Mua hàng không có hóa đơn: bảng kê 02/TNDN, trường hợp được lập và chi phí vận chuyển

Nhóm cuối là chỗ hay vướng. Người bán có doanh thu từ ngưỡng trở lên là người nộp thuế GTGT và phải xuất hóa đơn, nên bạn phải đòi hóa đơn, không lập bảng kê thay được. Ví dụ, công ty mua ván ép của một xưởng nhỏ doanh thu năm vượt ngưỡng: xưởng không xuất hóa đơn thì công ty không có cách hợp lệ nào để trừ khoản đó, kể cả khi đã chuyển khoản đủ.

Giá trị mua của từng hộ, cá nhân trong ngày từ 5 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt. Mốc này tính theo ngày và theo từng người bán. Mua của một người ba lần, mỗi lần 3 triệu đồng, ngay trong một ngày là 9 triệu đồng, và chỉ được trừ khi có chứng từ không dùng tiền mặt. Ba lần ở ba ngày khác nhau thì mỗi ngày dưới mốc, trả tiền mặt vẫn được.

Trả tiền mặt vượt mốc thì khoản chi không đủ điều kiện, dù người bán thuộc đúng nhóm và bảng kê lập đủ.

Bạn ghi theo thứ tự thời gian mua và tổng hợp bảng kê mỗi tháng. Doanh nghiệp có nhiều trạm thu mua thì mỗi trạm lập bảng kê riêng, rồi lập thêm một bảng tổng hợp chung. Ví dụ, công ty thu mua hạt điều ở ba huyện có ba trạm sẽ nộp vào sổ ba bảng kê riêng của tháng, cộng một bảng tổng hợp.

Bảng kê có cột số căn cước của người bán, nên hãy hỏi giấy tờ ngay lúc mua. Thiếu thông tin thật thì khó chứng minh khoản mua có phát sinh.

Hỏi trước khi trả: người này có hóa đơn không, doanh thu năm có vượt ngưỡng không.

Chuyến công tác của nhân viên có chứng từ riêng, đã nói ở bài công tác phí. Xăng dầu cho xe của công ty thì lấy hóa đơn đầu vào như thường.

Mua 20 triệu đồng nông sản của người trồng, chuyển khoản, nhập kho: Nợ TK 156 (hoặc 152) 20.000.000, Có TK 112 20.000.000. Không có dòng Nợ TK 133.

ketoanx.com/reports/purchase-no-invoice

Các bước

1. 1

   Vào Mua hàng→, Chứng từ mua hàng, bấm Lập mua hàng nhập kho. Ví dụ nông sản 20.000.000 đồng chuyển khoản trong bài: ô Thanh toán chọn Chuyển khoản rồi chọn tài khoản ở ô Tài khoản ngân hàng chi tiền; trả tiền mặt thì chọn Tiền mặt, và từ 5 triệu đồng một ngày của một người bán thì sẽ bị cảnh báo.

2. 2

   Ô Nhà cung cấp chọn người bán; ô để trống thì chọn Không chỉ rõ. Người bán là hộ, cá nhân nên tạo mới với Tên nhà cung cấp, Mã số thuế và Địa chỉ. Bảng kê lấy cột số căn cước từ ô mã số thuế của đối tượng, nên nhập số căn cước vào ô Mã số thuế của người đó.

3. 3

   Giữ ô Nhận kèm hóa đơn được chọn nhưng để trống Số hóa đơn. Bỏ chọn ô này nghĩa là hàng về trước, hóa đơn về sau, và chứng từ sẽ không vào bảng kê.

4. 4

   Bảng dòng hàng: Mặt hàng, Số lượng, Đơn giá. Mua 1.000 kg hạt điều, đơn giá 20.000 thì thành tiền 20.000.000. Cột Thuế suất chọn 0%, vì bảng kê chỉ nhận chứng từ không có thuế GTGT đầu vào; chứng từ có thuế sẽ bị từ chối.

5. 5

   Bấm Cất và ghi sổ. Cất, chưa ghi sổ chỉ lưu nháp.

6. 6

   Vào Mua hàng→, Bảng kê mua vào không có hóa đơn, ô Từ ngày và Đến ngày chọn kỳ (mặc định từ đầu tháng đến hôm nay) rồi bấm Xem. Ở bảng Chứng từ mua chưa có hóa đơn trong kỳ, tích chứng từ vừa ghi và bấm Đưa vào bảng kê; cột Bảng kê đổi từ Chưa sang Đã đưa vào. Chọn nhầm thì tích rồi bấm Bỏ khỏi bảng kê.

7. 7

   Khung Thông tin đầu bảng kê: điền Địa chỉ nơi tổ chức thu mua (cả hai mẫu) và Người phụ trách thu mua (mẫu 01/TNDN), bấm Lưu. Rồi bấm In bảng kê hoặc xuất Excel. Phần ký và đóng dấu của người đại diện làm tay trên bản in.

Phần mềm tự ghi gì

Chứng từ mua ghi Nợ 156 (hàng hóa) hoặc 152 (nguyên liệu) theo loại mặt hàng 20.000.000, Có 112 20.000.000 khi chuyển khoản, hoặc Có 111 khi tiền mặt, hoặc Có 331 khi công nợ; không có dòng Nợ 133. Đưa vào bảng kê chỉ ghi mẫu bảng kê vào ô Mẫu số HĐ của chứng từ, không đổi bút toán. Báo lỗi hay gặp: Chứng từ … có thuế GTGT đầu vào, không phải khoản mua không có hóa đơn; Chứng từ … đã có số hóa đơn nên không lập bảng kê không hóa đơn; Chứng từ … đang chờ hóa đơn; bỏ trạng thái chờ hóa đơn trước; Chứng từ … thuộc kỳ đã khóa sổ đến ngày ….

Kiểm lại và giới hạn

Bảng kê hiện tiêu đề Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn với các cột của mẫu và dòng Tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào 20.000.000 kèm số tiền bằng chữ. Khung đỏ báo Khoản mua trong ngày của một người bán từ 5.000.000 đồng phải thanh toán không dùng tiền mặt khi gặp trường hợp tiền mặt.

Bảng kê tách theo ngày mua nên tháng 3/2026 ra hai bảng 01 và 02. Phần mềm chỉ liệt kê chứng từ mua chưa có số hóa đơn và không có thuế GTGT: nó không biết người bán thuộc nhóm nào hay doanh thu dưới ngưỡng, và cũng không có bảng tổng hợp riêng cho từng trạm thu mua, nên mỗi trạm bạn tách bảng theo chứng từ tay. Các chức năng thuế khác nằm ở trang tính năng thuế của KetoanX.

Cách nhập từng ô và các trường hợp khác của màn này có đủ trong bài hướng dẫn sử dụng bảng kê mua vào không có hóa đơn.