Hạch toán chiết khấu thương mại: ghi trên hóa đơn hay hóa đơn điều chỉnh, kê khai và định khoản hai bên

Bên bán theo Thông tư 99 lúc này không dùng Tài khoản 521: doanh thu ghi theo giá đã trừ chiết khấu, tức doanh thu thuần. Ví dụ bán 100 sản phẩm, giá niêm yết 1.000.000 đồng, chiết khấu 5% cho đơn từ 100 sản phẩm: hóa đơn ghi tiền hàng 95.000.000 đồng, thuế 10% là 9.500.000 đồng. Bên bán ghi Nợ 131 104.500.000, Có 511 95.000.000, Có 33311 9.500.000. Bên mua ghi hàng theo 95.000.000 đồng, không có gì phải điều chỉnh sau.

Cách một, trừ khoản chiết khấu vào hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc của kỳ tiếp sau, miễn là số chiết khấu không vượt quá giá trị hàng ghi trên hóa đơn đó. Cách hai, lập hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê các hóa đơn cần điều chỉnh, trong đó ghi số hóa đơn, số tiền và tiền thuế điều chỉnh; bảng kê được lưu tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu. Thông tư nêu nội dung bảng kê chứ không nêu số mẫu riêng cho trường hợp này. Hóa đơn điều chỉnh giảm phải ghi số âm.

Cách một gọn khi khách còn mua tiếp, nhưng chiết khấu lớn hơn hóa đơn cuối thì không dùng được. Cách hai dùng cho mọi trường hợp, nhất là khi khách ngừng mua hoặc khoản thưởng lớn.

Ví dụ: quý 3/2026, công ty bán cho đại lý ba hóa đơn, tổng 1.000.000.000 đồng chưa thuế. Hợp đồng ghi đạt 1 tỷ đồng trong quý thì chiết khấu 2%. Ngày 30/09/2026 công ty lập hóa đơn điều chỉnh giảm kèm bảng kê ba hóa đơn: tiền hàng giảm 20.000.000 đồng, thuế giảm 2.000.000 đồng (thuế suất giả định 10%).

Doanh nghiệp theo Thông tư 133 không có Tài khoản 521: khoản giảm trừ doanh thu ghi thẳng bên Nợ Tài khoản 511, nên bút toán ngày 30/09 là Nợ 511, Nợ 33311, Có 131.

Khách trả lại hàng thì cùng khuôn xử lý ở bài hàng bán bị trả lại. Khi chiết khấu của hàng đã bán ở kỳ trước phát sinh sau, Thông tư 99 chia hai trường hợp. Phát sinh trước ngày phát hành báo cáo tài chính của kỳ trước thì coi là sự kiện cần điều chỉnh và ghi giảm doanh thu của kỳ trước. Phát sinh sau ngày phát hành thì ghi giảm doanh thu của kỳ phát sinh.

Tiếp ví dụ trên, đại lý đã bán 70% số hàng mua trong quý, còn tồn 30%. Khoản chiết khấu 20.000.000 đồng chia thành 6.000.000 đồng cho hàng tồn và 14.000.000 đồng cho hàng đã bán. Ngày nhận hóa đơn điều chỉnh, đại lý ghi Nợ 331 22.000.000, Có 156 6.000.000, Có 632 14.000.000, Có 133 2.000.000. Bên mua không ghi khoản này vào doanh thu tài chính.

Bên mua còn phải theo dõi riêng chiết khấu của nhà cung cấp trên 331 nếu chưa có trong hóa đơn mua. Hàng về trước hóa đơn thì có thể gặp chiết khấu lẫn với chênh lệch giá, xem bài hàng về trước hóa đơn về sau.

Với ví dụ trên, hóa đơn điều chỉnh lập ngày 30/09/2026 giảm 2.000.000 đồng thuế đầu ra ở kỳ tháng 9 của đại lý bán, và giảm 2.000.000 đồng thuế đầu vào ở kỳ nhận hóa đơn của đại lý mua. Nếu bên mua nhận sang tháng 10 thì giảm ở kỳ tháng 10. Chiết khấu đã trừ vào hóa đơn lần sau thì kê khai theo số ghi trên hóa đơn đó.

ketoanx.com/sales/rebate

Các bước

1. 1

   Mở Bán hàng→, Chiết khấu thương mại theo doanh số. Khung Lập chiết khấu chỉ hiện khi bạn có quyền thêm và ghi sổ ở phân hệ bán hàng. Ô Khách hàng chọn đại lý, Doanh số từ ngày 01/07/2026, Đến ngày 30/09/2026, rồi bấm Xem doanh số. Mặc định hai ô ngày là từ mùng 1 tháng này đến hôm nay.

