Lập chứng từ mua hàng nhanh: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/trade/new/MH

Lối tắt chỉ mở kiểu mua hàng nhập kho thông thường. Mua dịch vụ, mua hàng nhập khẩu, ủy thác nhập khẩu, mua hộ, trả lại hàng mua và giảm giá hàng mua mở từ danh sách mua hàng, xem bài đầy đủ chứng từ mua hàng. Mua theo một đơn mua hàng đã lập thì mở đơn rồi bấm Lập chứng từ mua để dòng hàng được điền sẵn; xem đơn mua hàng.

Chứng từ mua đứng sau đơn mua hàng và trước trả tiền nhà cung cấp. Sau khi cất, phần mềm ghi hàng nhập kho, thuế GTGT đầu vào, công nợ phải trả hoặc tiền đã trả.

Nhà cung cấp, mặt hàng, kho phải có sẵn như khi lập ở danh sách; nhà cung cấp và mặt hàng thêm nhanh được ngay trong ô chọn nếu bạn có quyền thêm. Tài khoản ngân hàng phải khai sẵn nếu trả bằng ủy nhiệm chi hoặc séc.

ketoanx.com/dashboard

Có ba cách mở, cùng đến một biểu mẫu:

1. 1

   Bấm nút Tạo mới (dấu cộng) ở thanh trên cùng, chọn Lập chứng từ mua hàng.

2. 2

   Bấm Ctrl K (hoặc phím /), gõ Lập chứng từ mua hàng trong nhóm Tạo nhanh rồi Enter.

3. 3

   Đang ở danh sách Mua hàng→, Chứng từ mua hàng, bấm phím N hoặc nút lập đầu tiên.

Trang mở ra có tiêu đề Mua hàng nhập kho. Phần đầu là các ô ngày, thanh toán, nhà cung cấp, hóa đơn; phía dưới là lưới dòng hàng; cuối trang là nút Cất và ghi sổ và Cất, chưa ghi sổ. Bấm Ctrl Enter để cất và ghi sổ, Ctrl S để cất nháp. Cất xong, phần mềm đưa bạn về danh sách mua hàng.

ketoanx.com/trade/new/MH

Khi hóa đơn chưa về

Bỏ bật Nhận kèm hóa đơn và nhập giá tạm tính chưa thuế. Hàng vẫn nhập kho nhưng thuế đầu vào chưa ghi; khi hóa đơn về thì nhận ở cuối trang chứng từ, thuế vào kỳ nhận hóa đơn. Cách làm theo thông lệ nghề, xem bài hàng về trước hóa đơn về sau.

Khi trả tiền mặt từ 5 triệu đồng

Từ 01/7/2025, hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng đã gồm thuế GTGT phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì thuế đầu vào mới được khấu trừ. Chọn thanh toán bằng tiền mặt với khoản như vậy, phần mềm hỏi lại bằng câu cảnh báo kết thúc Vẫn cất?. Phần mềm làm khác luật ở chỗ nó chỉ cảnh báo, rồi vẫn ghi thuế đầu vào nếu bạn đồng ý cất. Việc bỏ khoản này khỏi khấu trừ làm ở tờ khai 01/GTGT. Cách đúng là chọn ủy nhiệm chi hoặc ghi mua chịu rồi trả bằng chuyển khoản. Xem bài điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào và thanh toán không dùng tiền mặt.

Khi mua hàng không có hóa đơn

Để trống bốn ô hóa đơn và tự đặt Thuế suất GTGT của dòng là 0%, vì phần mềm không tự bỏ thuế khi thiếu số hóa đơn. Bảng kê mua vào không có hóa đơn lập ở màn riêng, xem bài mua hàng không có hóa đơn và bảng kê mua vào không có hóa đơn.

Khi chưa chắc số liệu

Bấm Cất, chưa ghi sổ để lưu nháp: chứng từ chưa vào sổ, chưa nhập kho và chưa lên báo cáo. Người không có quyền Ghi sổ chỉ có nút này.

Với ví dụ trên, chế độ Thông tư 99, phần mềm ghi:

1. 1

   Nợ 156 6.000.000; Nợ 1331 480.000; Có 331 6.480.000. Kho tăng 30 bộ, giá nhập 200.000 đồng một bộ.

2. 2

   Báo nợ cùng ngày: Nợ 331 6.480.000; Có 112 6.480.000 (tài khoản tiền gửi của tài khoản ngân hàng đã chọn).

Mua chịu thì chỉ có bút toán 1. Trả bằng tiền mặt thì chứng từ chi kèm là phiếu chi: Nợ 331, Có 111. Thuế đầu vào lên tờ khai GTGT theo ngày hạch toán và theo số hóa đơn đã nhập. Để kiểm lại, mở In chứng từ trên chứng từ, xem sổ nhật ký chung, báo cáo mua hàng và tồn kho. Tổng quan cả vòng mua, nhập kho, bán ở bài kế toán mua bán hàng hóa.

Sổ đã khóa đến ngày: ngày hạch toán nằm trong kỳ đã khóa. Đổi sang ngày sau ngày khóa.

Chứng từ đánh dấu chưa có hóa đơn thì chưa nhập số hóa đơn. Khi hóa đơn về, bấm Nhận hóa đơn trên chứng từ.: bạn bỏ bật Nhận kèm hóa đơn nhưng vẫn nhập số hóa đơn. Bật lại ô ấy hoặc xóa số hóa đơn.

Bấm Tạo mới không thấy Lập chứng từ mua hàng: tài khoản chưa có quyền Thêm ở Mua hàng, hoặc đang bị giới hạn theo chi nhánh. Nhờ chủ sở hữu hoặc quản trị viên.

Các câu báo lỗi còn lại, như trùng hóa đơn của nhà cung cấp, tổng nhiều hóa đơn lệch, trả lại vượt số lượng, đã giải thích ở mục lỗi của bài chứng từ mua hàng.