Biên bản điều chỉnh hóa đơn, mẫu 04/SS-HĐĐT và bảng kê hóa đơn lập sai: dùng mẫu nào khi nào

Mẫu 04/SS-HĐĐT và 01/BK-ĐCTT nằm ở Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC (thông tư hướng dẫn Nghị định 254/2026/NĐ-CP), còn mẫu thông báo của cơ quan thuế như 01/TB-RSĐT và 01/TB-SSĐT nằm ở Phụ lục IV. Phần mềm hóa đơn của nhà cung cấp thường có sẵn các mẫu này.

Không bắt buộc lập văn bản này trong ba trường hợp: dữ liệu hóa đơn gửi theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử, dữ liệu gửi theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch, và hoạt động mua bán trên nền tảng thương mại điện tử hay nền tảng số khác.

Thông tư không nêu cách ký văn bản này, nên bạn chọn ký số hoặc ký tay tùy cách hai bên làm việc, miễn bản lưu có đủ nội dung trên. Cách ghi các ô của hóa đơn mới nằm ở bài cách lập hóa đơn điện tử.

Ví dụ hóa đơn 1C26TAA số 125 ngày 12/9/2026, địa chỉ người mua thiếu số nhà, mã số thuế và các số tiền đều đúng:

Cuối mẫu có chữ ký số hoặc chữ ký điện tử của người nộp thuế, kèm phần dành cho chữ ký số của người mua nếu có. Gửi xong, hệ thống của cơ quan thuế tự trả thông báo tiếp nhận mẫu 01/TB-SSĐT.

Bảng có ba cụm cột. Cụm thông tin trước điều chỉnh, thay thế chép đúng những gì đang ghi trên hóa đơn sai. Cụm thông tin sau điều chỉnh, thay thế ghi số đúng, và là căn cứ lập hóa đơn thay thế. Cụm chênh lệch ghi hiệu số giữa số đúng và số sai, và là căn cứ lập hóa đơn điều chỉnh. Mẫu có cột ghi chú để tóm tắt lỗi.

Ví dụ hai hóa đơn tháng 9/2026 gửi cùng một khách đều ghi hàng B chịu 10% trong khi đúng là 5%:

Chênh lệch gộp là −175.000 đồng tiền thuế, và thành tiền chưa thuế không đổi. Hóa đơn điều chỉnh vì vậy ghi số âm 175.000 ở tiền thuế và ở tổng tiền, kèm bảng kê này. Ở cuối mẫu có chữ ký số hoặc chữ ký điện tử của đại diện hợp pháp hai bên. Bên bán là tổ chức tài chính, ngân hàng, hoặc bên mua không cung cấp thông tin, thì không bắt buộc bên mua có chữ ký số.

ketoanx.com/invoices/notices

Các bước

1. 1

   Chọn giấy tờ theo bảng ở trên rồi mở Bán hàng→, Hóa đơn. Muốn lập thông báo thì bấm Thông báo sai sót; muốn lập biên bản thì bấm số của hóa đơn sai trong danh sách để vào trang hóa đơn.

2. 2

   Sai nhẹ, ví dụ hóa đơn C26TAA số 125 ngày 12/9/2026 thiếu số nhà người mua: ở khung Lập thông báo mới, ô Số thông báo bắt buộc (gợi ý 01/TB-HĐSS), Ngày thông báo mặc định là hôm nay, Người đại diện ký tự lấy tên giám đốc trong thông tin công ty, Ghi chú không bắt buộc. Gõ 125 vào ô Tìm hóa đơn theo ký hiệu, số hoặc người mua rồi tích hóa đơn đó.

3. 3

   Hóa đơn được tích sẽ hiện thêm hai ô. Hình thức xử lý với ngày thông báo từ 01/7/2026 chỉ còn Thông báo sai sót (bạn tự phát hiện, là lựa chọn mặc định) và Giải trình (trả lời thông báo mẫu 01/TB-RSĐT của cơ quan thuế). Lý do bắt buộc, từ 3 đến 300 ký tự: ghi Địa chỉ người mua thiếu số nhà; mã số thuế, hàng hóa, số tiền, thuế đúng. Một thông báo gồm được nhiều hóa đơn (tối đa 200), mỗi hóa đơn một hình thức và một lý do riêng. Bấm Lập thông báo cho 1 hóa đơn.

4. 4

   Trang kết quả mang tiêu đề Thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai với bảng gồm STT, Mẫu số, Ký hiệu, Số hóa đơn, Ngày lập, Loại áp dụng hóa đơn điện tử, Hình thức xử lý và Lý do. Bấm In văn bản để in; thông báo gửi cơ quan thuế vẫn phải lập và ký số trên phần mềm hóa đơn hoặc cổng của cơ quan thuế, nên bản này dùng để lấy số liệu và lưu hồ sơ.

5. 5

   Sai nặng, ví dụ hóa đơn C26TAA số 210 và số 214 cùng ghi hàng B thuế 10% trong khi đúng là 5%: mở hóa đơn số 210, cuộn tới khung Biên bản của hóa đơn, bấm Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn hoặc Lập biên bản thay thế hóa đơn (hai nút này dành cho người có quyền Thêm; biên bản hủy không còn lập mới). Điền Số biên bản (gợi ý 01/BB-HĐ), Ngày lập (không được trước ngày hóa đơn), Đại diện bên bán, Đại diện bên mua (mặc định là người mua hàng ghi trên hóa đơn), Lý do bắt buộc, và Nội dung thỏa thuận ghi thuế suất hàng B ghi 10%, đúng là 5%. Bấm Lưu và xem bản in để có biên bản hai bên ký tay, lập thành 02 bản.

