Hóa đơn lập sai trước 01/7/2026 nay mới phát hiện: áp dụng quy định nào và xử lý ra sao

Một hóa đơn lập tháng 9/2025 mà đến tháng 10/2026 mới thấy sai thì không còn dựa vào Nghị định 123 hay 70 để chọn cách sửa. Thông tư 91 chỉ viết ngắn là hóa đơn lập theo Nghị định 123/2020, Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025 thì thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định. Cách hiểu hợp lý là làm theo Điều 10 Thông tư 91, nơi quy định xử lý hóa đơn điện tử đã lập, như bài xử lý hóa đơn điện tử sai sót từ 1/7/2026 đã trình bày; điều khoản chuyển tiếp không nhắc riêng nhóm sai nhẹ của hóa đơn cũ, nên nhóm này cũng nên theo Điều 10.

Nhóm thứ hai chỉ có một đường là thay thế, hóa đơn mới mang dòng chữ Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…. Người bán ký số hóa đơn mới rồi gửi người mua nếu dùng hóa đơn không mã, hoặc gửi cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi người mua nếu dùng hóa đơn có mã.

Về hủy: Nghị định 70/2025 có hiệu lực từ 01/6/2025 đã bỏ quy định hủy hóa đơn đã lập sai, và Điều 10 Thông tư 91 chỉ còn điều chỉnh và thay thế. Điều khoản chuyển tiếp không đặt thêm việc nào cho hóa đơn đã hủy theo quy định lúc đó; hóa đơn chưa hủy mà nay sai thì không hủy được nữa.

Bước một, xác định sai nhẹ hay sai nặng. Đơn giá, số tiền, tiền thuế đều thuộc nhóm phải điều chỉnh hoặc thay thế, nên hóa đơn này không chỉ cần mẫu 04/SS-HĐĐT. Nếu chỉ sai địa chỉ người mua còn mã số thuế, số tiền, thuế đúng thì báo người mua và gửi 04/SS-HĐĐT theo mẫu của Thông tư 91.

Bước hai, thỏa thuận với người mua. Người mua là tổ chức hay hộ kinh doanh thì lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; người mua là cá nhân thì thông báo cho họ. Mẫu và bố cục văn bản nằm ở bài mẫu biên bản điều chỉnh, thay thế hóa đơn.

Bước ba, lập hóa đơn mới. Chọn điều chỉnh giảm: tiền hàng −480.000, thuế −48.000, tổng −528.000 đồng, vì hóa đơn gốc ghi 5.280.000 chưa thuế, thuế 528.000, tổng 5.808.000, còn số đúng là 4.800.000, 480.000 và 5.280.000. Hóa đơn điều chỉnh có dòng chữ Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số 1 ký hiệu C25TAA số 480 ngày 18 tháng 9 năm 2025. Hai số trong ký hiệu của chính hóa đơn điều chỉnh là năm lập nó, tức 26, ví dụ C26TAA, không giữ số 25 của hóa đơn gốc.

Bước bốn, ký số rồi gửi theo loại hóa đơn của bạn, và lưu văn bản thỏa thuận cùng hồ sơ để xuất trình khi cơ quan thuế hỏi.

ketoanx.com/invoices/notices

Các bước

1. 1

   Ví dụ hóa đơn C25TAA số 480 ngày 18/9/2025, 6 bộ bàn ghế ghi 880.000 thay vì 800.000, thuế 10%, phát hiện ngày 14/10/2026. Trang Bán hàng→, Hóa đơn chỉ hiện 300 hóa đơn gần nhất; hóa đơn tháng 9/2025 nằm xa thì mở Bảng tổng hợp ở đầu trang rồi đặt khoảng ngày, hoặc dùng cột số hóa đơn trong danh sách. Hóa đơn của phần mềm khác chưa có trong KetoanX thì nạp bằng nút Nhập từ tệp (menu Bán hàng→, Nhập hóa đơn đầu ra) trước khi xử lý.

2. 2

   Ở mục Biên bản của hóa đơn, bấm Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn. Ô Ngày lập chọn 14/10/2026 và không được trước 18/9/2025; ngày này quyết định căn cứ in: từ 01/7/2026 là Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, dù hóa đơn gốc lập năm 2025. Số biên bản và Lý do bắt buộc; Nội dung thỏa thuận ghi đơn giá bộ bàn ghế đang là 880.000, điều chỉnh thành 800.000. Người mua là cá nhân tiêu dùng thì bạn thông báo thay vì lập văn bản, nên bỏ qua bước này.

