Hạch toán hàng bán bị trả lại: hóa đơn điều chỉnh, kê khai thuế, nhập kho và giá vốn

Riêng hàng là tài sản phải đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng (ô tô, xe máy), nếu đã đăng ký theo tên người mua thì khi trả lại, người mua lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán, với điều kiện người mua là đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm và giá trị giảm ghi số âm. Trả một phần thì hóa đơn điều chỉnh chỉ ghi phần hàng trả lại, hóa đơn gốc vẫn còn nguyên. Cách chọn ký hiệu và các ràng buộc khác của hóa đơn điều chỉnh nằm ở bài xử lý hóa đơn điện tử sai sót từ 1/7/2026.

Hàng trả lại cần khớp hóa đơn gốc: số lượng trả không vượt số đã bán, đúng mặt hàng, đúng giá trên hóa đơn. Khách giữ hàng mà chỉ được bớt tiền vì lỗi nhẹ thì đó là giảm giá, xử lý theo bài giảm giá hàng bán; khoản thưởng theo doanh số thì ở bài hạch toán chiết khấu thương mại.

Ví dụ: công ty bán 50 máy, đơn giá 2.000.000 đồng chưa thuế, thuế 10%, giá vốn 1.400.000 đồng một máy. Tháng sau khách trả 10 máy lỗi: tiền hàng 20.000.000 đồng, thuế 2.000.000 đồng, tổng 22.000.000 đồng; giá vốn của 10 máy là 14.000.000 đồng. Công ty trả tiền vận chuyển nhận hàng 500.000 đồng.

Doanh nghiệp theo Thông tư 133 không có Tài khoản 521, nên bút toán giảm doanh thu là Nợ 511, Nợ 33311, Có 131; hàng nhập lại kho vẫn ghi Nợ 156, Có 632, vì Thông tư 133 cũng ghi Có 632 trị giá hàng bán bị trả lại.

Khách đã trả tiền rồi mới trả hàng thì công ty hoàn tiền: bút toán thứ hai ghi Có 111 hoặc 112 thay cho Có 131.

Với thuế, kỳ kê khai theo ngày hóa đơn điều chỉnh như mục trên, không theo kỳ bán gốc.

ketoanx.com/sales

Các bước

1. 1

   Vào Bán hàng→, Chứng từ bán hàng rồi bấm Hàng bán bị trả lại (nút chỉ hiện khi bạn có quyền thêm của phân hệ bán hàng).

2. 2

   Chọn ô Chứng từ gốc trước mọi ô khác. Danh sách liệt kê chứng từ bán theo dạng số, ngày, tên khách; chọn chứng từ bán 50 máy của ví dụ. Biểu mẫu tự mở lại với khách hàng, loại tiền và dòng hàng điền sẵn: Số lượng là phần chưa trả của chứng từ gốc, Đơn giá là đơn giá sau chiết khấu. Để Không gắn chứng từ gốc thì chứng từ vẫn lập được nhưng không có phép kiểm số lượng và giá vốn nhập lại không còn lấy từ lần bán.

3. 3

   Hai ô Ngày chứng từ và Ngày hạch toán mặc định là hôm nay. Ngày hạch toán không được trước ngày của chứng từ gốc, và phải nằm ngoài kỳ đã khóa sổ.

4. 4

   Ở lưới dòng hàng, sửa Số lượng về 10 máy; đơn giá giữ 2.000.000 và Thuế suất GTGT giữ 10%. Dòng nào khách không trả thì xóa dòng hoặc đặt số lượng bằng phần khách thật sự trả. Mặt hàng theo dõi lô hoặc serial phải điền số lô, serial của chiếc được trả.

5. 5

   Chọn ô Thanh toán. Mặc định lấy theo chứng từ gốc: Chưa thanh toán (công nợ) thì giảm khoản phải thu 131 của khách, còn Tiền mặt hoặc Chuyển khoản thì phần mềm ghi hoàn tiền ngay ra quỹ hoặc ngân hàng. Khách đã trả tiền rồi mới trả hàng thì chọn tiền mặt hoặc chuyển khoản để khoản hoàn không treo ở 131.

