Đối chiếu bán hàng, xuất kho, hóa đơn: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/reports/sales-check

Báo cáo đứng sau việc lập chứng từ bán hàng và lập hóa đơn, nằm trước khi kê khai thuế. Menu chỉ hiện khi công ty hoạt động trong lĩnh vực có kho (thương mại, sản xuất, xây lắp).

1. 1

   Chứng từ bán hàng đã ghi sổ. Chứng từ chỉ cất không có trong báo cáo.

2. 2

   Hóa đơn đã lập từ chứng từ bán, hoặc số hóa đơn lập ở phần mềm khác đã được ghi lại trên chứng từ. Xem cách lập hóa đơn.

3. 3

   Hàng đã xuất kho, hoặc chứng từ bán tích Không kiêm phiếu xuất kho khi bạn xuất bằng phiếu riêng. Xem nhập kho, xuất kho.

4. 4

   Quyền xem phân hệ Báo cáo.

ketoanx.com/reports/sales-check

Thanh lọc gồm Từ ngày, Đến ngày, ô tích Chỉ hiện dòng lệch và nút Đối chiếu. Phía trên bảng có một dòng tóm tắt: nhãn xanh "Cả N chứng từ đều khớp" hoặc nhãn vàng "N trong M chứng từ có điểm lệch".

ketoanx.com/reports/sales-check

Ba nhãn lệch và điều kiện của chúng:

Một hóa đơn gộp nhiều chứng từ thì báo cáo so tổng hóa đơn với tổng các chứng từ cùng nằm trên hóa đơn ấy, và ghi thêm dòng nhỏ "gộp nhiều chứng từ" kèm số tổng. Khi đó dòng Tổng cộng cuối bảng có thể cộng lặp tiền hóa đơn.

Khi chứng từ chưa có hóa đơn

Tùy bạn lập hóa đơn ở đâu. Hóa đơn điện tử hợp lệ lập ở phần mềm hóa đơn của bạn, rồi ghi lại số trên chứng từ (khối "Hóa đơn đã lập ở phần mềm hóa đơn điện tử khác" khi sửa chứng từ). Hóa đơn lập trong KetoanX bằng Lập hóa đơn hay Lập kèm hóa đơn khi tạo chứng từ là bản ghi nội bộ: trang Hóa đơn nói rõ nó chưa có chữ ký số, chưa có mã của cơ quan thuế và không thay cho hóa đơn điện tử hợp lệ. Vì vậy nhãn Khớp chỉ nói rằng chứng từ và hóa đơn ghi trong phần mềm khớp nhau, không chứng minh hóa đơn đã gửi cơ quan thuế.

Về luật, hóa đơn hàng hóa lập khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, không đợi thu tiền (Nghị định 254/2026/NĐ-CP, từ 01/7/2026), kể cả khi khách lẻ không lấy hóa đơn. Không lập hóa đơn khi bán hàng bị phạt từ 16/01/2026, mức tùy số hóa đơn vi phạm. Xem thời điểm lập hóa đơn, khách lẻ không lấy hóa đơn và mức phạt vi phạm hóa đơn.

Khi hóa đơn lập ở phần mềm khác

Chứng từ ghi sẵn số hóa đơn được coi là có một hóa đơn cùng tổng tiền với chứng từ, nên báo cáo không bao giờ báo Lệch tiền với hóa đơn cho trường hợp này. Hãy tự so số tiền trên hóa đơn thật với cột Tổng tiền chứng từ.

Khi xuất kho bằng phiếu xuất riêng

Chứng từ tích Không kiêm phiếu xuất kho có nhãn xám "Không kiêm phiếu xuất" và báo cáo không kiểm số lượng. Hãy kiểm chéo bằng báo cáo phiếu xuất chưa có chứng từ bán, xem cách đọc phiếu xuất chưa có chứng từ bán. Cách lập phiếu xuất theo mẫu có ở bài mẫu phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.

Khi chứng từ bán dịch vụ

Dịch vụ không có tồn kho nên Số lượng bán bằng 0 và không bao giờ có nhãn Chưa xuất kho đủ. Chỉ còn kiểm hóa đơn. Hóa đơn dịch vụ lập khi hoàn thành, hoặc khi thu tiền nếu thu trước, nên chứng từ dịch vụ ghi sổ sớm hơn hóa đơn là bình thường; xem bài thời điểm lập hóa đơn ở trên.

Khi bán hàng thu tiền ngay ở quầy

Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền hoặc lập độc lập, không gắn với chứng từ bán, không được báo cáo tìm thấy; chứng từ ấy sẽ hiện Chưa lập hóa đơn. Xem hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền để biết cách làm.

Giới hạn cần biết: báo cáo không xét hàng trả lại, không xét thu tiền, và không kiểm hóa đơn có đúng ngày giao hàng hay không. Tổng cộng ở cuối bảng chỉ để tham khảo. Muốn đối chiếu doanh thu với tờ khai thì dùng thêm đối chiếu thuế GTGT sổ sách với tờ khai.

"Không có dòng lệch": đây là tin tốt, mọi chứng từ trong kỳ đã có hóa đơn khớp tiền và xuất kho đủ.

Đã lập hóa đơn mà vẫn Chưa lập hóa đơn: hóa đơn lập độc lập, chưa gắn chứng từ bán, hoặc đã bị hủy. Mở chứng từ và lập hóa đơn từ chính chứng từ này, hoặc ghi lại số hóa đơn đã lập ở phần mềm khác.

Chưa xuất kho đủ dù kho đã xuất: phiếu xuất lập riêng bằng tay nên không thuộc chứng từ bán. Tích Không kiêm phiếu xuất kho trên chứng từ bán, hoặc xuất kho bằng chính chứng từ bán.

Số lượng xuất lớn hơn số bán: có thể kho xuất vượt hoặc chứng từ bị sửa số lượng sau khi xuất. Mở sổ kho để soát.