Bảng kê hóa đơn mua vào, bán ra: có phải nộp kèm tờ khai không và lập bằng Excel thế nào

Cái tên 01-2/GTGT dễ gây nhầm: nhiều tệp Excel cũ trên mạng gọi Bảng kê hóa đơn mua vào là mẫu 01-2/GTGT, còn trong danh mục hiện hành 01-2/GTGT là phụ lục phân bổ thuế cho hoạt động sản xuất thủy điện. Mẫu 01-1/GTGT cũng không còn trong danh mục. Nếu bạn thấy hồ sơ nào bảo phải nộp bảng kê 01-1, 01-2 kèm tờ khai, đó là mẫu của thời cũ.

Với kỳ trước tháng 7/2026, bạn lập tờ khai theo mẫu Thông tư 80 như quy định chuyển tiếp. Theo cách lập trên HTKK, các phụ lục bạn chọn đính kèm tờ khai 01/GTGT cho kỳ này cũng chỉ là phụ lục phân bổ và phụ lục giảm thuế; bảng kê mua vào, bán ra không nằm trong số đó.

Việc thứ nhất là cộng số cho tờ khai. [23], [24], [25] ở phía mua vào và [26], [29] đến [33] ở phía bán ra là tổng của từng hóa đơn trong kỳ, nhập tay vào tờ khai. Cộng bằng bảng kê, bạn kiểm được tổng trước khi nhập. Việc thứ hai là đối chiếu: tổng thuế của các dòng đủ điều kiện trong bảng kê mua vào phải khớp với phát sinh Nợ TK 133, tổng thuế bảng kê bán ra khớp với phát sinh Có TK 33311 của kỳ. Việc thứ ba là giải trình: khi cơ quan thuế gửi thông báo yêu cầu giải trình số liệu tờ khai, bảng kê cho bạn danh sách hóa đơn để trả lời ngay, thay vì lục từng chứng từ. Phát hiện bảng kê lệch so với tờ khai đã nộp thì xử lý theo bài khai bổ sung thuế GTGT, còn bối cảnh chung của thuế GTGT năm nay nằm ở bài tổng quan thuế GTGT 2026.

Hai cột cuối đáng thêm nhất. Cột hình thức thanh toán ghi chuyển khoản, tiền mặt hoặc trả chậm, vì hóa đơn từ 5 triệu đồng (giá đã gồm thuế) trả bằng tiền mặt thì thuế không được khấu trừ, điều kiện này nói kỹ ở bài điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Cột kỳ kê khai cho biết hóa đơn thuộc kỳ nào: hóa đơn của kỳ trước mà bạn chưa kê khai là hóa đơn bỏ sót, thuế của nó không cộng vào [24], [25] mà đi vào [37] hoặc [38], cách làm ở bài tờ khai 01/GTGT theo Thông tư 89.

Tổng cột giá trị chưa thuế của các dòng cùng kỳ ra [23], tổng cột tiền thuế ra [24], tổng tiền thuế của các dòng đủ điều kiện ra [25].

Cộng ra: [23] bằng 188.000.000 đồng, [24] bằng 18.800.000 đồng, [25] bằng 18.000.000 đồng (đã loại 800.000 đồng của hóa đơn trả tiền mặt).

Bán ra có ba hóa đơn: 200.000.000 đồng thuế suất 10%, thuế 20.000.000 đồng; 50.000.000 đồng thuế suất 5%, thuế 2.500.000 đồng; 30.000.000 đồng xuất khẩu thuế suất 0%. Cộng ra [32] bằng 200.000.000 đồng, [33] bằng 20.000.000 đồng, [30] bằng 50.000.000 đồng, [31] bằng 2.500.000 đồng, [29] bằng 30.000.000 đồng. Thuế đầu ra là 22.500.000 đồng, trừ [25] là 18.000.000 đồng, nếu kỳ trước không có thuế chuyển sang thì thuế phải nộp là 4.500.000 đồng.

Kiểm tra bằng công thức Excel ngay khi lập là cách rẻ nhất để bắt sai: ô tiền thuế của mỗi dòng nên bằng giá trị chưa thuế nhân thuế suất (sai lệch quá nhỏ do làm tròn thì ghi chú), và ô tổng nên so với số dư TK 133 hoặc 33311 của kỳ.

Với kỳ từ tháng 7/2026 còn một chuyện khác: ở bản HTKK 5.8.0 phát hành ngày 13/10/2026, danh mục tờ khai vẫn chỉ có mẫu 01/GTGT theo Thông tư 80, chưa có mẫu theo Thông tư 89. Tình hình HTKK và cách lập tạm trong lúc chờ có ở bài phần mềm HTKK.

Mẫu 01-1/HT, bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào, là một thành phần trong hồ sơ hoàn thuế của một số trường hợp, như chương trình, dự án ODA không hoàn lại. Nó thuộc hồ sơ hoàn thuế, không thuộc hồ sơ khai thuế hằng tháng, quý.

ketoanx.com/tax

Các bước

1. 1

   Vào Thuế, cuối kỳ→, Thuế GTGT. Trang mở sẵn với Từ ngày là mùng 1 của tháng hiện tại và Đến ngày là hôm nay.

2. 2

   Ô Từ ngày nhập 01/11/2026, ô Đến ngày nhập 30/11/2026 cho kỳ tháng 11 của ví dụ, rồi bấm Xem báo cáo. Chỉ chứng từ đã ghi sổ có ngày ghi sổ trong khoảng này mới lên bảng; chứng từ còn nháp thì không.

