01
Chức năng này dùng để làm gì
Mỗi nhà cung cấp có một mức giá riêng cho cùng một mặt hàng, và mức đó thường đổi theo đợt báo giá. Nếu chỉ nhớ trong đầu, người nhập chứng từ dễ gõ nhầm giá hoặc dùng giá danh mục đã cũ. Màn này giúp đơn giá đúng ngay từ lúc chọn mặt hàng.
Bạn làm được ba việc: thêm hoặc sửa giá cố định cho một cặp nhà cung cấp và mặt hàng, đặt khoảng thời gian áp dụng, và xóa giá không còn dùng. Danh sách phía dưới cho thấy giá nào đã hết hạn hoặc chưa đến hạn.
Màn nằm trước chứng từ mua hàng, là nơi giá được dùng. Khi nhà cung cấp gửi báo giá mới hoặc ký hợp đồng nguyên tắc, bạn cập nhật ở đây rồi mới nhập chứng từ.
Thứ tự phần mềm chọn đơn giá cho chứng từ mua, theo mô tả ngay trên màn: giá cố định còn hiệu lực, rồi giá mua gần nhất của chính nhà cung cấp đó, rồi giá mua ở danh mục mặt hàng. Giá cố định luôn thắng nếu ngày chứng từ nằm trong thời hạn của nó.
02
Trước khi bắt đầu
Nhà cung cấp phải có trong danh mục và đang dùng, xem khách hàng, nhà cung cấp. Ô chọn chỉ liệt kê đối tượng được đánh dấu là nhà cung cấp. Chưa có thì chọn mục thêm mới ngay trong ô chọn.
Mặt hàng phải có trong danh mục và đang dùng, xem vật tư, hàng hóa, kho.
Quyền phân hệ Mua hàng. Thêm giá mới cần quyền thêm. Ghi đè một giá đã có cần quyền sửa. Xóa cần quyền xóa. Không có quyền thêm thì biểu mẫu không hiện, bạn chỉ xem danh sách.
Văn bản thỏa thuận giá (báo giá, hợp đồng, email chốt giá). Giá ở đây chỉ để điền sẵn; chứng cứ giá nằm ở văn bản này và ở hóa đơn của nhà cung cấp.
03
Mở màn hình
Vào menu Mua hàng, Giá mua theo nhà cung cấp. Trang có tiêu đề Giá mua theo nhà cung cấp và đoạn mô tả thứ tự chọn giá. Phía trên là biểu mẫu thêm giá, phía dưới là bảng các giá đã lưu.
Bảng có các cột: Nhà cung cấp, Mặt hàng, ĐVT, Đơn giá, Hiệu lực, Ghi chú, và cột cuối chứa nút Xóa. Cột Hiệu lực in khoảng ngày; ô nào để trống thì in Không giới hạn. Giá có ngày kết thúc đã qua gắn nhãn Hết hiệu lực; giá có ngày bắt đầu chưa tới gắn nhãn Chưa hiệu lực. Bảng xếp theo mã nhà cung cấp rồi mã mặt hàng. Chưa có giá nào thì trang hiện Chưa có giá mua cố định.
04
Các ô cần nhập
Biểu mẫu nằm ngay đầu trang. Mỗi cặp nhà cung cấp và mặt hàng chỉ có một giá; nhập lại cặp đã có là ghi đè.
| Ô | Ý nghĩa và cách nhập | Bắt buộc | Ví dụ |
|---|---|---|---|
| Nhà cung cấp | Người bán áp dụng giá. Chọn từ danh sách, hoặc thêm mới ngay trong ô. | Có | NCC001 · Công ty TNHH Nam Việt |
| Mặt hàng | Hàng được báo giá. | Có | NUOC01 · Nước khoáng |
Đơn giá (đơn vị chính, chưa thuế) | Giá một đơn vị tính chính của mặt hàng, chưa gồm thuế GTGT, phải lớn hơn 0. Cho phép đến bốn số lẻ. | Có | 118.000 |
| Hiệu lực từ | Ngày bắt đầu áp dụng. Bỏ trống là áp dụng từ trước tới nay. | Không | 01/11/2026 |
| Hiệu lực đến | Ngày cuối cùng áp dụng. Bỏ trống là không hết hạn. Không được trước Hiệu lực từ. | Không | 31/12/2026 |
| Ghi chú | Nguồn của giá, tối đa 200 ký tự. | Không | Báo giá số 45/BG ngày 28/10 |
Nút lưu có nhãn Lưu giá. Sau khi lưu thành công biểu mẫu tự xóa trắng và dòng mới (hoặc dòng đã cập nhật) hiện trong bảng.
