Màn bảng kê 01/TNDN trên KetoanX: nhập và in bảng kê

ketoanx.com/reports/purchase-no-invoice

Nó đứng sau chứng từ mua hàng, nơi bạn lập khoản mua không có hóa đơn, và trước việc quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. Trang không tự biết người bán có thuộc diện được lập bảng kê hay không: việc đó bạn phải xác định trước khi đánh dấu. Quy định đầy đủ xem bài mua hàng không có hóa đơn.

1. 1

   Chứng từ mua hàng đã ghi sổ, ghi đúng người bán, không ghi số hóa đơn và không có tiền thuế GTGT đầu vào. Chứng từ có thuế đầu vào hoặc đã có số hóa đơn không đưa vào bảng kê được.

2. 2

   Người bán đã có trong danh mục với mã số thuế là số căn cước (cá nhân dùng số định danh cá nhân làm mã số thuế từ 01/7/2025). Cách khai ở bài khách hàng, nhà cung cấp.

3. 3

   Quyền sửa ở phân hệ Mua hàng để đánh dấu chứng từ và lưu thông tin đầu bảng kê. Chỉ có quyền xem báo cáo thì xem và in được, không thấy ô chọn.

4. 4

   Tên người lập bảng kê và người đại diện đã khai ở thông tin thuế, người ký: hai tên này in ở chỗ ký.

5. 5

   Chứng từ trả tiền cho người bán (phiếu chi hoặc chứng từ chuyển khoản). Bảng kê chỉ là một nửa hồ sơ, nửa kia là chứng từ chi trả.

ketoanx.com/reports/purchase-no-invoice

Phần giữa trang là bảng kê đã dựng, mỗi mẫu một khung. Phần dưới gồm hai khung: Thông tin đầu bảng kê và Chứng từ mua chưa có hóa đơn trong kỳ. Kỳ không có chứng từ nào được đánh dấu thì thay cho bảng kê là câu Chưa có chứng từ nào trong bảng kê của kỳ này.

ketoanx.com/reports/purchase-no-invoice

Bảng Chứng từ mua chưa có hóa đơn trong kỳ có các cột Ngày, Số chứng từ (bấm mở chứng từ), Người bán (chữ đỏ Chưa có người bán nếu chứng từ không gắn đối tượng), Số căn cước, MST (lấy ở mã số thuế của người bán), Tổng tiền và Bảng kê. Cột cuối hiện nhãn Đã đưa vào hoặc Chưa. Bảng liệt kê tối đa 300 chứng từ, mới nhất trước. Hai nút ở dưới: Đưa vào bảng kê và Bỏ khỏi bảng kê.

Khi người bán thuộc diện được lập bảng kê hay không

Bảng kê chỉ thay hóa đơn khi người bán thuộc một trong năm nhóm: người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán nông, lâm, thủy sản; người làm hàng thủ công trực tiếp bán; người trực tiếp thu nhặt phế liệu; hộ gia đình, cá nhân bán đồ dùng, tài sản của mình; cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế GTGT (Thông tư 20/2026/TT-BTC, có hiệu lực từ 12/3/2026). Người bán có doanh thu từ ngưỡng trở lên thì phải xuất hóa đơn, bảng kê không thay được. KetoanX không biết người bán thuộc nhóm nào, nên bạn tự hỏi và lưu lại trước khi đánh dấu.

Khi một người bán có tổng mua trong ngày từ 5 triệu đồng

Quy định: mua của từng hộ, cá nhân từ 5 triệu đồng trở lên trong ngày phải thanh toán không dùng tiền mặt (Thông tư 20/2026/TT-BTC, Điều 3 khoản 13 điểm a). Trả tiền mặt vượt mốc thì khoản chi không đủ điều kiện tính vào chi phí, dù bảng kê lập đủ. Mốc tính theo ngày và theo từng người bán: ba lần 3 triệu cùng ngày là 9 triệu, còn ba lần ở ba ngày khác nhau thì mỗi ngày dưới mốc, trả tiền mặt vẫn được. Xem bài thanh toán không dùng tiền mặt và quy tắc chung ở Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP.

Phần mềm làm khác chỗ này ở ba điểm. Thứ nhất, cảnh báo chỉ chạy với Mẫu 02/TNDN, không chạy với mẫu cũ. Thứ hai, cảnh báo chỉ nhìn vào ô thanh toán của chứng từ mua: chứng từ chọn tiền mặt mới tính. Nếu bạn ghi mua chịu rồi trả tiền mặt ở màn Trả tiền nhà cung cấp (trả tiền nhà cung cấp) thì bảng kê không cảnh báo. Thứ ba, nó chỉ cảnh báo, không chặn. Hãy trả khoản từ 5 triệu bằng chuyển khoản ngay từ đầu; đã lỡ trả tiền mặt thì khoản chi có nguy cơ bị loại khi quyết toán, soát thêm ở Báo cáo→, Kiểm tra sổ sách (kiểm tra sổ sách).