3. 3

   Đọc ba ô tóm tắt đầu trang: Thuế đầu ra (22.500.000 với ví dụ), Thuế đầu vào được khấu trừ và Thuế phải nộp (hoặc Thuế còn được khấu trừ khi đầu vào lớn hơn). Ô đầu vào tính như chỉ tiêu [25] của tờ khai, đã loại 800.000 của hóa đơn trả tiền mặt, nên với ví dụ nó hiện 18.000.000; dòng mô tả dưới ba ô ghi thêm thuế của mọi hàng mua vào là 18.800.000.

4. 4

   Cuộn xuống Hàng hóa, dịch vụ bán ra theo thuế suất và Hàng hóa, dịch vụ mua vào theo thuế suất. Hai bảng này gộp theo cột Thuế suất, Giá trị chưa thuế, Thuế GTGT, đúng cách bạn cộng nhóm 5%, 10% ở bảng kê Excel.

5. 5

   Ở Bảng kê bán ra và Bảng kê mua vào, mỗi dòng có Ngày, Số CT, Hóa đơn (mẫu số liền ký hiệu, số hóa đơn, ngày hóa đơn), Đối tượng, MST, Chưa thuế và Thuế. Chứng từ trả lại và giảm giá hiện số âm. Dòng bán ra chưa gắn hóa đơn hiện nhãn chưa có hóa đơn, dòng có hóa đơn lập ở phần mềm khác hiện nhãn lập ở phần mềm khác; xử lý hết các dòng chưa có hóa đơn trước khi lấy số.

6. 6

   Bấm Xuất Excel ở đầu trang để tải bảng tính Bảng kê GTGT cho đúng khoảng ngày đang xem. Tệp có các cột Loại, Ngày, Số CT, Mẫu số HĐ, Ký hiệu HĐ, Số HĐ, Ngày HĐ, Đối tượng, MST, Chưa thuế, Thuế; bán ra xếp trước, mua vào xếp sau.

7. 7

   Mở tệp, thêm các cột bạn cần mà phần mềm chưa có (thuế suất, hình thức thanh toán, đủ điều kiện khấu trừ, kỳ kê khai) và dựng công thức cộng như ví dụ ở trên.

Phần mềm tự ghi gì

Trang này chỉ đọc, không sinh bút toán. Số liệu lấy từ chứng từ bán hàng, mua hàng, trả lại và giảm giá đã ghi sổ, cộng thêm chứng từ thanh lý tài sản cố định và nhận trước doanh thu có thuế đầu ra ghi thẳng. Bảng chỉ tiêu hỗ trợ ở giữa trang đánh số theo tờ khai 01/GTGT: với ví dụ, [23] hiện 188.000.000, [24] hiện 18.800.000, [32] hiện 200.000.000, [33] hiện 20.000.000, [30] hiện 50.000.000, [31] hiện 2.500.000 và [29] hiện 30.000.000. Bảng này tính cùng cách với tờ khai 01/GTGT, nên dòng [25] hiện 18.000.000, kèm dòng ghi chú cho biết thuế của khoản trả tiền mặt từ 5 triệu đồng đã trừ khỏi [25]. Khoản nào thực tế đã chuyển khoản thì bỏ tích ở mục Thanh toán tiền mặt từ 5 triệu đồng: không được khấu trừ thuế đầu vào của tờ khai ở Thuế, cuối kỳ→, Tờ khai thuế.

Nếu bạn muốn ghi sổ khấu trừ cuối kỳ, khung Khấu trừ thuế GTGT cuối kỳ có nút Khấu trừ kỳ: phần mềm ghi Nợ 33311, Có 1331 và 1332 theo số nhỏ hơn giữa thuế đầu ra và thuế đầu vào còn được khấu trừ. Kỳ đã khấu trừ rồi mà bấm lại sẽ báo Kỳ này đã khấu trừ thuế GTGT. Xóa chứng từ khấu trừ để làm lại.

Kiểm lại và giới hạn

Sau khi có bảng, mở Thuế, cuối kỳ→, Kiểm tra dữ liệu thuế trước khi lập tờ khai: bảng 1. Sổ kế toán và bảng kê đặt cột Sổ cạnh cột Bảng kê và tô đỏ cột Chênh lệch khi tổng thuế 133 hay 3331 không khớp bảng kê, ngay là phép đối chiếu mà bài này nói ở trên. Khi đã lập tờ khai, Đối chiếu thuế GTGT sổ và tờ khai so tiếp số trên sổ với tờ khai.

Tệp xuất chưa có cột thuế suất, hình thức thanh toán và đủ điều kiện khấu trừ, mỗi chứng từ một dòng với tổng thuế của chứng từ (riêng chứng từ mua kê nhiều hóa đơn thì tách một dòng cho từng hóa đơn). Chỉ tiêu [26] lấy từ dòng hàng không chịu thuế, hàng 0% vào [29]. Hàng thuế suất 8% nằm trong [32], [33] cùng nhóm 10% như tờ khai, kèm một dòng ghi chú giá trị đang áp 8%. Bảng kê này là bảng số liệu để nhập vào HTKK, không phải tệp nộp thuế. Phần thuế khác của phần mềm có ở phần thuế của KetoanX.

Các bước chi tiết hơn, kèm những trường hợp ít gặp, nằm ở bài hướng dẫn sử dụng thuế GTGT.