Nộp tiền thuế điện tử: mã chương, mã tiểu mục, mã định danh khoản phải nộp và giấy nộp tiền

Khi bạn lập chứng từ qua Hệ thống thông tin quản lý thuế, hệ thống gửi thông tin sang ngân hàng bạn đã chọn để trích tiền. Chậm nhất 05 phút sau khi nhận, ngân hàng kiểm tra điều kiện trích nợ rồi trích tiền và báo nộp thành công, hoặc báo không thành công, bằng thông báo mẫu 05/TB-TĐT; cơ quan thuế chuyển thông báo này cho bạn. Đây là lý do cần giữ thông báo sau mỗi lần nộp.

Nộp theo ID giúp hệ thống tự gắn khoản tiền vào đúng nghĩa vụ, ít phải lo gõ sai chương, tiểu mục hay kỳ thuế. Với những khoản chưa có ID, ví dụ khoản tự tính từ tờ khai mà bạn chủ động nộp, bạn tự điền các mã như dưới đây.

Mã chương của doanh nghiệp có đổi. Điều 2 của Thông tư 130 chỉ chia mã chương cho cơ quan trung ương (001 đến 399), cấp tỉnh (400 đến 599) và cấp xã (800 đến 989), không còn dải của cấp huyện. Mã 754 trước đây của công ty cổ phần, công ty TNHH nay là 854 (kinh tế hỗn hợp ngoài quốc doanh), mã 755 của doanh nghiệp tư nhân nay là 855, hợp tác xã là 856, đổi từ 01/7/2025 theo mô hình chính quyền hai cấp. Đơn vị do cấp tỉnh quản lý dùng dải 5xx: 554 cho kinh tế hỗn hợp ngoài quốc doanh, 555 cho doanh nghiệp tư nhân, 551 cho đơn vị 100% vốn đầu tư nước ngoài và 552 cho đơn vị có vốn đầu tư nước ngoài từ 51% đến dưới 100%. Cùng một loại hình mà khác cấp quản lý thì khác mã, nên mã chương của công ty bạn vẫn phải lấy theo thông báo của cơ quan thuế hoặc cổng thuế điện tử trước khi nộp.

Mã tiểu mục thường gặp, theo Phụ lục III Thông tư 130/2025/TT-BTC. Thông tư 123/2026/TT-BTC sửa thông tư này từ 21/8/2026 chỉ đổi tên một số tiểu mục (trong bảng là 4254, 4917, 4918) và thêm mã cho tài sản mã hóa, thuế tối thiểu toàn cầu; số của các mã dưới đây giữ nguyên:

Mã tiểu mục khác (thuế tiêu thụ đặc biệt, tài nguyên, bảo vệ môi trường, nhà thầu, thuế đất, phí và lệ phí) nên lấy từ ID hoặc từ thông báo của cơ quan thuế. Đừng dùng 1099 cho các loại thuế khác: đó là tiểu mục khác nằm trong mục thuế TNDN. Lệ phí môn bài chấm dứt thu từ 01/01/2026, và các mã môn bài chỉ còn dùng để nộp nợ của năm trước.

Mỗi khoản một dòng: thuế GTGT một dòng, tiền chậm nộp GTGT một dòng với tiểu mục riêng, thuế TNCN một dòng. Kỳ thuế ghi theo kỳ phát sinh của khoản đó, chẳng hạn 03/2026 hay quý 3/2026, không phải kỳ bạn nộp tiền. Một chứng từ gộp nhiều khoản vẫn được, nhưng khi có sai sót thì khó tra soát từng dòng.

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, khi nộp thuế vào ngân sách nhà nước ghi Nợ TK 333 (tài khoản chi tiết của loại thuế đó), Có TK 111 hoặc 112. Ví dụ nộp thuế GTGT tháng 9/2026 là 18.000.000 đồng bằng chuyển khoản: Nợ TK 3331 18.000.000, Có TK 112 18.000.000. Cách ghi số thuế GTGT phải nộp có ở bài hạch toán thuế GTGT. Tiền chậm nộp và tiền phạt không được trừ khi tính thuế TNDN và có cách ghi riêng, xem bài hạch toán tiền chậm nộp, tiền phạt và thuế truy thu.

ketoanx.com/tax/payments

Các bước

1. 1

   Khai một lần mã chương và kho bạc ở Thuế, cuối kỳ → Đại lý thuế, gia hạn nộp thuế, phần Đại lý thuế và kho bạc: ô Mã chương (gợi ý 854 cho công ty TNHH, cổ phần; 855 cho doanh nghiệp tư nhân), Kho bạc nhà nước nhận tiền thuế, Tài khoản thu ngân sách (mẫu gợi ý 7111) và Mở tại ngân hàng, rồi bấm Lưu. Các ô này tự điền sang màn Nộp thuế ở những lần sau.

