Cách đặt nhắc việc, lịch hẹn cho phòng kế toán trên KetoanX

Q: Xóa việc lặp thì các lần sau có tự sinh không?

Chỉ lần kế tiếp được sinh khi bạn bấm Xong. Xóa việc đang chờ nghĩa là chuỗi dừng ở đó; muốn tiếp tục phải thêm việc mới.

Chức năng này dùng để làm gì

Trang cho bạn thêm, sửa, đánh dấu xong và xóa các việc cần nhớ, lọc theo trạng thái, và xem riêng việc của mình. Việc có lặp thì khi bạn bấm xong, phần mềm tự sinh lần kế tiếp. Chỉ có ngày, không có giờ, nên đây là lịch hạn chứ không phải lịch hẹn theo giờ. Trang không gửi email hay thông báo đẩy; việc hiện trên trang này và trong khối Cần chú ý của Tổng quan, ở hai dòng Việc cần nhớ đã quá hạn và Việc cần nhớ đến hạn trong 7 ngày.

Màn Nhắc việc, lịch hẹn: nút Lịch hạn nộp thuế, khung Thêm việc cần nhớ và thanh lọc trong khung Danh sách — Màn Nhắc việc, lịch hẹn: khung Thêm việc cần nhớ ở trên, khung Danh sách có thanh lọc Chưa xong, Quá hạn, Sắp đến hạn, Đã xong và Việc của tôi.

Một số màn khác cũng tự thêm việc vào đây. Ví dụ lịch lập báo cáo đưa lịch lập báo cáo theo tháng, quý, năm vào nhắc việc nếu bạn để nguyên ô chọn nhắc việc. Hạn nộp thuế và bảo hiểm có màn riêng là hạn nộp thuế, bảo hiểm, vì hạn thuế phụ thuộc kỳ khai và ngày nghỉ (xem phần luật bên dưới).

Trước khi bắt đầu

Mở trang cần quyền xem phân hệ Hệ thống. Thêm việc cần quyền thêm, đánh dấu xong và sửa cần quyền sửa, xóa cần quyền xóa ở phân hệ Hệ thống. Người chỉ có quyền xem thấy danh sách mà không có khung thêm việc và các nút thao tác.

Muốn giao việc cho ai thì người đó phải là thành viên của công ty; mời ở thành viên, phân quyền.

Mở màn hình

Vào Hệ thống, Nhắc việc, lịch hẹn. Nút Lịch hạn nộp thuế ở đầu trang mở màn hạn nộp thuế, bảo hiểm. Khung Thêm việc cần nhớ nằm trên cùng (chỉ hiện nếu bạn có quyền thêm). Khung Danh sách có thanh lọc với các mục Chưa xong, Quá hạn, Sắp đến hạn, Đã xong và nút Việc của tôi. Hai mục Quá hạn và Sắp đến hạn có số việc trong ngoặc khi có việc. Sắp đến hạn nghĩa là trong 7 ngày tới. Nút Việc của tôi giữ lại việc giao cho bạn và việc giao cho cả công ty.

Menu bên trái mở nhóm Hệ thống, mục Nhắc việc, lịch hẹn được viền vàng — Menu bên trái: Hệ thống, rồi Nhắc việc, lịch hẹn.

Bảng có các cột Đến hạn, Việc cần làm, Giao cho, Trạng thái. Cột trạng thái dùng các nhãn Quá hạn, Hôm nay, Sắp đến hạn, Chưa đến hạn và Đã xong. Bảng hiện tối đa 500 việc.

Các ô cần nhập

Biểu mẫu thêm việc và biểu mẫu sửa dùng chung các ô sau.

Khung Thêm việc cần nhớ: ô Việc cần làm, Đến hạn, Lặp lại, Giao cho, Ghi chú và nút Thêm — Khung Thêm việc cần nhớ có năm ô: việc cần làm, đến hạn, lặp lại, giao cho và ghi chú.

