Xử lý hóa đơn điện tử sai sót từ 1/7/2026: thông báo, điều chỉnh hay thay thế

Hóa đơn lập theo Nghị định 123/2020, Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025 mà bây giờ mới phát hiện sai thì vẫn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định. Riêng hóa đơn lập theo hai nghị định cũ hơn nữa (51/2010 và 04/2014), hai bên phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai và người bán chỉ được lập hóa đơn điện tử thay thế, ghi đủ thông tin hóa đơn bị thay thế.

Bạn báo cho người mua biết hóa đơn sai ở chỗ nào, rồi gửi cơ quan thuế thông báo theo mẫu 04/SS-HĐĐT. Sau khi nhận, hệ thống của cơ quan thuế tự gửi lại thông báo tiếp nhận theo mẫu 01/TB-SSĐT. Hóa đơn gốc vẫn giữ nguyên giá trị, không phải lập hóa đơn mới.

Mẫu 04/SS-HĐĐT kèm Thông tư 91/2026 có tên Thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai. Cột (8) chỉ còn hai lựa chọn: Thông báo (khi bạn tự phát hiện sai) và Giải trình (khi cơ quan thuế gửi thông báo cho bạn). Trước 01/6/2025, người bán còn có thể hủy hóa đơn đã cấp mã nhưng chưa gửi người mua và báo việc hủy với cơ quan thuế; nhiều kế toán vẫn quen tìm lựa chọn Hủy trên thông báo. Bây giờ 04/SS không còn là nơi khai việc hủy, điều chỉnh hay thay thế.

Hóa đơn điều chỉnh

Hóa đơn điều chỉnh không lặp lại toàn bộ giao dịch. Nó chỉ ghi phần chênh lệch giữa số đã ghi và số đúng, và phải có dòng chữ Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm. Hóa đơn gốc vẫn còn, hóa đơn gốc cộng hóa đơn điều chỉnh mới ra số đúng.

Điều chỉnh tăng ghi số dương, điều chỉnh giảm ghi số âm, đúng với số thực tế điều chỉnh. Ví dụ bạn bán 5 máy lọc nước, đơn giá đúng là 10.000.000 đồng nhưng hóa đơn ghi 11.000.000 đồng, thuế suất 10%:

Trên hóa đơn điều chỉnh, dòng hàng có thể ghi Máy lọc nước, điều chỉnh giảm đơn giá với các số âm ở dòng cuối bảng. Nếu ngược lại đơn giá ghi thấp hơn thực tế, bạn lập hóa đơn điều chỉnh tăng với các số dương.

Hóa đơn thay thế

Hóa đơn thay thế là một hóa đơn mới lập lại đầy đủ, đúng toàn bộ nội dung, có dòng chữ Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm. Sau khi có hóa đơn thay thế, hai bên chỉ dùng hóa đơn thay thế để ghi sổ và kê khai; hóa đơn gốc không còn được dùng. Với ví dụ trên, hóa đơn thay thế ghi 5 máy, đơn giá 10.000.000, tiền hàng 50.000.000, thuế 5.000.000, tổng 55.000.000.

Nên chọn cách nào

Sai mã số thuế người mua thì thay thế gọn hơn. Một hóa đơn điều chỉnh chỉ để sửa mã số thuế không đổi đồng nào, người mua phải đọc cả hai hóa đơn mới biết mã đúng; hóa đơn thay thế cho họ một chứng từ đúng ngay từ đầu. Sai một đơn giá trên hóa đơn nhiều dòng thì điều chỉnh gọn hơn. Cả hai cách đều hợp lệ, trừ những trường hợp ở mục sau.

1. 1

   Lập văn bản thỏa thuận với người mua trước khi điều chỉnh hoặc thay thế, ghi rõ nội dung sai, nếu người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh. Người mua là cá nhân tiêu dùng thì bạn thông báo cho họ, hoặc thông báo trên website của bạn nếu có.

2. 2

   Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế với dòng chữ bắt buộc ghi đủ mẫu số, ký hiệu, số, ngày của hóa đơn gốc. Điều chỉnh giảm ghi số âm.

3. 3

   Chọn đúng ký hiệu. Hai chữ số trong ký hiệu là năm lập hóa đơn mới, không phải năm của hóa đơn gốc. Hóa đơn gốc ký hiệu 1C25TAA (lập năm 2025), hóa đơn điều chỉnh lập tháng 9/2026 phải dùng ký hiệu năm 26, ví dụ 1C26TAA.

4. 4

   Ký số, rồi gửi cơ quan thuế cấp mã (hóa đơn có mã) hoặc gửi thẳng cho người mua (hóa đơn không mã).

