Phần mềm HTKK: cài đặt, cập nhật đúng phiên bản và nạp tờ khai từ tệp XML

Mỗi lần có thay đổi về mẫu biểu hoặc cấu trúc dữ liệu, cơ quan thuế phát hành bản HTKK mới. Bài này gộp mọi thông báo phiên bản thành một hướng dẫn, nên khi có số phiên bản mới hơn 5.8.0, hãy đọc ghi chú phát hành của bản đó và đối chiếu lại bảng mẫu bên dưới.

Điều quyết định bạn lập được tờ khai kỳ nào là bộ mẫu bên trong bản HTKK, không phải số phiên bản của chính phần mềm. Trong bộ cài, mỗi tờ khai có một mã tờ khai, một phiên bản cấu trúc XML và khoảng ngày hiệu lực riêng. Bảng sau trích từ danh mục mẫu của HTKK 5.8.0:

Từ kỳ 01/7/2026, mẫu tờ khai theo Thông tư 89/2026/TT-BTC thay mẫu cũ. HTKK 5.8.0 có mẫu Thông tư 89 cho thuế TNDN, thuế nhà thầu nước ngoài, 06/TNCN và 01/TCKT. Nhưng với 01/GTGT, 02/GTGT, 01/TTĐB, 01/TAIN, 01/TBVMT, 05/KK và 05/QTT, danh mục vẫn chỉ có bản Thông tư 80 (hoặc Nghị định 373), và bộ cài có cấu trúc 03/GTGT, 04/GTGT theo Thông tư 89 nhưng chưa đưa lên danh mục nên chưa dùng được. Thuyết minh B09 của báo cáo tài chính không có trong danh mục cho Thông tư 99, Thông tư 133 và hợp tác xã.

Mẫu áp dụng cho kỳ từ 7/2026 là mẫu kèm Thông tư 89. Khi bản HTKK bạn có chưa có mẫu đó, hãy xem thông báo mới nhất của Cục Thuế và chức năng kê khai trực tiếp trên hệ thống thuế điện tử trước khi chọn cách nộp. Với thuế TNCN từ tiền lương, tổ chức trả thu nhập khai theo quý (Thông tư 89/2026/TT-BTC, Điều 22), và các hướng dẫn phiên bản cho biết HTKK 5.6.8 phát hành 21/05/2026 đã bỏ tờ 05/KK kỳ tháng từ kỳ tháng 04/2026; lịch các kỳ ở bài lịch nộp tờ khai thuế 2026.

Tệp XML hợp lệ phải mang đúng mã tờ khai, phiên bản và kỳ khai như bản HTKK đang cài. HTKK dựa vào mô tả cấu trúc đi kèm bộ cài để ghép từng thẻ của tệp vào đúng ô của bảng kê khai, rồi kiểm lại theo lược đồ XSD. Quy trình thông dụng khi dùng phần mềm kế toán là:

1. 1

   Lập số liệu và tờ khai ở phần mềm kế toán, chốt các chỉ tiêu.

2. 2

   Xuất tệp XML theo cấu trúc HTKK.

3. 3

   Mở HTKK, chọn đúng người nộp thuế (mã số thuế), đúng loại tờ khai và kỳ, rồi nạp tệp XML.

4. 4

   Đối chiếu các chỉ tiêu HTKK hiển thị với số liệu gốc, sửa nếu cần.

5. 5

   Kết xuất tệp để ký số và nộp qua mạng.

Tên mục menu trong HTKK có thể đổi giữa các bản, nên bài không mô tả từng nút; hãy làm theo giao diện của bản bạn đang cài. Bảng kê hóa đơn mua vào, bán ra của GTGT cũng có thể nạp từ tệp Excel theo mẫu của HTKK, chi tiết ở bài bảng kê hóa đơn mua vào, bán ra.

ketoanx.com/tax/returns

Các bước

1. 1

   Lỗi khối thông tin người nộp thuế nói ở trên thường do thiếu dữ liệu nguồn. Vào Hệ thống→, Thông tin thuế, người ký, điền đủ Mã số thuế, Mã cơ quan thuế nơi nộp, Tên cơ quan thuế nơi nộp, Mã tỉnh, thành phố, Tên tỉnh, thành phố, Mã phường, xã, Tên phường, xã và Giám đốc (người đại diện theo pháp luật), rồi bấm Lưu thông tin. Phần mềm tự ghi khối phường xã hay khối xã đúng theo từng mẫu, bạn không phải chọn.

