Cách nộp tờ khai thuế qua mạng: tài khoản thuế điện tử, chữ ký số, thông báo tiếp nhận

Chữ ký điện tử gồm chữ ký số công cộng và chữ ký số chuyên dùng công vụ. Ngoài ra, hệ thống có thể cho xác nhận bằng mã xác thực giao dịch điện tử, sinh trắc học hoặc phương tiện điện tử khác theo hướng dẫn của chủ quản hệ thống (Điều 10). Nếu bạn thuê đại lý thuế làm thủ tục thì đại lý ký bằng chữ ký điện tử của chính họ trên hồ sơ của bạn; tổ chức khai thay, nộp thay cho người khác cũng ký bằng chữ ký của mình.

Bạn đăng ký giao dịch thuế điện tử qua Hệ thống thông tin quản lý thuế bằng mẫu 01/ĐK-TĐT, ghi số điện thoại và một địa chỉ email chính thức đang dùng. Cơ quan thuế phản hồi chậm nhất 15 phút bằng thông báo chấp nhận kèm tài khoản hoặc không chấp nhận (mẫu 04/TB-TĐT). Khi đổi email, số điện thoại hay thông tin đã đăng ký, hãy cập nhật trong 03 ngày làm việc kể từ ngày thay đổi, và trước khi giao dịch tiếp nếu giao dịch đó xảy ra sớm hơn (Điều 13).

Một thủ tục chỉ nên đi bằng một kênh trong cùng thời gian; gửi trùng chỉ được phép khi hệ thống gặp sự cố (Điều 8 khoản 5). Qua T-VAN, hồ sơ mang chữ ký số của bạn và của nhà cung cấp T-VAN, và muốn đổi nhà cung cấp thì phải ngừng dịch vụ cũ rồi đăng ký lại (Điều 16). Người cao tuổi, người khuyết tật, người ở nơi điều kiện đặc biệt khó khăn không thể giao dịch điện tử được nộp hồ sơ giấy theo quy định.

Tệp XML tờ khai được kết xuất từ phần mềm kế toán hoặc từ HTKK, và cách nạp tệp vào HTKK để kiểm tra có ở bài phần mềm HTKK. Từ tệp đã có, quy trình thông dụng gồm bốn bước:

1. 1

   Đăng nhập kênh bạn đã đăng ký bằng tài khoản giao dịch thuế điện tử.

2. 2

   Chọn đúng thủ tục nộp tờ khai, chọn đúng loại tờ khai và kỳ khai (thông tin này nằm trong tệp XML), rồi tải tệp lên.

3. 3

   Ký bằng chữ ký số hoặc hình thức xác nhận điện tử đã đăng ký rồi gửi.

4. 4

   Chờ Thông báo tiếp nhận hoặc không tiếp nhận hồ sơ thuế điện tử (mẫu 01/TB-TĐT), rồi lưu lại thông báo cùng tờ khai.

Tên màn hình và nút bấm trên mỗi cổng có thể đổi theo phiên bản, nên hãy làm theo hướng dẫn hiện trên cổng bạn dùng. Phần pháp lý thì cố định: hồ sơ điện tử phải được xác nhận điện tử, và tài liệu giấy đi kèm phải chuyển sang dạng điện tử (Điều 9).

Thông báo tiếp nhận hoặc không tiếp nhận đến chậm nhất 01 ngày làm việc kể từ khi hệ thống ghi nhận việc nộp, và chậm nhất 03 ngày làm việc với hồ sơ hoàn thuế, miễn thuế, giảm thuế (khoản 4). Thông báo gửi qua tài khoản giao dịch thuế điện tử, email và số điện thoại bạn đã đăng ký, nên bạn tự chịu trách nhiệm theo dõi hộp thư đó (Điều 8 khoản 6).

Khi tờ khai không được tiếp nhận, hồ sơ chưa được coi là nộp. Nếu đã gần hoặc quá hạn, lần nộp lại hợp lệ mới là ngày nộp, và có thể bị tính chậm nộp hồ sơ; vì vậy đừng để đến phút cuối. Hạn đúng của từng kỳ có ở bài lịch nộp tờ khai thuế 2026, còn tiền chậm nộp thì xem cách tính tiền chậm nộp thuế 2026 hoặc thử số bằng công cụ tính tiền chậm nộp. Tờ khai được tiếp nhận xong thì nộp tiền thuế theo bài nộp tiền thuế điện tử.

ketoanx.com/tax/returns

Các bước

1. 1

   Kiểm thông tin người nộp thuế trước: nút Thông tin thuế, người ký ở đầu trang Tờ khai thuế mở màn có ô Mã số thuế, Địa chỉ trụ sở, Mã cơ quan thuế nơi nộp, Tên cơ quan thuế nơi nộp, mã và tên tỉnh, phường xã, Giám đốc (người đại diện theo pháp luật); bấm Lưu thông tin. Thiếu ô nào thì trang tờ khai ghi Thông tin người nộp thuế còn thiếu: …, và tệp XML mang khối người nộp thuế không đủ để cổng nhận.