2. 2

   Bảng hiện các chứng từ bán đã ghi sổ bằng VND của khách trong khoảng ngày (thu tiền ngay hay bán nợ đều được tính), với cột Chứng từ bán, Ngày, Số hóa đơn và Doanh số chưa thuế. Cả ba chứng từ của ví dụ đều được tích sẵn; bỏ tích chứng từ nào không thuộc diện chiết khấu. Dòng Doanh số làm căn cứ ở cuối ra 1.000.000.000. Doanh số ở đây đã trừ hàng bị trả lại và giảm giá gắn chứng từ gốc. Chứng từ bán đã được tính ở một khoản chiết khấu theo doanh số khác không vào căn cứ, và màn ghi rõ số chứng từ đó cùng khoản đã tính, để một hóa đơn không bị chiết khấu hai lần. Không còn chứng từ nào thì bấm lập sẽ báo Khách không có doanh số bán đã ghi sổ trong khoảng ngày, hoặc Các chứng từ bán của khách trong khoảng ngày đều đã được tính chiết khấu theo doanh số.

3. 3

   Ô Cách tính có hai lựa chọn. Theo tỷ lệ trên doanh số thì nhập Tỷ lệ chiết khấu (%) 2. Số tiền chiết khấu thì nhập Số tiền chiết khấu (chưa thuế) 20.000.000. Dòng Chiết khấu bên dưới cập nhật ngay: 20.000.000, chưa gồm thuế GTGT, thuế tính theo thuế suất của từng dòng hàng trên các chứng từ bán.

4. 4

   Ô Ngày lập (ngày hóa đơn điều chỉnh) điền 30/09/2026; mặc định là ngày cuối khoảng doanh số nếu hôm nay còn trước ngày đó. Ngày này không được trước Đến ngày của kỳ tính doanh số, vì chiết khấu chỉ xác định được khi kỳ đã kết thúc, và không được nằm trong kỳ đã khóa sổ. Ô Diễn giải (tối đa 500 ký tự) để trống thì phần mềm tự ghi Chiết khấu thương mại theo doanh số từ 01/07/2026 đến 30/09/2026 (2%).

5. 5

   Bấm Lập chứng từ chiết khấu thương mại. Thành công thì có thông báo dạng Đã lập …: chiết khấu 20.000.000, thuế GTGT 2.000.000 trên doanh số 1.000.000.000. Số chiết khấu lớn hơn doanh số đã chọn thì báo Chiết khấu … lớn hơn doanh số ….

6. 6

   Khoản vừa lập nằm trong khung Các khoản chiết khấu theo doanh số đã lập. Bấm Bảng kê ở cuối dòng để mở trang Bảng kê chiết khấu thương mại với từng chứng từ bán, doanh số, phần chiết khấu phân bổ, thuế và tổng giảm trừ, rồi in bằng nút in ở đầu trang. Bấm số chứng từ để mở chứng từ giảm giá hàng bán.

7. 7

   Phía mua: vào Mua hàng→, Chứng từ mua hàng, bấm Giảm giá hàng mua. Ô Chứng từ gốc chọn chứng từ mua của lô; dòng hàng tự điền từ chứng từ đó, và cột Giảm mỗi đơn vị nhập 200.000 cho 100 đơn vị mua ở ví dụ. Có ba hóa đơn thì lập ba chứng từ, mỗi chứng từ giảm phần chiết khấu của hóa đơn đó.

Phần mềm tự ghi gì

Bên bán: Nợ 521 20.000.000, Nợ 33311 2.000.000, Có 131 22.000.000, công nợ ghi theo đúng khách, và các dòng cùng mặt hàng, thuế suất được gộp lại. Công ty theo Thông tư 133 không có 521 nên phần mềm ghi thẳng Nợ tài khoản doanh thu của mặt hàng (511). Công ty tính thuế GTGT trực tiếp thì không có dòng thuế. Chiết khấu này nằm vào chỉ tiêu [07] của tờ 03-1A/TNDN.

Bên mua: phần mềm chia khoản giảm theo số còn tồn của mặt hàng tại ngày lập, không vượt số đã mua trên chứng từ gốc. Còn tồn 30 trên 100 đã mua thì 6.000.000 giảm giá kho và 14.000.000 giảm giá vốn: Nợ 331 22.000.000, Có 156 6.000.000, Có 632 14.000.000, Có 1331 2.000.000.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Báo cáo→, Sổ chi tiết tài khoản 521 để thấy 20.000.000, Quỹ, ngân hàng→, Công nợ theo hóa đơn để thấy khoản giảm công nợ của khách, và Thuế, cuối kỳ→, Thuế GTGT để thấy thuế đầu ra giảm 2.000.000 ở kỳ của ngày lập.

Màn này chỉ lập chứng từ sổ sách và bảng kê, không tự phát hành hóa đơn điều chỉnh gộp nhiều hóa đơn. Hóa đơn điều chỉnh cho từng hóa đơn đã phát hành bạn lập bằng nút Lập hóa đơn điều chỉnh ở trang hóa đơn đó, còn hóa đơn lập ở phần mềm hóa đơn khác thì lập tại phần mềm ấy. Chiết khấu ghi ngay trên hóa đơn bán không lập ở đây, bạn nhập đơn giá đã chiết khấu trên chứng từ bán. Quy trình tổng quan nằm ở bài kế toán mua hàng và bán hàng, và phần bán hàng của KetoanX liệt kê các màn liên quan.

Muốn xem đủ mọi ô, mọi nút và lỗi hay gặp của màn này, đọc bài hướng dẫn sử dụng chiết khấu thương mại theo doanh số.