5. 5

   Lưu văn bản thỏa thuận cùng hồ sơ hóa đơn để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu, và kê khai theo đúng kỳ.

Văn bản thỏa thuận không bắt buộc khi bạn gửi dữ liệu hóa đơn theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử, gửi theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch, hoặc bán hàng trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số. Nếu bạn đã gửi dữ liệu theo Bảng tổng hợp, thông tin điều chỉnh, thay thế đưa thẳng vào Bảng tổng hợp của kỳ sau và không gửi 04/SS-HĐĐT.

Ví dụ: công ty mua 5 máy lọc nước ở trên, đã khấu trừ 5.500.000 đồng thuế ở tháng 6/2026, tháng 9/2026 nhận hóa đơn điều chỉnh giảm 500.000 đồng thuế. Khoản này làm số thuế được khấu trừ của tháng 6 giảm đi, nên nếu kỳ đó còn thuế được khấu trừ chuyển sang và không phát sinh số phải nộp thêm, công ty ghi giảm 500.000 đồng ở chỉ tiêu [37] của tháng 9. Nếu tháng 6 đã có số phải nộp, phần giảm khấu trừ làm tăng thuế phải nộp của tháng 6 và công ty khai bổ sung tháng 6.

Kỳ kê khai cho các hóa đơn điều chỉnh này khác với hóa đơn sai: người bán kê khai vào kỳ lập hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh, không quay lại kỳ gốc.

• Vẫn dùng mẫu 04/SS cũ và chọn Hủy hoặc Điều chỉnh trên thông báo.
• Gửi 04/SS cho lỗi sai thuế suất hoặc sai mã số thuế; nhóm này phải lập hóa đơn mới.
• Ghi số dương trên hóa đơn điều chỉnh giảm.
• Hóa đơn điều chỉnh lập năm 2026 nhưng dùng ký hiệu năm 25 của hóa đơn gốc.
• Đã điều chỉnh một lần, lần sau lại chuyển sang thay thế.
• Bên mua lập chứng từ cho cả hóa đơn gốc lẫn hóa đơn thay thế, khấu trừ thuế hai lần.
• Coi hóa đơn trả lại hàng là hóa đơn sai rồi khai bổ sung về kỳ gốc.

ketoanx.com/invoices/notices

Các bước

1. 1

   Ví dụ 5 máy lọc nước ghi nhầm đơn giá 11.000.000 thay vì 10.000.000, thuế 10%, hóa đơn gốc ký hiệu C25TAA. Vào Bán hàng→, Hóa đơn, bấm số hóa đơn gốc để mở. Chỉ hóa đơn đang ở trạng thái đã phát hành mới điều chỉnh hay thay thế được; ngày hóa đơn mới không được trước ngày hóa đơn gốc.

2. 2

   Mục Biên bản của hóa đơn, nút Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (hoặc Lập biên bản thay thế hóa đơn). Ô Số biên bản bắt buộc (gợi ý 01/BB-HĐ), Ngày lập bắt buộc và không được trước ngày hóa đơn, Đại diện bên bán và Đại diện bên mua tự điền sẵn. Lý do bắt buộc: ghi sai đơn giá 11.000.000, đúng là 10.000.000. Nội dung thỏa thuận là ô gõ tự do. Bấm Lưu và xem bản in để in cho hai bên ký; biên bản không tự đổi trạng thái hóa đơn, và không còn nút lập biên bản hủy.

3. 3

   Quay lại trang hóa đơn, bấm Lập hóa đơn điều chỉnh. Loại điều chỉnh chọn Điều chỉnh giảm (mặc định), Lý do lập chọn Hóa đơn gốc lập sai. Lý do gõ ít nhất 3 ký tự, ví dụ sai đơn giá máy lọc nước.

4. 4

   Ngày hóa đơn mặc định là hôm nay, ví dụ 14/10/2026. Ký hiệu hóa đơn mới để trống thì phần mềm gợi ý ký hiệu cùng mẫu số mang năm lập, tức C26TAA; hóa đơn gốc C25TAA thì không giữ số 25. Lập khác tháng với hóa đơn gốc và chọn Hóa đơn gốc lập sai, phần mềm nhắc khai bổ sung 01/KHBS cho kỳ của hóa đơn gốc.

5. 5

   Bảng dòng hàng, nhập số dương cho phần chênh lệch: cột Tên hàng hóa, dịch vụ hoặc nội dung điều chỉnh ghi Máy lọc nước, điều chỉnh giảm đơn giá, SL 5, Đơn giá 1.000.000, VAT % 10. Phần mềm tự đổi dấu: Thành tiền −5.000.000, thuế −500.000, dòng Tổng cộng (gồm thuế …) −5.500.000. Chọn Điều chỉnh tăng thì ra số dương.

