Thông tin thuế, người ký: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/settings/tax

Màn nằm sớm trong quy trình thiết lập: sau khi tạo công ty và chọn chế độ kế toán, trước khi lập tờ khai thuế GTGT hay in báo cáo tài chính. Tên công ty, chức danh người đại diện, thủ kho và tài khoản ngân hàng chính không nằm ở đây mà ở cài đặt công ty.

Chuẩn bị các giấy tờ sau, vì mỗi ô lấy đúng từ đó:

1. 1

   Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc thông báo mã số thuế: mã số thuế, địa chỉ, ngành nghề.

2. 2

   Thông báo mã số thuế hoặc phần mềm HTKK: mã cơ quan thuế nơi nộp. Danh mục công khai của KetoanX chưa có mã này, nên bạn nhập tay.

3. 3

   Tên người đại diện theo pháp luật, kế toán trưởng, người lập biểu và thủ quỹ hiện tại.

Quyền: ai có quyền Sửa ở phân hệ Hệ thống đều lưu được người ký, cơ quan thuế và ngành nghề. Riêng mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, email là thông tin pháp nhân, chỉ chủ sở hữu hoặc quản trị viên đổi được. Đổi phương pháp tính thuế GTGT và ngày nghỉ cũng chỉ dành cho hai vai trò này. Người chỉ có quyền xem thấy câu Bạn chỉ có quyền xem; kế toán trở lên mới sửa được thông tin này.

ketoanx.com/settings/tax

Dưới đó là dòng nhắc rằng chức danh người đại diện, thủ kho và tài khoản ngân hàng đặt ở Cài đặt công ty, rồi các khối Phương pháp tính thuế GTGT, Người nộp thuế, Địa bàn và cơ quan thuế quản lý, Người ký trên báo cáo, sổ và tờ khai và Ngày nghỉ dùng khi dời hạn nộp thuế.

ketoanx.com/settings/tax

Ô để trống thì báo cáo chỉ in chức danh, không in tên. Các ô tên chỉ in chữ, không thay chữ ký.

Khi thuê dịch vụ kế toán hoặc kế toán trưởng làm thuê

Báo cáo tài chính theo Thông tư 99 có chữ ký người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật. Khi thuê dịch vụ kế toán lập báo cáo hoặc làm kế toán trưởng, ô người lập và kế toán trưởng phải ghi thêm số giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán, số chứng chỉ hành nghề và tên đơn vị cung cấp dịch vụ; xem bài báo cáo tài chính gồm những gì. Ba thông tin này không khai ở màn này mà ở khung Thuê dịch vụ kế toán của cài đặt công ty; phần mềm in chúng dưới chữ ký người lập. Bạn vẫn nhập tên người lập ở ô Người lập biểu, người ghi sổ của màn này.

Khi công ty siêu nhỏ không có kế toán trưởng

Công ty siêu nhỏ không bắt buộc có kế toán trưởng (bài công ty mới thành lập kế toán cần làm gì). Để trống ô Kế toán trưởng: báo cáo in chức danh nhưng không in tên, và bạn ký trực tiếp theo quy chế của công ty.

Khi người đại diện vắng và người khác ký thay

Chữ ký trên chứng từ phải theo phân cấp ký phù hợp pháp luật và quy chế nội bộ. Kế toán trưởng, hay người kế toán trưởng ủy quyền, không được đứng tên vào ô của người đứng đầu doanh nghiệp theo kiểu thừa ủy quyền (bài chứng từ kế toán theo Thông tư 99). Phần mềm khác luật ở chỗ này theo nghĩa nó chỉ in tên đã khai, không kiểm tra ai ký. Khi giám đốc đi công tác, người được ủy quyền bằng văn bản ký tay vào ô của giám đốc; còn tên in sẵn thì sửa tạm hoặc để trống.

Khi đổi tên, địa chỉ hoặc người đại diện

Hoàn tất thủ tục với cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế trước, rồi mới sửa tại đây. Địa chỉ mới có thể làm đổi cơ quan thuế quản lý, nên kiểm lại khối Địa bàn và cơ quan thuế quản lý. Hóa đơn đã lập sai thông tin xử lý theo bài hóa đơn khi đổi tên, địa chỉ công ty và đăng ký thuế, thay đổi thông tin.

Khi đổi sang phương pháp khấu trừ hoặc trực tiếp

Chỉ chủ sở hữu hoặc quản trị viên làm được. Chọn phương pháp mới, nhập Áp dụng từ ngày (phải là ngày đầu tháng, thường là 01/01), bấm Đổi phương pháp. Nếu phương pháp mới áp dụng từ giữa năm, đã có tờ khai theo phương pháp cũ, hoặc đã có chứng từ mua bán ghi sổ từ ngày áp dụng, phần mềm hiện hộp Kiểm tra trước khi đổi phương pháp liệt kê từng cảnh báo cùng nút Vẫn đổi phương pháp. Chưa bấm nút đó thì chưa lưu gì.