Ô	Ý nghĩa và cách nhập	Bắt buộc	Ví dụ
Việc cần làm	Nội dung việc, từ 2 đến 200 ký tự	Có	Đối chiếu công nợ với khách hàng
Đến hạn	Ngày phải xong. Mặc định hôm nay; ngày không có thật bị từ chối	Có	31/10/2026
Lặp lại	Không lặp, Hằng tháng, Hằng quý, Hằng năm. Chọn lặp thì khi bấm Xong, phần mềm tự sinh lần kế tiếp	Có (mặc định không lặp)	Hằng tháng
Giao cho	Cả công ty hoặc tên một thành viên	Không	Trần Thị Lan
Ghi chú	Tối đa 1.000 ký tự	Không	Gửi bảng đối chiếu qua email trước ngày 5

Cách lặp tính ngày như sau: cộng 1, 3 hoặc 12 tháng vào ngày đến hạn, giữ ngày trong tháng của lần đầu, và tháng nào không đủ ngày thì lấy ngày cuối tháng. Việc đặt ngày 31 sau khi qua tháng không có ngày 31 sẽ về lại ngày 31 ở tháng có đủ ngày.

Làm từng bước: đặt việc đối chiếu công nợ lặp hằng tháng

Ví dụ: kế toán trưởng Công ty TNHH Thương mại Minh Phát muốn kế toán công nợ, chị Trần Thị Lan, đối chiếu công nợ khách hàng vào cuối mỗi tháng. Ngày 16/10/2026 anh đặt việc đầu tiên cho 31/10/2026.

Việc Đối chiếu công nợ với khách hàng, đến hạn 31/10/2026, lặp hằng tháng và ghi chú đã nhập — Việc đối chiếu công nợ với khách hàng, đến hạn 31/10/2026, lặp hằng tháng, ghi chú gửi bảng đối chiếu; sau đó bấm Thêm.

Vào Hệ thống, Nhắc việc, lịch hẹn. Ở khung Thêm việc cần nhớ, gõ Việc cần làm: Đối chiếu công nợ với khách hàng.
Chọn Đến hạn là 31/10/2026.
Chọn Lặp lại là Hằng tháng và Giao cho là Trần Thị Lan.
Ở Ghi chú gõ: Gửi bảng đối chiếu cho khách trước ngày 5 tháng sau.
Bấm Thêm. Dòng xanh báo "Đã thêm việc cần nhớ" và việc hiện trong danh sách Chưa xong với nhãn Chưa đến hạn (hoặc Sắp đến hạn khi còn không quá 7 ngày).
Đến 31/10/2026, chị Lan đối chiếu công nợ xong rồi bấm Xong ở dòng việc. Phần mềm báo "Đã xong. Lần kế tiếp đến hạn ngày 30/11/2026." và sinh việc mới cùng nội dung, cùng người được giao. Việc cũ chuyển sang mục Đã xong.
Từ ngày 23/11/2026 trở đi, việc hạn 30/11/2026 vào dòng Việc cần nhớ đến hạn trong 7 ngày ở khối Cần chú ý của Tổng quan.

Lần sau nữa sẽ là 31/12/2026, vì phần mềm nhớ ngày 31 của lần đầu.

Các trường hợp khác

Phần này nêu cách xử lý khi việc không đi đúng đường thẳng như ví dụ.

Khi bấm xong muộn nhiều kỳ

Bấm Xong cho việc hằng tháng đã quá hạn nhiều tháng thì phần mềm không sinh chuỗi việc quá hạn. Nó nhảy thẳng tới kỳ đầu tiên rơi vào hôm nay hoặc sau hôm nay. Ví dụ việc hạn 31/10/2026 bấm xong ngày 20/12/2026 thì việc kế tiếp có hạn 31/12/2026.

Khi bấm xong nhầm

Mở mục Đã xong và bấm Chưa xong ở dòng việc. Việc quay lại danh sách chưa xong. Lần kế tiếp đã sinh không bị xóa, nên xóa tay bằng nút Xóa nếu không cần, nếu không bạn có hai việc trùng.

Khi cần sửa hoặc xóa một việc

Bấm Sửa ở dòng việc, đổi nội dung, hạn, kiểu lặp, người được giao rồi Lưu (hoặc Thôi). Việc đã xong không sửa được; bấm Chưa xong trước. Nút Xóa hỏi lại trước khi xóa hẳn việc.