6. 6

   Bấm Lập hóa đơn điều chỉnh. Muốn thay thế thay vì điều chỉnh (ví dụ sai mã số thuế), bấm Lập hóa đơn thay thế: hóa đơn gốc có chứng từ bán thì hóa đơn mới lấy lại dòng hàng của chứng từ, còn muốn gõ lại thì tích Nhập lại dòng hàng thay vì lấy từ chứng từ bán rồi nhập 5 máy, đơn giá 10.000.000, tiền hàng 50.000.000, thuế 5.000.000, tổng 55.000.000.

7. 7

   Sai tên, địa chỉ người mua (nhóm báo người mua và gửi 04/SS-HĐĐT): vào Bán hàng→, Hóa đơn, bấm Thông báo sai sót. Ở khung Lập thông báo mới điền Số thông báo (gợi ý 01/TB-HĐSS), Ngày thông báo, Người đại diện ký và Ghi chú. Tìm hóa đơn, tích chọn, rồi mỗi hóa đơn chọn Hình thức xử lý và gõ Lý do. Thông báo đề ngày từ 01/7/2026 chỉ có Thông báo sai sót và Giải trình (giải trình khi cơ quan thuế gửi 01/TB-RSĐT). Bấm Lập thông báo cho N hóa đơn.

Phần mềm tự ghi gì

Hóa đơn điều chỉnh và thay thế chỉ là bản ghi hóa đơn nội bộ: không có bút toán nào. Ví dụ trên, doanh thu và thuế đầu ra giảm 5.000.000 và 500.000 chỉ khi bạn lập thêm chứng từ giảm giá hoặc trả lại hàng bán tương ứng (theo cách làm của kế toán, Nợ 521 hoặc giảm doanh thu và Nợ 33311, Có 131 hoặc tiền), và điều chỉnh do chiết khấu, giảm giá, trả lại hàng thì khai vào kỳ lập hóa đơn điều chỉnh. Các báo lỗi hay gặp: Hóa đơn này đã được điều chỉnh: các lần xử lý sau phải tiếp tục điều chỉnh, không lập hóa đơn thay thế …, Hóa đơn này là hóa đơn thay thế: sai sót tiếp theo phải tiếp tục lập hóa đơn thay thế, không điều chỉnh …, Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền lập sai chỉ được thay thế, không điều chỉnh …, và Ký hiệu … mang năm 25, hóa đơn lập năm 2026 … kèm ký hiệu gợi ý.

Kiểm lại và giới hạn

Trang hóa đơn gốc hiện dòng Hóa đơn liên quan liệt kê hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế vừa lập; bấm Mở hóa đơn gốc từ hóa đơn mới để quay lại. Thông báo đã lập nằm ở khung Thông báo đã lập cùng trang. KetoanX không ký số, không lấy mã và không gửi 04/SS-HĐĐT; mọi bản in chỉ là bản nội bộ.

Có hai chỗ phần mềm làm khác lời văn bài. Khi thay thế, hóa đơn gốc bị chuyển sang trạng thái đã hủy kèm lý do Bị thay thế bởi hóa đơn …, chỉ là cách phần mềm không để chứng từ bán có hai hóa đơn hiệu lực, không phải thủ tục hủy theo pháp luật. Trang Hóa đơn gốc cũng còn nút Xóa bỏ bản lập nội bộ (chưa gửi cơ quan thuế), dùng cho bản chưa giao người mua và không dùng cho hóa đơn điện tử đã phát hành.

Ở bên mua, trang Hóa đơn điện tử đầu vào nhập tệp XML và đọc phần thông tin hóa đơn liên quan. Hóa đơn thay thế cho một hóa đơn gốc đã lập chứng từ mua thì báo lỗi và không cho lập chứng từ thứ hai, kèm gợi ý sửa chứng từ gốc. Hóa đơn gốc đã nhập mà chưa lập chứng từ được chuyển sang trạng thái bỏ qua, ghi rõ bị thay thế bởi hóa đơn nào. Hóa đơn điều chỉnh được đánh dấu để bạn chỉ ghi phần chênh lệch: giảm thì lập chứng từ giảm giá hàng mua gắn chứng từ gốc, tăng thì lập chứng từ mua cho phần tăng thêm. KetoanX lo phần sổ sách, cả ở bên bán lẫn bên mua.

Các bước chi tiết hơn, kèm những trường hợp ít gặp, nằm ở bài hướng dẫn sử dụng hóa đơn.