Về quy định: doanh nghiệp có doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở lên bắt buộc tính khấu trừ; dưới 1 tỷ mặc định tính trực tiếp nhưng được chọn khấu trừ nếu làm đủ sổ sách, hóa đơn. Phương pháp được xác định theo doanh thu từ tháng 11 năm trước đến hết tháng 10 năm hiện tại và giữ ổn định 02 năm liên tục. Ví dụ doanh thu chịu thuế từ 11/2025 đến hết 10/2026 là 1,25 tỷ đồng thì năm 2027 công ty phải khấu trừ, ngày áp dụng là 01/01/2027. Chi tiết ở bài phương pháp khấu trừ thuế GTGT và phương pháp trực tiếp thuế GTGT. Phần mềm không tự gợi ý đổi theo ngưỡng 1 tỷ đồng: bạn cộng doanh thu rồi tự quyết định, và các cảnh báo trong hộp chỉ dựa trên tờ khai, chứng từ hiện có.

Khi đổi từ khấu trừ sang trực tiếp, hộp cảnh báo nhắc rằng thuế đầu vào chưa khấu trừ hết được tính vào chi phí hoặc nguyên giá tài sản cố định, trừ khoản từ 5 triệu đồng không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Khi đổi ngược lại, thuế phải nộp theo phương pháp trực tiếp của kỳ cũ vẫn phải nộp.

Khi chỉ đổi nhóm ngành nghề của phương pháp trực tiếp

Công ty tính trực tiếp chọn nhóm mặc định trong bốn nhóm: phân phối, cung cấp hàng hóa (1%); dịch vụ, xây dựng không bao thầu nguyên vật liệu (5%); sản xuất, vận tải, dịch vụ có gắn với hàng hóa, xây dựng có bao thầu nguyên vật liệu (3%); hoạt động kinh doanh khác (2%). Chọn nhóm rồi bấm Lưu nhóm ngành nghề; không cần ngày áp dụng. Mặt hàng thuộc nhóm khác đặt riêng ở danh mục vật tư, hàng hóa.

Khi có ngày nghỉ riêng làm lệch hạn nộp

Hạn nộp tờ khai và nộp thuế rơi vào ngày nghỉ thì dời sang ngày làm việc liền kề sau (Nghị định 252/2026/NĐ-CP Điều 3 khoản 7). Phần mềm đã ghi sẵn thứ Bảy, Chủ nhật, lễ dương lịch cố định và ngày nghỉ theo năm, liệt kê ngay trên ô nhập (năm 2026 theo thông báo của Bộ Nội vụ; năm 2027 mới là dự kiến theo Bộ luật Lao động, chưa có thông báo chính thức). Ngày nghỉ khác thì nhập vào Ngày nghỉ thêm (dd/mm/yyyy, cách nhau dấu phẩy) rồi bấm Lưu ngày nghỉ. Cách đọc lịch hạn ở bài lịch nộp tờ khai thuế 2026 và kỳ khai thuế GTGT theo tháng hay quý.

Khi làm kế toán dịch vụ và nộp thuế qua đại lý thuế

Mỗi công ty khai thông tin của riêng mình ở màn này. Công ty dùng đại lý thuế khai thêm tên đại lý, mã số thuế đại lý, hợp đồng và chứng chỉ hành nghề ở màn đại lý thuế, gia hạn nộp thuế. Nộp tờ khai và ký điện tử vẫn làm trên cổng của cơ quan thuế; xem bài nộp tờ khai thuế qua mạng. KetoanX chỉ xuất tệp XML để nạp vào HTKK, không ký số và không nộp thay bạn.

Số liệu đi tiếp tới: phần thông tin chung của tờ khai và tệp XML, khối chữ ký của báo cáo tài chính và sổ kế toán, lịch hạn nộp thuế, bảo hiểm. Mở hạn nộp thuế, bảo hiểm và tờ khai để kiểm lại.

Hộp hỏi có câu kết thúc Vẫn cất? nói về mã số thuế sai chữ số kiểm tra. Đối chiếu lại mã với giấy chứng nhận; nếu chắc đúng thì đồng ý, nếu từ chối thì màn báo Chưa lưu: kèm lý do.

Email không hợp lệ: sửa lại địa chỉ email.

Chỉ chủ sở hữu hoặc quản trị viên được sửa mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, email của công ty: bạn là kế toán có quyền Sửa nhưng đã đổi một trong bốn ô này. Trả về giá trị cũ hoặc nhờ chủ sở hữu.

Chỉ chủ sở hữu hoặc quản trị viên được đổi phương pháp tính thuế: chỉ hai vai trò đó đổi được.

Ngày áp dụng phải là ngày đầu tháng (đầu kỳ tính thuế): chọn ngày 01 của một tháng.

Câu chọn ngày áp dụng sau ngày khóa sổ (kèm ngày khóa): ngày áp dụng nằm trong kỳ đã khóa sổ. Chọn ngày sau ngày khóa, hoặc mở khóa theo khóa sổ kế toán nếu có lý do chính đáng.

Ngày nghỉ không hợp lệ kèm ngày sai: ngày không có thật hoặc sai khuôn. Dùng dd/mm/yyyy, cách nhau dấu phẩy.

Tối đa 60 ngày nghỉ riêng: rút gọn danh sách.