Công ty đổi tên, địa chỉ: hóa đơn đã lập và hóa đơn đầu vào ghi thông tin cũ xử lý thế nào

Nên giữ giấy chứng nhận đăng ký cũ và giấy mới ghi ngày hiệu lực của thay đổi, cùng thông báo của cơ quan thuế về việc cập nhật thông tin nếu có. Khi hóa đơn đầu năm và hóa đơn cuối năm mang hai địa chỉ khác nhau, các giấy tờ này là chứng từ giải thích.

Bốn việc cần làm sau khi đổi:

1. 1

   Thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp. Với doanh nghiệp đăng ký theo cơ chế một cửa liên thông, thông tin thuế được thay đổi cùng lúc; việc nộp trực tiếp cho cơ quan thuế dùng tờ khai điều chỉnh mẫu 08-MST (Điều 9 Thông tư 90/2026/TT-BTC). Nếu địa chỉ mới làm đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, bạn làm thủ tục chuyển cơ quan thuế trước, rồi mới đăng ký thay đổi địa chỉ với cơ quan đăng ký kinh doanh. Chi tiết nằm ở bài đăng ký thuế, thay đổi thông tin.

2. 2

   Cập nhật thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Tờ khai mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT có ô tên người nộp thuế, địa chỉ liên hệ, và có lựa chọn Thay đổi thông tin; bạn nộp qua hệ thống của cơ quan thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (Điều 6 khoản 4 Thông tư 91).

3. 3

   Đổi tên, địa chỉ trong phần mềm hóa đơn và phần mềm kế toán, rồi lập thử một hóa đơn để kiểm tra phần người bán.

4. 4

   Báo khách hàng và nhà cung cấp tên, địa chỉ mới để họ ghi đúng trên hóa đơn gửi bạn.

Hướng dẫn gần nhất là Công văn 2376/CT-NVT ngày 10/7/2025 của Cục Thuế: địa chỉ xác định theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh còn hiệu lực và địa chỉ cơ quan thuế cập nhật theo địa bàn hành chính hai cấp đều có giá trị pháp lý để ghi trên hóa đơn. Cụ thể, với doanh nghiệp đăng ký liên thông vẫn dùng giấy chứng nhận ghi địa chỉ cũ: địa chỉ mới đã được cơ quan thuế cập nhật và đồng bộ sang hệ thống hóa đơn điện tử thì ghi địa chỉ mới; chưa đồng bộ thì ghi theo giấy chứng nhận. Thông báo của cơ quan thuế dùng để giải thích với khách khi hai địa chỉ không khớp.

Công văn này đề ngày trước 01/7/2026 và trả lời một doanh nghiệp cụ thể. Một văn bản cùng thời kỳ của Chi cục Thuế khu vực I (số 28849/CCTKV01-QLDN3, ngày 28/6/2025) hướng dẫn ghi địa chỉ mới của địa bàn mới. Hai văn bản khác nhau ở mức độ, nên khi có tranh chấp bạn nên hỏi cơ quan thuế quản lý bằng văn bản và lưu câu trả lời.

ketoanx.com/settings/tax

Các bước

1. 1

   Vào Hệ thống→, Cài đặt công ty, khung Thông tin công ty. Ô Tên công ty là ô bắt buộc (ít nhất 2 ký tự), ví dụ đổi từ Công ty TNHH Minh Long sang Công ty TNHH Minh Long Phát. Ô Địa chỉ nhập trụ sở mới đúng như giấy đăng ký đã đổi. Bấm Lưu thông tin, thành công thì hiện Đã lưu thông tin công ty. Chỉ chủ sở hữu hoặc quản trị viên sửa được; người khác bấm lưu sẽ gặp Chỉ chủ sở hữu hoặc quản trị viên được sửa thông tin công ty.

2. 2

   Vào Hệ thống→, Thông tin thuế, người ký. Ô Địa chỉ trụ sở và ô Địa chỉ ở bước 1 cùng ghi vào một địa chỉ công ty, nên sửa một chỗ là đủ; trang này không có ô tên công ty. Nếu địa chỉ mới làm đổi nơi quản lý, ở phần Địa bàn và cơ quan thuế quản lý chọn Chọn tỉnh, thành phố (34 đơn vị từ 01/7/2025), nhập Tên phường, xã, rồi chọn Chọn cơ quan thuế quản lý. Khi phường, xã đã khai thuộc cơ quan thuế khác với tên đang chọn, dòng gợi ý Theo địa bàn, … do … quản lý hiện kèm nút Dùng tên này. Mã cơ quan thuế vẫn nhập tay ở Mã cơ quan thuế nơi nộp, lấy từ thông báo mã số thuế hoặc HTKK.

3. 3

   Cùng trang, phần Người ký trên báo cáo, sổ và tờ khai, đổi Giám đốc (người đại diện theo pháp luật) nếu người đại diện thay đổi cùng đợt. Bấm Lưu thông tin (thành công hiện Đã lưu thông tin người nộp thuế và người ký). Mã số thuế đổi sai chữ số kiểm tra thì trình duyệt hỏi lại kèm câu Vẫn cất?; kế toán không phải chủ sở hữu hay quản trị viên chỉ lưu được người ký, cơ quan thuế và ngành nghề, còn mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, email bị chặn.