Khi khoản mua trước ngày 12/3/2026

Khoản mua trước 12/3/2026 (ví dụ hàng mua năm 2025 khi quyết toán thuế năm 2025) dùng mẫu cũ 01/TNDN theo Thông tư 78/2014/TT-BTC, đã được Thông tư 20/2026/TT-BTC thay từ 12/3/2026 và áp dụng từ kỳ tính thuế 2025. Phần mềm tự chọn mẫu theo ngày mua: một kỳ vắt qua mốc này cho ra hai bảng kê, mỗi bảng một khung và một trang in. Mẫu cũ có thêm dòng người phụ trách thu mua và không có cột số điện thoại. Chữ ký mẫu cũ là Giám đốc doanh nghiệp, mẫu mới là người đại diện hoặc người được ủy quyền.

Khi muốn bỏ một chứng từ khỏi bảng kê

Tick chứng từ có nhãn Đã đưa vào rồi bấm Bỏ khỏi bảng kê. Việc này chỉ xóa dấu đánh dấu, không đổi bút toán nào. Cách khác để đánh dấu: ghi 02/TNDN vào ô Mẫu số HĐ trên chứng từ mua, để trống số hóa đơn; đây chính là điều Đưa vào bảng kê làm hộ bạn, và chọn đúng 01 hay 02 theo ngày.

Khi người bán không gắn trên chứng từ

Dòng hiện chữ đỏ Chưa có người bán. Bảng kê vẫn lấy được tên từ phần thông tin thêm của chứng từ nếu có, nhưng thiếu số căn cước. Mở chứng từ, chọn đúng người bán rồi quay lại. Thiếu thông tin người bán thật thì khó chứng minh khoản mua có phát sinh.

Khi chứng từ chưa ghi sổ

Bảng chọn có thể hiện cả chứng từ mua chưa ghi sổ, nhưng bảng kê chỉ lấy chứng từ đã ghi sổ. Ghi sổ chứng từ rồi mới thấy dòng trên bảng kê.

Chứng từ trong kỳ đã khóa sổ thì không đánh dấu hay bỏ đánh dấu được (khóa sổ kế toán).

Số liệu bảng kê: các dòng hàng của chứng từ mua đã ghi sổ và có đánh dấu; "Tổng giá thanh toán" là thành tiền cộng thuế của dòng (không có thuế nên bằng thành tiền); đơn giá được tính lại bằng tổng giá thanh toán chia số lượng; chứng từ ngoại tệ lấy số VND; cột "Ghi chú" ghi số chứng từ và diễn giải. Khoản chi này còn phải thỏa điều kiện chung của chi phí được trừ (chi phí được trừ khi tính thuế TNDN).

ketoanx.com/reports/purchase-no-invoice

Chọn chứng từ đã đánh dấu để bỏ khỏi bảng kê: bạn bấm Bỏ khỏi bảng kê mà các dòng tick chưa được đánh dấu.

đã có số hóa đơn nên không lập bảng kê không hóa đơn: câu đầy đủ kèm số chứng từ. Có hóa đơn thì dùng hóa đơn, không dùng bảng kê. Muốn lập bảng kê thì xóa số hóa đơn khỏi chứng từ nếu thật sự không có hóa đơn.

đang chờ hóa đơn; bỏ trạng thái chờ hóa đơn trước: chứng từ mua đang để "hàng về trước, hóa đơn về sau". Bỏ trạng thái đó rồi đánh dấu lại.

có thuế GTGT đầu vào, không phải khoản mua không có hóa đơn: chứng từ có dòng tiền thuế khác 0. Sửa dòng hàng về không có thuế, hoặc giữ thuế và dùng hóa đơn thật. Bảng chọn cũng không liệt kê những chứng từ này.

thuộc kỳ đã khóa sổ đến ngày: chứng từ nằm trong kỳ khóa sổ. Mở khóa hoặc chọn kỳ khác.

chưa thuộc bảng kê: bạn bỏ đánh dấu một chứng từ chưa từng được đưa vào.

Địa chỉ tối đa 300 ký tự và Tên tối đa 120 ký tự: ô ở khung Thông tin đầu bảng kê quá dài. Rút gọn.