Chữ đơn vị chính có nghĩa là đơn vị tính gốc của mặt hàng trong danh mục. Nếu hàng có đơn vị quy đổi, ví dụ gốc là chai, bạn mua theo thùng 24 chai, thì nhập giá của một chai. Khi dòng chứng từ chọn đơn vị thùng, phần mềm tự nhân với hệ số quy đổi, xem đơn vị tính, quy đổi.
05
Làm từng bước: ghi giá nước khoáng của Nam Việt
Công ty TNHH Hòa Bình mua nước khoáng của Công ty TNHH Nam Việt. Nhà cung cấp báo giá 118.000 đồng một thùng chưa thuế, áp dụng từ 01/11/2026 đến 31/12/2026. Giá danh mục của mặt hàng đang là 120.000 đồng.
Vào Mua hàng, Giá mua theo nhà cung cấp.
Ở ô Nhà cung cấp chọn Nam Việt. Ở ô Mặt hàng chọn nước khoáng.
Nhập
Đơn giá (đơn vị chính, chưa thuế)là 118.000.Nhập Hiệu lực từ 01/11/2026 và Hiệu lực đến 31/12/2026. Ở Ghi chú ghi số báo giá.
Bấm Lưu giá. Dòng mới hiện trong bảng. Hôm nay là 16/10/2026, giá chưa đến hạn nên dòng gắn nhãn Chưa hiệu lực. Từ 01/11/2026 nhãn này biến mất.
Kiểm thử: vào Mua hàng, Chứng từ mua hàng, lập chứng từ mới, chọn nhà cung cấp Nam Việt rồi chọn nước khoáng. Nếu ngày chứng từ là 05/11/2026, ô đơn giá tự hiện 118.000 và dòng chú thích nhỏ ghi Giá cố định của nhà cung cấp. Nếu ngày chứng từ là 15/01/2027 (sau hạn), đơn giá chuyển sang lần mua gần nhất của Nam Việt, chú thích ghi Giá mua gần nhất của nhà cung cấp.
06
Các trường hợp khác
Giá cố định chỉ là giá điền sẵn nên các tình huống dưới đây khác nhau chủ yếu ở cách phần mềm chọn giá.
Khi nhà cung cấp báo giá mới
Không có nút sửa trên từng dòng. Bạn chọn lại đúng nhà cung cấp và mặt hàng đó ở biểu mẫu, nhập giá và thời hạn mới rồi bấm Lưu giá: giá cũ bị ghi đè. Muốn ghi đè phải có quyền sửa; chỉ có quyền thêm thì bạn chỉ thêm được cặp mới. Phần mềm không giữ lịch sử các mức giá cũ, nên nếu cần tra giá tháng trước hãy ghi vào Ghi chú hoặc xem lại chứng từ mua đã lập.
Khi giá thay đổi theo từng quý
Vì mỗi cặp chỉ có một dòng, bạn không lưu sẵn trước hai mức giá nối tiếp cho cùng cặp. Cách thực tế: lưu mức giá quý hiện tại với Hiệu lực đến là cuối quý, và đầu quý sau nhập mức mới ghi đè. Giá hết hạn mà chưa ai cập nhật thì chứng từ mua tự rơi về giá mua gần nhất, không bị bỏ trống.
Khi mua bằng ngoại tệ
Giá cố định và giá mua gần nhất đều tính bằng đồng Việt Nam. Với chứng từ mua ngoại tệ phần mềm không tự điền đơn giá, bạn nhập tay theo hợp đồng. Giá mua gần nhất cũng chỉ lấy từ những chứng từ mua bằng đồng Việt Nam trước đó.
Khi chỉ muốn lấy giá lần mua trước
Không cần lưu gì cả. Nếu nhà cung cấp đó đã có chứng từ mua ghi sổ, đơn giá lần mua gần nhất (sau chiết khấu, theo đơn vị chính) được dùng khi không có giá cố định còn hiệu lực. Chọn nhà cung cấp trước rồi chọn mặt hàng sau, vì giá được tra ngay khi chọn nhà cung cấp.