4. 4

   Soạn tờ khai thay đổi thông tin hóa đơn điện tử: vào Bán hàng→, Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (01/ĐKTĐ-HĐĐT), ở ô Loại tờ khai chọn Thay đổi thông tin, chọn Hình thức hóa đơn đang dùng, bấm Cập nhật bản in rồi In tờ khai. Phần tên người nộp thuế, mã số thuế, địa chỉ, người liên hệ tự lấy từ hồ sơ ở bước 1 đến 3, nên làm bước này sau cùng.

5. 5

   Hóa đơn bán ra lập sau ngày đổi mà vẫn ghi thông tin cũ của người mua hoặc của bạn: vào Bán hàng→, Hóa đơn, bấm Thông báo sai sót. Điền Số thông báo (ví dụ 01/TB-HĐSS), Ngày thông báo (mặc định hôm nay), Người đại diện ký (mặc định là giám đốc ở bước 3) và Ghi chú nếu cần. Gõ vào ô Tìm hóa đơn theo ký hiệu, số hoặc người mua, tích từng hóa đơn.

6. 6

   Mỗi hóa đơn đã tích hiện ô Hình thức xử lý và ô Lý do. Thông báo ngày từ 01/07/2026 chỉ có hai hình thức Thông báo sai sót và Giải trình; chọn Thông báo sai sót và ghi lý do dài ít nhất 3 ký tự, ví dụ sai tên và địa chỉ, đúng mã số thuế, số tiền, thuế suất. Bấm Lập thông báo cho N hóa đơn. Thành công thì mở trang thông báo để in.

Phần mềm tự ghi gì

Cả sáu bước không sinh bút toán Nợ hay Có nào, không đụng sổ cái hay công nợ. Bước 1 đến 3 chỉ cập nhật hồ sơ công ty, và mỗi lần lưu ghi một dòng vào Nhật ký thao tác (trước và sau khi sửa); đó là chứng từ nội bộ cho thấy tên cũ, địa chỉ cũ thay bằng gì, vào lúc nào. Thông báo 04/SS-HĐĐT ở bước 6 chụp ký hiệu, số, ngày, hình thức xử lý và lý do của từng hóa đơn, không sửa hóa đơn gốc và không lập hóa đơn mới.

Báo lỗi hay gặp khi lập thông báo: Nhập lý do cho từng hóa đơn khi để trống lý do, Chọn ít nhất một hóa đơn khi chưa tích, và Ngày thông báo trước ngày của hóa đơn … số … khi ngày thông báo sớm hơn ngày lập hóa đơn. Chọn ngày thông báo trước 01/07/2026 thì danh sách hình thức xử lý đổi theo (có thêm Điều chỉnh, Thay thế), nên kiểm lại ô ngày trước khi chọn.

Kiểm lại và giới hạn

Lập thử một hóa đơn mới ở Bán hàng→, Hóa đơn→, Lập hóa đơn rồi bấm In hóa đơn: khung người bán phải hiện tên, địa chỉ mới. Danh sách thông báo nằm ở Thông báo đã lập trong trang Thông báo hóa đơn sai sót; lịch sử đổi hồ sơ xem ở Nhật ký thao tác trong trang Cài đặt công ty.

KetoanX chưa phát hành hóa đơn điện tử, nên đăng ký thay đổi, ký số và gửi 04/SS-HĐĐT chính thức làm ở phần mềm hóa đơn bạn dùng; thông báo lập ở đây là bản in nội bộ, chưa ký số, chưa gửi cơ quan thuế. Phần mềm chỉ giữ tên và địa chỉ hiện hành, không có ô ngày hiệu lực của thay đổi và không lưu hai địa chỉ song song, nên trường hợp đổi địa giới hành chính mà cơ quan thuế cho dùng cả hai địa chỉ thì bạn chọn một địa chỉ để nhập và giữ công văn hay giấy chứng nhận làm hồ sơ giải thích.

Hóa đơn lập trong KetoanX chụp tên, địa chỉ và mã số thuế người mua tại lúc lập, nên sửa danh mục khách hàng về sau không làm đổi hóa đơn cũ. Phần người bán trên bản in thì lấy thông tin công ty hiện tại, nên bản in lại một hóa đơn cũ sau khi đổi tên sẽ hiện tên mới ở khung người bán. Hãy lưu bản in hoặc tệp hóa đơn ngay lúc phát hành; bản có giá trị là hóa đơn điện tử gốc ở phần mềm nhà cung cấp. Cách chọn giữa thông báo, điều chỉnh và thay thế khi sai nặng hơn xem ở bài xử lý hóa đơn điện tử sai sót, còn thông tin thuế nằm ở trang Thông tin thuế và người ký.

Các bước chi tiết hơn, kèm những trường hợp ít gặp, nằm ở bài hướng dẫn sử dụng thông tin thuế, người ký.