2. 2

   Mở tờ khai cần nạp trong danh sách Tờ khai đã lập, ví dụ 01/GTGT tháng 06/2026. Nút Tải XML chỉ hiện với mẫu đã có cấu trúc trên HTKK 5.8.0; khung vàng dưới đầu trang nhắc vài mã danh mục KetoanX chưa lưu (mã hàng hóa, tiểu mục, mã địa bàn) nên để trống, và liệt kê Thông tin người nộp thuế còn thiếu nếu bước 1 chưa đủ.

3. 3

   Bấm Tải XML. Tệp có tên theo mẫu mã số thuế, loại tờ khai, kỳ và lần khai, chẳng hạn 0101234567-01GTGT-2026-06-L0.xml (L0 là lần đầu, L1 là bổ sung lần 1). Tờ 02/GTGT có nhiều dự án thì mỗi dự án một nút Tải XML: … và một tệp riêng.

4. 4

   Trong HTKK, chọn đúng mã số thuế, tờ khai 01/GTGT, kỳ tháng 06/2026, rồi nạp tệp. Nút tải XML hiện cả khi tờ còn Đang lập, nên bạn nạp thử trước khi chốt được. HTKK báo lỗi ở một chỉ tiêu thì quay về KetoanX sửa tay chỉ tiêu đó hoặc bấm Lấy lại số liệu từ sổ sách, tải lại tệp, rồi mới bấm Chốt tờ khai.

5. 5

   Báo cáo tài chính năm: ở Bộ hồ sơ, ô Năm tài chính chọn năm, bấm Chọn năm rồi Tải XML (HTKK). Công ty theo Thông tư 99 nhận mã 1281, có thêm nút Tải XML (HTKK), lưu chuyển tiền tệ gián tiếp; Thông tư 133 nhận mã 683 (B01a-DNN); hợp tác xã nhận mã 1272. Mẫu B01b-DNN lấy ở Báo cáo→, Tình hình tài chính B01b-DNN, doanh nghiệp siêu nhỏ ở Báo cáo→, BCTC doanh nghiệp siêu nhỏ, cùng nút Xuất XML (HTKK).

6. 6

   Báo cáo giữa niên độ của Thông tư 99 và Thông tư 200 tải ở Báo cáo→, Báo cáo giữa niên độ: nút Tải XML (HTKK), dạng đầy đủ và Tải XML (HTKK), dạng tóm lược với Thông tư 99.

Phần mềm tự ghi gì

Tải tệp không ghi bút toán và không đổi số trên tờ khai; tệp dựng lại từ số đã lưu của tờ khai, không đọc lại sổ. Mỗi lần tải XML báo cáo tài chính, nhật ký hệ thống ghi năm và mẫu đã tải. Mẫu chưa có cấu trúc thì bấm tải sẽ nhận câu báo thay cho tệp, ví dụ Kỳ tính thuế từ tháng 7/2026 dùng mẫu 01/GTGT của Thông tư 89/2026/TT-BTC: HTKK 5.8.0 chỉ có mẫu 01/GTGT Thông tư 80 (mã 842), không có chỉ tiêu [32b], [34a] của mẫu mới, nên KetoanX chưa xuất được tệp XML.; tờ 01/TTĐB có dòng mức thuế tuyệt đối cũng bị chặn với lý do tương tự.

Kiểm lại và giới hạn

Sau khi nạp, so từng chỉ tiêu HTKK hiển thị với trang tờ khai trong KetoanX; với báo cáo tài chính, so với tệp Excel cùng tên trong tệp nén của Bộ hồ sơ. Tệp được kiểm bằng lược đồ XSD trong bộ cài HTKK 5.8.0 và đạt toàn bộ 27 tệp mẫu.

Những phần KetoanX chưa xuất XML được: 01/GTGT theo mẫu Thông tư 89 (kỳ từ 7/2026), 03/GTGT và 04/GTGT theo mẫu Thông tư 89, 05/KK kỳ tháng từ tháng 4/2026, thuyết minh B09, báo cáo giữa niên độ theo Thông tư 133 và hợp tác xã, 01/TTĐB có cột mức thuế tuyệt đối, 01/NTNN và 05/GTGT. Tờ 03/TNDN xuất theo cấu trúc mẫu Thông tư 80 (mã 892). Với 03/GTGT, 04/GTGT và các tờ thuế khác có nút Tải Excel để nhập tay vào HTKK. Mã hàng hóa, mã tài nguyên theo danh mục HTKK chưa có trong KetoanX nên phải chọn lại trong HTKK sau khi nạp. KetoanX không nộp tờ khai và không tích hợp HTKK: bạn nạp tệp vào HTKK bằng tay. Các nút còn lại của màn tờ khai có trong hướng dẫn sử dụng màn Tờ khai thuế; xem thêm trang tính năng thuế của KetoanX.