3. 3

   Bấm Lập hóa đơn điều chỉnh. Giữ Loại điều chỉnh Điều chỉnh giảm và Lý do lập Hóa đơn gốc lập sai. Ngày hóa đơn là 14/10/2026; vì khác tháng với hóa đơn gốc, phần mềm hiện dòng nhắc khai bổ sung 01/KHBS cho kỳ của hóa đơn gốc, còn câu hỏi có phải nộp tiền chậm nộp hay không thì bạn tra bài khai bổ sung tờ khai thuế GTGT.

4. 4

   Ô Ký hiệu hóa đơn mới: gợi ý hiện C26TAA, và đó là ký hiệu đúng vì hai số phải là năm lập hóa đơn mới. Gõ C25TAA bạn sẽ gặp lỗi về năm.

5. 5

   Dòng hàng: Bộ bàn ghế, điều chỉnh giảm đơn giá, SL 6, Đơn giá 80.000, VAT % 10. Cuối bảng ra −480.000 tiền hàng, −48.000 thuế, tổng −528.000. Bấm Lập hóa đơn điều chỉnh; hóa đơn mới mang số kế tiếp của ký hiệu C26TAA.

6. 6

   Hóa đơn thuộc nhóm lập theo Nghị định 51/2010 hoặc 04/2014 chỉ có đường thay thế. Khi hóa đơn gốc đã có trong KetoanX thì bấm Lập hóa đơn thay thế thay cho bước 3, tích Nhập lại dòng hàng thay vì lấy từ chứng từ bán và nhập 6 bộ, đơn giá 800.000: tiền hàng 4.800.000, thuế 480.000, tổng 5.280.000. Phần mềm không tự nhận ra hóa đơn thuộc nhóm nào nên không chặn nút Lập hóa đơn điều chỉnh ở nhóm này; chọn đúng đường là việc của bạn.

7. 7

   Hóa đơn chỉ sai địa chỉ người mua thì không cần hóa đơn mới: trang Thông báo hóa đơn sai sót (nút Thông báo sai sót ở Bán hàng→, Hóa đơn), nhập Số thông báo, Ngày thông báo 14/10/2026, tích hóa đơn, Hình thức xử lý chọn Thông báo sai sót, Lý do ghi sai địa chỉ người mua.

Phần mềm tự ghi gì

Cả hóa đơn điều chỉnh lẫn thay thế đều là bản ghi nội bộ, không sinh bút toán. Doanh thu và thuế đầu ra của ví dụ chỉ giảm 480.000 và 48.000 khi bạn lập thêm chứng từ giảm giá hàng bán hoặc điều chỉnh sổ theo cách kế toán của công ty. Khi thay thế, hóa đơn gốc đổi trạng thái thành đã hủy kèm lý do Bị thay thế bởi hóa đơn …. Các báo lỗi hay gặp: Ngày hóa đơn mới không được trước ngày của hóa đơn gốc, Chỉ điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn đang ở trạng thái đã phát hành, Ngày biên bản không được trước ngày hóa đơn, và khi ngày thông báo từ 01/7/2026 mà chọn hình thức cũ, … không dùng hình thức Hủy; chọn một trong: Thông báo sai sót, Giải trình.

Kiểm lại và giới hạn

Mở lại hóa đơn gốc để thấy dòng Hóa đơn liên quan với hóa đơn điều chỉnh vừa lập, và bấm số biên bản trong mục Biên bản của hóa đơn để xem bản in với căn cứ pháp lý đúng ngày 14/10/2026. Nút Lịch sử thay đổi trên trang hóa đơn ghi lại thao tác.

Phần mềm chưa phân biệt nhóm quy định của hóa đơn gốc nên không tự chặn đường điều chỉnh cho hóa đơn thuộc nhóm chỉ được thay thế, và chưa tính hộ kỳ kê khai hay tiền chậm nộp. Ký số, cấp mã, gửi 04/SS-HĐĐT và mọi thủ tục với cơ quan thuế vẫn nằm ở phần mềm hóa đơn điện tử bạn đang dùng.

Cách nhập từng ô và các trường hợp khác của màn này có đủ trong bài hướng dẫn sử dụng hóa đơn.