dữ liệu chạy lại với số liệu mới nhất sau khi bạn vừa sửa xong ở nơi khác.

Khi sổ đã nhập xong nhưng còn chứng từ thu, trả tiền ngay lập theo cách cũ

Một số công ty có chứng từ bán hoặc mua lập từ trước khi có chức năng thu, trả tiền ngay kèm phiếu: thanh toán tiền mặt, chuyển khoản ghi thẳng tài khoản tiền trong chính chứng từ. Bấm Chuyển chứng từ thu, trả tiền ngay cũ để chuyển sang cách hiện tại: chứng từ ghi công nợ 131 hoặc 331 và có phiếu thu, báo có, phiếu chi hoặc báo nợ đi kèm.

Trang chia làm hai bảng. Bảng chuyển được liệt kê các cột Số chứng từ, Ngày hạch toán, Đối tượng, Thanh toán cũ, Ghi sổ, Chứng từ kèm sẽ lập và Số tiền. Mặc định chọn hết; bỏ dấu những chứng từ chưa muốn chuyển, rồi bấm nút chuyển các chứng từ đã chọn. Bảng thứ hai là Giữ nguyên cách cũ, kèm lý do từng chứng từ: trong kỳ đã khóa sổ, chứng từ ngoại tệ, đã có thanh toán hoặc đối trừ, là chứng từ gốc của trả lại hoặc giảm giá, bán hộ hoặc mua hộ, hoặc bút toán tiền không chuyển được. Chứng từ trả lại hàng, giảm giá ghi thẳng tiền được giữ nguyên cách cũ có chủ đích.

Khi chuyển, số chứng từ, ngày, trạng thái ghi sổ, dòng hàng, sổ kho và mọi số tiền giữ nguyên. Số dư các tài khoản 111, 112, 511, 3331, 15x, 133 và công nợ theo đối tượng không đổi. Sổ quỹ và sổ tiền gửi thấy chứng từ kèm thay cho chứng từ bán, mua. Mỗi chứng từ chuyển trong một giao dịch riêng và được ghi vào nhật ký thao tác, nên dấu vết sửa vẫn còn đủ, đúng nguyên tắc sổ điện tử không được xóa dấu vết số liệu (bài mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa sổ).

Việc chuyển cần quyền chủ sở hữu hoặc quản trị viên. Nếu chứng từ chi kèm rơi vào chờ duyệt lệnh chi, trang báo lỗi và không chuyển chứng từ đó.

Khi báo trùng số chứng từ giữa hai loại

Hai loại chứng từ dùng chung tiền tố sẽ sinh số giống nhau, và phép kiểm này đếm cả trường hợp đó. Đổi tiền tố một loại ở quy tắc đánh số rồi đánh lại số. Hai chứng từ trùng số không làm sai số tiền, nhưng làm khó tra cứu và khó giải trình khi bị kiểm tra.

Khi báo lỗi dòng thuộc công ty khác

Đây là lỗi hệ thống, không tự sửa được ở màn này. Ghi lại số chứng từ trong mẫu và báo cho quản trị nền tảng.

Khi có hơn 20 bản ghi lỗi

Mỗi khung chỉ hiện 20 mẫu đầu, các bản ghi còn lại ghi là và cùng số bản ghi khác. Sửa 20 mẫu đó, bấm Chạy kiểm tra dữ liệu để thấy 20 mẫu kế tiếp. Với lỗi lặp lại hàng loạt (ví dụ cả trăm dòng hạch toán vào tài khoản tổng hợp) nên tìm gốc: thường là bạn vừa thêm tài khoản chi tiết cho một tài khoản đã có phát sinh.

Đồng bộ bộ đếm ghi một dòng nhật ký có số bộ đếm đã nâng, kèm số trước và số sau của tối đa 50 bộ đếm. Nó chỉ nâng, không bao giờ hạ.

Chuyển chứng từ thu, trả tiền ngay cũ đổi phía tài khoản tiền của bút toán sang công nợ rồi lập chứng từ kèm. Ví dụ: ngày 12/10/2026 bán lẻ 8.640.000 đồng thu tiền mặt theo cách cũ ghi Nợ 111 8.640.000, Có 511 8.000.000, Có 33311 640.000. Sau khi chuyển, chứng từ bán ghi Nợ 131 (khách) 8.640.000, Có 511 8.000.000, Có 33311 640.000, và có thêm phiếu thu cùng ngày ghi Nợ 111 8.640.000, Có 131 8.640.000. Hàng bán trả tiền ngay bằng chuyển khoản thì phiếu thu thành báo có và tài khoản tiền là 112. Giá vốn và sổ kho không đổi. Mua hàng là bút toán ngược: chứng từ mua ghi Có 331, kèm phiếu chi hoặc báo nợ.

Để kiểm lại, mở sổ nhật ký chung hoặc sổ quỹ trước và sau khi chuyển: tổng phát sinh của các tài khoản tiền không đổi.

Danh sách chỉ hiện 2.000 chứng từ đầu tiên; chuyển xong chạy lại để xem phần còn lại. hiện ở trang chuyển chứng từ cũ khi công ty có hơn 2.000 chứng từ cần chuyển. Chuyển 2.000 chứng từ đầu, mở lại trang để thấy phần còn lại.

Không lập được chứng từ kèm hiện cạnh số chứng từ khi phần mềm không dựng được phiếu thu hoặc phiếu chi đi kèm. Chứng từ đó giữ nguyên cách cũ, các chứng từ khác vẫn được chuyển. Kiểm tra hệ thống tài khoản có đủ tài khoản 111, 112, 131, 331 hay không.

Chứng từ kèm rơi vào chờ duyệt lệnh chi; chỉ chủ sở hữu, quản trị viên được chuyển hiện khi công ty bật duyệt lệnh chi và chứng từ mua phải đi qua cửa duyệt. Chuyển bằng tài khoản chủ sở hữu hoặc quản trị viên, hoặc tạm giữ nguyên chứng từ đó.

Danh sách chứng từ không hợp lệ hiện khi trang gửi mã chứng từ sai, thường do mở trang quá lâu rồi bấm chuyển. Tải lại trang và chọn lại.