2. 2

   Ở khung Lập tờ khai mới, ô Loại tờ khai chọn, ví dụ, Tờ khai khấu trừ thuế TNCN (05/KK-TNCN). Ô Kỳ kê khai theo tự để Quý cho tờ này từ năm 2026; chọn Quý là Quý 3, Năm 2026 rồi bấm Lập tờ khai. Với tờ GTGT, ô kỳ khai mặc định theo kỳ khai đã lưu của công ty.

3. 3

   Phần mềm mở trang tờ khai ở trạng thái Đang lập. Xem từng chỉ tiêu, sửa tay chỗ cần sửa; nếu vừa ghi thêm chứng từ thì bấm Lấy lại số liệu từ sổ sách (các số sửa tay sẽ mất, phần mềm hỏi lại trước khi làm).

4. 4

   Bấm Chốt tờ khai và xác nhận. Từ lúc chốt, số liệu không đổi dù sổ sách đổi, nên tệp bạn nộp và bản lưu trong phần mềm khớp nhau.

5. 5

   Bấm Tải XML ở đầu trang. Khung vàng bên dưới nói tệp dựng theo cấu trúc thẻ và đã kiểm bằng lược đồ XSD của HTKK 5.8.0, kèm những mã danh mục còn để trống. Nạp thử tệp vào HTKK theo bài phần mềm HTKK, rồi lên kênh đã đăng ký chọn thủ tục nộp tờ khai, tải tệp, ký và gửi.

6. 6

   Thông báo tiếp nhận về hộp thư thì lưu cùng tờ khai. Nếu bị từ chối vì sai số liệu, hoặc sau này phát hiện sai, mở tờ đã chốt và bấm Lập tờ khai bổ sung. Tờ bổ sung có khung Chênh lệch so với tờ khai lần đầu (nội dung bản giải trình 01/KHBS) liệt kê chỉ tiêu Đã kê khai, Điều chỉnh lại, Chênh lệch, và ước tính tiền chậm nộp nếu số thuế tăng.

Phần mềm tự ghi gì

Lập, chốt và tải tờ khai không sinh bút toán nào; số thuế phải nộp đã nằm trên các chứng từ bạn ghi trong kỳ (Có 3335 với thuế TNCN khấu trừ, Có 33311 với thuế GTGT đầu ra). Phần mềm lưu tờ khai thành bản ghi Lần đầu hoặc Bổ sung lần … và ghi nhật ký lúc chốt. Danh sách Tờ khai đã lập có cột Trạng thái và Số liệu chính để nhìn lướt.

Báo lỗi hay gặp khi bấm Lập tờ khai: Kỳ … đã có tờ khai. Mở tờ khai đã lập để xem, hoặc lập tờ khai bổ sung. kèm liên kết Mở tờ khai đã lập; Tờ khai gần nhất của kỳ này chưa chốt; chốt trước khi lập tờ khai bổ sung.; và với 05/KK kỳ tháng từ tháng 4/2026, câu nhắc lập tờ kỳ quý thay cho kỳ tháng.

Kiểm lại và giới hạn

Mở lại tờ khai trong danh sách để so từng chỉ tiêu với tệp đã nộp. Thuế, cuối kỳ→, Hạn nộp thuế, bảo hiểm cho thấy tờ của kỳ đã Đã chốt hay còn Đang nháp bên cạnh hạn nộp. Phần mềm không lưu thông báo tiếp nhận hay ngày cổng ghi nhận, nên ngày nộp chính thức bạn tự giữ theo thông báo 01/TB-TĐT.

Tệp XML đã được kiểm với lược đồ XSD trong bộ cài HTKK 5.8.0. Một số tờ khai chưa xuất được XML, như 01/GTGT, 03/GTGT, 04/GTGT theo mẫu của Thông tư 89 (kỳ từ tháng 7/2026) và 05/KK kỳ tháng từ tháng 4/2026; trang tờ khai hiện rõ lý do, và 03/GTGT, 04/GTGT có nút Tải Excel để nhập tay vào HTKK hoặc eTax. Tệp XML của tờ bổ sung chưa có 01/KHBS, 01-1/KHBS, nên hai phụ lục này lập trong HTKK theo bảng chênh lệch. Xem thêm trang tính năng thuế của KetoanX và bài hướng dẫn màn Tờ khai thuế.