Khi nhắc việc có liên quan đến luật

Phần mềm không biết luật; nó chỉ nhắc đúng ngày bạn đặt. Với các hạn của pháp luật, hãy đặt ngày theo quy định đang hiệu lực rồi tự canh. Từ 01/7/2026, tờ khai kỳ tháng nộp chậm nhất ngày 20 của tháng sau, kỳ quý nộp chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau, và hạn rơi vào ngày nghỉ thì lùi sang ngày làm việc liền sau; bảo hiểm xã hội đóng chậm nhất ngày cuối của tháng tiếp theo (xem lịch nộp tờ khai thuế 2026). Công ty khai theo tháng hay theo quý thì xem khai thuế GTGT theo tháng hay theo quý. Việc lặp ở màn này giữ nguyên ngày trong tháng, không tự dời qua ngày nghỉ, nên ngày 20 rơi vào thứ Bảy vẫn hiện hạn 20. Vì vậy dùng nhắc việc để nhắc trước hạn một vài ngày, còn hạn chính thức xem ở Lịch hạn nộp thuế.

Khi cần nhắc việc lưu trữ và sao lưu

Một vài việc đáng đặt lặp: tải bản sao lưu sau khi khóa sổ mỗi tháng (xem sao lưu, phục hồi dữ liệu), và đưa tài liệu kế toán của năm vừa kết thúc vào lưu trữ trong 12 tháng, theo bài lập, luân chuyển, lưu trữ chứng từ kế toán.

Phần mềm tự ghi gì

Nhắc việc không sinh bút toán và không ảnh hưởng sổ. Mỗi lần thêm, sửa, đánh dấu xong hoặc bỏ đánh dấu xong, xóa việc đều là một dòng ở Hệ thống, Nhật ký thao tác, ví dụ "Đối chiếu công nợ với khách hàng, hạn 31/10/2026". Đánh dấu xong việc lặp ghi thêm câu "sinh lần kế tiếp hạn ..." vào cùng dòng. Số việc quá hạn và sắp đến hạn được tính lại mỗi lần mở Tổng quan.

Lỗi hay gặp và cách xử lý

Nhập nội dung việc cần làm hiện khi nội dung ngắn hơn 2 ký tự. Gõ lại.

Ngày đến hạn không hợp lệ hiện khi ngày không có thật. Chọn lại trên lịch.

Người được giao không phải thành viên của công ty hiện khi người được giao đã rời công ty. Chọn người khác hoặc Cả công ty. Việc cũ giao cho người đã rời hiện tên "Thành viên đã rời công ty".

Việc đã xong, không sửa được. Bỏ đánh dấu xong trước nếu cần sửa. nghĩa là phải bấm Chưa xong rồi mới sửa.

Không tìm thấy việc này hiện khi việc đã bị người khác xóa trong lúc bạn thao tác. Tải lại trang.

Hỏi đáp

Những câu người mới hay hỏi khi bắt đầu đặt việc.

Việc giao cho cả công ty thì ai thấy?

Mọi thành viên có quyền xem phân hệ Hệ thống thấy trong danh sách. Nút Việc của tôi giữ lại việc giao cho bạn cộng việc giao cho cả công ty. Hai dòng đếm ở khối Cần chú ý của Tổng quan thì đếm chung mọi việc chưa xong của công ty, không lọc theo người đăng nhập.

Có nhắc qua email hay điện thoại không?

Không. Việc chỉ hiện trên trang này và ở Tổng quan. Nếu cần báo qua email, gửi tay hoặc dùng danh bạ ở danh bạ email cho báo cáo.

Xóa việc lặp thì các lần sau có tự sinh không?

Chỉ lần kế tiếp được sinh khi bạn bấm Xong. Xóa việc đang chờ nghĩa là chuỗi dừng ở đó; muốn tiếp tục phải thêm việc mới.

Vì sao việc không đổi sang Quá hạn ngay lúc nửa đêm?

Trạng thái so ngày đến hạn với ngày hôm nay của máy chủ, không theo giờ. Hết ngày đến hạn thì sang ngày hôm sau việc mới thành Quá hạn.

Hướng dẫn khác trong nhóm Hệ thống

Dùng thử trên sổ của chính bạn

Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.

Dùng miễn phí Tất cả hướng dẫn

Nhắc việc, lịch hẹn: cách dùng trên KetoanX