Báo cáo mua hàng: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/reports/purchases

Báo cáo đứng sau việc lập chứng từ mua và nhận hóa đơn đầu vào. Muốn thấy từng dòng của một mặt hàng hay một nhà cung cấp, bấm mã trong bảng để sang sổ chi tiết mua hàng. Muốn biết còn nợ nhà cung cấp bao nhiêu thì xem công nợ tổng hợp.

1. 1

   Chứng từ mua hàng, trả lại hàng mua, giảm giá hàng mua đã ghi sổ. Chứng từ chỉ cất, chưa ghi sổ, không vào báo cáo. Xem cách lập chứng từ mua hàng.

2. 2

   Muốn xem theo mục đích thì khai danh mục ở mục đích mua hàng và chọn ô Mục đích mua hàng trên chứng từ. Ô lọc này chỉ hiện khi công ty đã có ít nhất một mục đích.

3. 3

   Muốn xem theo nhân viên thì chứng từ mua phải chọn Nhân viên mua hàng.

4. 4

   Quyền xem phân hệ Báo cáo. Muốn bấm Xuất Excel cần thêm quyền xuất Excel.

ketoanx.com/reports/purchases

Hàng nút trên đầu trang: Xuất Excel và In báo cáo, kèm Tùy chọn in và Ghi nhớ (lưu báo cáo cùng bộ lọc đang xem).

Năm tab nhóm số liệu: Theo mặt hàng, Theo nhà cung cấp, Theo nhân viên, Theo mục đích mua hàng, Chưa có hóa đơn. Bên dưới là ô Từ ngày, Đến ngày, ô chọn Mục đích mua hàng (chọn Tất cả, Chưa ghi mục đích hoặc một mục đích) và nút Xem báo cáo. Riêng tab Chưa có hóa đơn chỉ có một ô ngày tên Tính đến ngày.

ketoanx.com/reports/purchases

Tab Chưa có hóa đơn có bảng riêng.

Khi hàng đã về nhưng chưa có hóa đơn

Bấm tab Chưa có hóa đơn. Chọn Tính đến ngày, ví dụ 31/10/2026, rồi Xem báo cáo. Một chứng từ mua ngày 22/10/2026 của Công ty Bao bì Việt Hưng, tiền hàng 50.000.000 đồng, thuế suất 10%, hiện Thuế GTGT ước tính 5.000.000 và Số ngày đã chờ 9. Bấm Số chứng từ để vào chứng từ, kéo xuống mục Nhận hóa đơn, nhập ngày nhận, mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn, tiền thuế rồi bấm Nhận hóa đơn và ghi thuế. Chứng từ biến khỏi tab này.

Về luật, người bán phải lập hóa đơn ngay khi chuyển giao hàng (từ 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP), nên hóa đơn về muộn là lỗi của bên bán và bạn có quyền đòi. Thuế đầu vào chỉ được ghi nhận khi có hóa đơn hợp lệ, và người mua khai thuế theo thời điểm nhận hóa đơn. Cách ghi sổ giá tạm tính và điều chỉnh chênh lệch khi hóa đơn về có ở bài hàng về trước hóa đơn về sau. Mốc lập hóa đơn của từng loại giao dịch có ở bài thời điểm lập hóa đơn.

Khi người bán không xuất hóa đơn

Không phải hàng nào chưa có hóa đơn cũng thuộc tab này. Mua của nông dân, người nhặt phế liệu, hộ gia đình bán đồ dùng cá nhân thì lập bảng kê thay hóa đơn, và khoản mua từ 5 triệu đồng một ngày của một người bán phải trả không dùng tiền mặt. Bảng kê nằm ở màn Bảng kê mua vào không có hóa đơn, cách làm ở bài bảng kê mua vào không có hóa đơn; điều kiện ở bài mua hàng không có hóa đơn.

Khi tách mua hàng theo mục đích

Bấm Theo mục đích mua hàng. Muốn chỉ xem một mục đích, chọn nó ở ô Mục đích mua hàng rồi Xem báo cáo. Chọn Chưa ghi mục đích để tìm chứng từ còn bỏ sót. Hàng trả lại, giảm giá không ghi mục đích riêng thì lấy mục đích của chứng từ mua gốc.

Khi mua bằng tiền mặt từ 5 triệu đồng

Báo cáo này không đánh dấu loại chứng từ ấy. Từ 01/7/2025, hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng (đã gồm thuế) mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì thuế đầu vào không được khấu trừ. Khi cất chứng từ mua trả tiền mặt đạt mức đó, màn lập chứng từ có câu cảnh báo kết thúc bằng "Vẫn cất?". Đọc bài thanh toán không dùng tiền mặt trước khi bấm cất, và dùng Kiểm tra sổ sách để rà lại cuối kỳ.

Có hai điểm cần biết. Thứ nhất, thuế GTGT của chứng từ mua nhận hóa đơn sau được ghi ở một chứng từ riêng (loại nhật ký, lý do nhận hóa đơn). Báo cáo cộng số thuế đó vào chứng từ mua gốc, chia cho từng dòng hàng, khi chứng từ nhận hóa đơn đã ghi sổ đến hết Đến ngày; hóa đơn về sau ngày đó thì cột Thuế GTGT của chứng từ mua chưa có phần thuế này. Chênh lệch giá khi hóa đơn về vẫn chỉ nằm ở chứng từ nhận hóa đơn. Thứ hai, mua nhập tay qua chứng từ nghiệp vụ khác (không có dòng hàng) không có trong báo cáo. Muốn đối chiếu thuế đầu vào thì dùng hướng dẫn thuế GTGT.

Không thấy ô Mục đích mua hàng: công ty chưa khai mục đích nào. Khai ở danh mục mục đích mua hàng.

Tab Chưa có hóa đơn trống dù hàng chưa có hóa đơn: chứng từ chưa tắt ô Nhận kèm hóa đơn khi lập, hoặc chưa ghi sổ. Mở chứng từ, bỏ tích ô đó và ghi sổ.

Chứng từ đã nhận hóa đơn vẫn còn trong tab Chưa có hóa đơn: kiểm tra Tính đến ngày. Nếu ngày nhận hóa đơn sau ngày bạn chọn thì chứng từ vẫn được tính là đang chờ.

Thuế GTGT trên báo cáo nhỏ hơn tờ khai: xem phần giới hạn ở trên, rồi đối chiếu với màn thuế GTGT.