6. 6

   Phía dưới là hai ô chọn phụ. Ô Không tự nhập lại kho (lập phiếu nhập riêng) bị khóa khi đã có chứng từ gốc; chứng từ gốc nào đánh dấu Không kiêm phiếu xuất kho thì chứng từ trả lại cũng tự không nhập kho. Bốn ô Mẫu số HĐ, Ký hiệu HĐ, Số hóa đơn, Ngày hóa đơn dùng để ghi lại hóa đơn điều chỉnh bạn đã phát hành ở phần mềm hóa đơn khác; bỏ trống nếu chưa có.

7. 7

   Đọc chân lưới: Cộng tiền hàng 20.000.000, thuế 2.000.000, Tổng thanh toán 22.000.000. Bấm Cất và ghi sổ để vào sổ ngay; Cất, chưa ghi sổ chỉ lưu nháp, kho và doanh thu chưa đổi.

8. 8

   Muốn có hóa đơn điều chỉnh nội bộ gắn với hóa đơn gốc, mở hóa đơn đã lập ở Bán hàng→, Hóa đơn, bấm Lập hóa đơn điều chỉnh, chọn Loại điều chỉnh là Điều chỉnh giảm và Lý do lập là Chiết khấu, giảm giá, trả lại hàng, quyết toán, rồi điền ô Lý do và các dòng giảm. Đây là bản ghi nội bộ, không sinh bút toán.

Phần mềm tự ghi gì

Theo Thông tư 99, với ví dụ trả 10 máy trên công nợ, chứng từ ghi hai cụm bút toán. Nhập kho: Nợ 156 14.000.000, Có 632 14.000.000, giá vốn lấy đúng 1.400.000 đồng một máy mà chứng từ bán gốc đã xuất. Giảm doanh thu: Nợ 521 20.000.000, Nợ 33311 2.000.000, Có 131 22.000.000 (khách đã thanh toán thì Có 111 hoặc 112 thay cho 131). Thẻ kho nhận thêm 10 máy, công nợ khách giảm 22.000.000. Công ty theo Thông tư 133 không có 521 nên phần giảm doanh thu ghi thẳng Nợ 511.

Hai việc của ví dụ nằm ngoài chứng từ này: khoản vận chuyển nhận hàng 500.000 đồng (Nợ 641, Có 111) bạn ghi bằng phiếu chi ở Quỹ, ngân hàng→, Thu, chi, chứng từ khác; còn bút toán cuối kỳ Nợ 511, Có 521 là việc của bước kết chuyển ở Thuế, cuối kỳ→, Cuối kỳ. Báo lỗi hay gặp: Số lượng trả lại "…" vượt số còn lại của chứng từ gốc: trả …, còn … khi trả quá số đã bán trừ các lần trả trước; Mặt hàng "…" không có trên chứng từ gốc; Đối tượng trên chứng từ khác với chứng từ gốc; Ngày hạch toán không được trước ngày của chứng từ gốc; Chứng từ gốc dùng loại tiền …; chứng từ trả lại, giảm giá phải cùng loại tiền.

Kiểm lại và giới hạn

Mở lại chứng từ từ danh sách (bộ lọc Loại tách riêng chứng từ trả lại), rồi xem Kho→, Tồn kho, sổ chi tiết công nợ của khách và thuế đầu ra. Bài hướng dẫn đầy đủ của màn nằm ở hướng dẫn chứng từ bán hàng.

Phần mềm chưa phát hành hóa đơn điện tử: hóa đơn điều chỉnh chính thức bạn lập ở phần mềm hóa đơn của mình, rồi ghi số hóa đơn vào bốn ô nói ở bước 6. Hóa đơn điều chỉnh lập ở trang Hóa đơn của KetoanX không tự sinh chứng từ trả lại, nên phải lập cả hai. Chứng từ bán hộ không lập trả lại theo chứng từ gốc được, phần mềm báo phải điều chỉnh bằng chứng từ nghiệp vụ khác với bên giao. Chi phí vận chuyển nhận hàng trả lại phần mềm không tự ghi. Bên mua trả hàng dùng chứng từ Trả lại hàng mua ở Mua hàng→, Chứng từ mua hàng, giảm kho, công nợ phải trả và thuế đầu vào; quy trình tổng quan ở bài kế toán mua hàng và bán hàng, các màn nằm trong phần bán hàng và mua hàng của KetoanX.