Khi muốn xóa giá
Bấm Xóa ở cuối dòng, rồi xác nhận câu hỏi Xóa giá mua cố định này?. Giá bị xóa hẳn. Những chứng từ mua đã lập không thay đổi vì đơn giá đã được ghi trên chứng từ.
Khi lập đơn mua hàng
Giá cố định chưa tự điền vào đơn mua hàng. Đơn lấy giá mua ở danh mục mặt hàng, bạn sửa cột Đơn giá bằng tay, xem đơn mua hàng. Khi từ đơn lập chứng từ mua, đơn giá giữ như trên đơn.
07
Phần mềm tự ghi gì
Lưu hay xóa giá không ghi bút toán, không đổi tồn kho hay công nợ. Giá chỉ ảnh hưởng đến con số điền sẵn trong ô đơn giá của chứng từ mua. Người lập chứng từ vẫn sửa được con số đó. Con số cuối cùng ghi sổ là con số trên chứng từ.
Về kế toán, giá nhập kho là giá chưa thuế được khấu trừ cộng chi phí thu mua và trừ chiết khấu (xem cách tính giá nhập kho). Hóa đơn của nhà cung cấp mới là căn cứ để ghi sổ. Nếu giá trên hóa đơn khác giá cố định, hãy sửa đơn giá trên chứng từ theo hóa đơn, rồi cập nhật lại màn này.
Hàng về trước hóa đơn thì giá tạm tính lấy từ hợp đồng hoặc đơn hàng đã chốt, nên giá cố định chính là nguồn hợp lý cho giá tạm tính, xem hàng về trước hóa đơn về sau.
Để kiểm lại, mở báo cáo mua hàng theo nhà cung cấp và so đơn giá bình quân với giá cố định.
08
Lỗi hay gặp và cách xử lý
Chọn nhà cung cấp: bạn chưa chọn ô nhà cung cấp. Chọn một nhà cung cấp trong danh sách.
Chọn mặt hàng: chưa chọn mặt hàng.
Giá phải lớn hơn 0: ô đơn giá để 0 hoặc trống. Màn này không lưu giá bằng 0; muốn mua miễn phí hãy sửa trên chứng từ.
Ngày hết hiệu lực phải sau ngày bắt đầu: Hiệu lực đến nhỏ hơn Hiệu lực từ. Phần mềm vẫn nhận hai ngày bằng nhau. Sửa lại ngày.
Nhà cung cấp không thuộc công ty này: nhà cung cấp trong ô đã bị xóa hoặc thuộc công ty khác. Tải lại trang rồi chọn lại.
Đơn giá không tự điền trên chứng từ mua: kiểm theo thứ tự. Đã chọn nhà cung cấp trước chưa; ngày chứng từ có nằm trong thời hạn không; chứng từ có dùng ngoại tệ không; dòng đó có đã có sẵn đơn giá khác 0 chưa (khi đổi nhà cung cấp, phần mềm chỉ điền vào dòng đang để trống giá).
09
Hỏi đáp
Những câu người mới hay hỏi về giá mua cố định.
Giá cố định có ràng buộc tôi phải mua đúng giá này không?
Không. Đó chỉ là số điền sẵn. Giá ghi sổ là giá trên chứng từ bạn cất, và giá trên hóa đơn phải trùng với chứng từ.
Giá nhập ở đây có gồm thuế không?
Không. Ô ghi rõ chưa thuế. Thuế suất lấy theo mặt hàng ở chứng từ mua, thuế tính thêm lên đơn giá này.
Hai nhà cung cấp bán cùng một mặt hàng khác giá thì sao?
Mỗi nhà cung cấp có một dòng giá riêng. Chọn nhà cung cấp nào trên chứng từ thì giá của nhà cung cấp đó được dùng.
Mặt hàng đã ngừng dùng có xem giá được không?
Dòng giá vẫn hiện trong bảng và bạn xóa được, nhưng bạn không thêm giá mới cho mặt hàng ngừng dùng vì ô chọn không liệt kê nó.
Hướng dẫn khác trong nhóm Mua hàng
Dùng thử trên sổ của chính bạn
Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.