6. 6

   Sau khi hai bên thống nhất, lập hóa đơn mới ngay trên trang hóa đơn đó. Ví dụ trên chỉ sai thuế suất, thành tiền không đổi, mà Lập hóa đơn điều chỉnh chỉ cho một chiều Điều chỉnh giảm hoặc Điều chỉnh tăng cho cả hóa đơn nên không ghi được dòng giảm thuế 100.000 với thành tiền giữ nguyên. Dùng Lập hóa đơn thay thế: ô Ngày hóa đơn, ô Ký hiệu hóa đơn mới (để trống thì dùng ký hiệu cũ), ô Lý do, tích Nhập lại dòng hàng thay vì lấy từ chứng từ bán, nhập dòng Hàng B với SL 4, Đơn giá 500.000, VAT % 5. Bấm Lập hóa đơn thay thế, rồi làm tương tự cho hóa đơn số 214 (3 cái, 500.000, 5%).

7. 7

   Thay cho bảng kê 01/BK-ĐCTT, bấm Xuất Excel ở danh sách hóa đơn: tệp có trang hóa đơn, trang dòng hàng và trang cộng theo thuế suất. Từ đó dựng bảng ba cụm cột như bài mô tả, với tiền thuế 200.000 và 150.000 ở cụm trước điều chỉnh, 100.000 và 75.000 ở cụm sau, chênh lệch −100.000 và −75.000.

Phần mềm tự ghi gì

Biên bản và thông báo không sinh bút toán và không đổi trạng thái hóa đơn nào. Hóa đơn thay thế lấy số kế tiếp của ký hiệu, còn hóa đơn gốc chuyển sang Đã hủy kèm lý do Bị thay thế bởi hóa đơn…. Hóa đơn điều chỉnh để hóa đơn gốc nguyên vẹn và mang tiền hàng, tiền thuế âm khi chọn Điều chỉnh giảm. Cả hai đều chỉ là bản ghi hóa đơn: doanh thu và thuế đầu ra trên sổ vẫn là chứng từ bán đã ghi (Nợ 131, Có doanh thu, Có 33311 với thuế 10%), nên thuế suất sai phải được sửa trên chứng từ bán hoặc bù bằng chứng từ giảm giá, hàng bán bị trả lại để sổ và tờ khai khớp hóa đơn mới.

Điều chỉnh lập khác tháng với hóa đơn gốc thì dưới form hiện lời nhắc về kỳ kê khai, với sai sót là khai bổ sung 01/KHBS cho kỳ có hóa đơn gốc. Báo lỗi hay gặp: Ngày biên bản không được trước ngày hóa đơn; Nhập lý do cho từng hóa đơn khi thông báo có hóa đơn chưa ghi lý do; Hóa đơn này đã được điều chỉnh: các lần xử lý sau phải tiếp tục điều chỉnh, không lập hóa đơn thay thế khi hóa đơn gốc đã có hóa đơn điều chỉnh.

Kiểm lại và giới hạn

Danh sách Thông báo đã lập ở trang Thông báo sai sót liệt kê ngày, số thông báo và các hóa đơn kèm hình thức xử lý. Trên trang hóa đơn, dòng Hóa đơn liên quan dẫn tới hóa đơn mới, còn các biên bản đã lập nằm trong khung Biên bản của hóa đơn.

Những chỗ KetoanX khác bài hoặc chưa làm. Chưa có mẫu bảng kê 01/BK-ĐCTT, và một hóa đơn thay thế hay điều chỉnh chỉ gắn với đúng một hóa đơn gốc nên không gộp được nhiều hóa đơn cùng khách trong tháng. Bản in thông báo không có cột mã của cơ quan thuế cấp cho hóa đơn, và cột loại hóa đơn in dòng Hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP chứ không ghi loại như Hóa đơn giá trị gia tăng. Phần mềm không gửi thông báo cho cơ quan thuế nên không nhận mẫu 01/TB-SSĐT, và không xử lý riêng trường hợp đã gửi dữ liệu theo bảng tổng hợp. Biên bản lập được cho mọi người mua, không phân biệt tổ chức hay cá nhân mà bài nói chỉ bắt buộc với tổ chức và hộ kinh doanh. Trang hóa đơn còn nút Xóa bỏ bản lập nội bộ (chưa gửi cơ quan thuế): nút ấy chỉ dành cho bản chưa giao người mua, không phải cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành. Cách chọn điều chỉnh hay thay thế xem bài xử lý hóa đơn điện tử sai sót, hóa đơn lập trước 1/7/2026 xem bài hóa đơn sai trước 1/7/2026, và cách ghi các ô của hóa đơn mới nằm ở bài cách lập hóa đơn điện tử. Văn bản gốc của quy định là Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Muốn xem đủ mọi ô, mọi nút và lỗi hay gặp của màn này, đọc bài hướng dẫn sử dụng hóa đơn.