2. 2

   Mở Thuế, cuối kỳ→, Nộp thuế, ô Số dư đến ngày chọn 20/10/2026 rồi bấm Xem. Bảng Số thuế còn phải nộp đến ngày 20/10/2026 cho thấy dòng 33311 còn phải nộp 18.000.000 nếu tờ khai tháng 9/2026 đã hạch toán đúng; nhãn Tổng còn phải nộp cộng mọi loại thuế.

3. 3

   Trong khung Lập chứng từ nộp thuế, mỗi tài khoản thuế một dòng. Ô Số nộp lần này tự điền bằng số còn phải nộp, ở đây 18.000.000; dòng nào không nộp lần này thì xóa số. Ô Tiểu mục gợi ý theo loại thuế (thuế GTGT trong nước là 1701), bấm vào ô để chọn từ danh sách hoặc gõ đúng 4 chữ số theo thông báo của cơ quan thuế. Ô Kỳ thuế tự điền kỳ khai liền trước theo kỳ khai của công ty, ví dụ 09/2026; sửa lại nếu nộp cho kỳ khác.

4. 4

   Nếu ngày nộp đã quá hạn của kỳ, khung vàng hiện hạn, số ngày chậm và tiền chậm nộp ước tính 0,03% mỗi ngày (không tính ngày nộp), kèm nút Điền tiền chậm nộp … đồng. Bấm nút đó thì dòng Tiền chậm nộp, tiền phạt (ghi vào chi phí khác) được điền số tiền và tiểu mục chậm nộp của loại thuế (GTGT là 4931); chọn tài khoản 811 hay tài khoản con ở ô đầu dòng. Nộp đúng hạn ngày 20/10/2026 thì khung này không hiện.

5. 5

   Ô Ngày nộp bắt buộc, ghi ngày ngân hàng trích tiền. Ô Hình thức chọn Chuyển khoản (ủy nhiệm chi, báo nợ) cho ví dụ này, hoặc Tiền mặt (phiếu chi); với chuyển khoản, ô Tài khoản ngân hàng chi chọn đúng tài khoản sẽ trích tiền, để (tài khoản tiền gửi mặc định) thì ghi vào tài khoản tiền gửi mặc định của hệ thống tài khoản.

6. 6

   Kiểm lại ô Mã chương, Kho bạc nhà nước nhận, Tài khoản thu ngân sách, Mở tại ngân hàng đã điền từ bước 1; Ghi chú tối đa 300 ký tự. Ô đánh dấu Nộp trước, nộp vượt số trên sổ (tạm nộp khi chưa hạch toán số thuế phải nộp) chỉ tích khi nộp trước lúc hạch toán tờ khai, ví dụ tạm nộp thuế TNDN quý.

7. 7

   Bấm Lập chứng từ nộp thuế, xác nhận câu hỏi tổng tiền. Thành công thì hiện Đã lập chứng từ nộp thuế …, tổng 18.000.000 đồng. Ở bảng Các lần nộp thuế đã lập, bấm In ở cột Giấy nộp tiền để mở bản in Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước có mã chương, mã tiểu mục, kỳ thuế từng dòng và số tiền bằng chữ.

Phần mềm tự ghi gì

Với ví dụ của bài, phần mềm lập một báo nợ ghi Nợ TK 33311 18.000.000, Có TK 112 (tài khoản ngân hàng đã chọn) 18.000.000, diễn giải dòng Nộp thuế GTGT hàng bán nội địa kỳ 09/2026 (tiểu mục 1701); chọn tiền mặt thì là phiếu chi Có TK 111. Dòng tiền chậm nộp ghi Nợ TK 811, Có tài khoản tiền, đúng cách hạch toán ở bài hạch toán tiền chậm nộp. Công ty có bật duyệt lệnh chi thì câu báo có thêm đang chờ duyệt lệnh chi nên chưa ghi sổ, và số đang chờ duyệt vẫn bị trừ vào số còn phải nộp để không lập trùng.

Báo lỗi hay gặp: Số nộp vào tài khoản 33311 (… đồng) vượt số còn phải nộp trên sổ đến ngày … khi số nộp lớn hơn số dư Có 333, thường do chưa hạch toán tờ khai; Mã tiểu mục gồm 4 chữ số và Mã chương gồm 3 chữ số khi gõ thiếu số; Sổ đã khóa đến ngày … khi ngày nộp nằm trong kỳ đã khóa sổ.

Kiểm lại và giới hạn

Bấm số chứng từ trong bảng Các lần nộp thuế đã lập để mở chứng từ, hoặc bấm số tài khoản 33311 ở bảng trên để mở sổ chi tiết và thấy số còn phải nộp về 0. Chứng từ chi nộp thuế lập tay ở màn hình thu, chi không hiện ở bảng các lần nộp và không có bản in giấy nộp tiền.

KetoanX không nộp tiền thay bạn và không có ô cho mã định danh khoản phải nộp (ID): chứng từ ở đây phục vụ ghi sổ, còn việc nộp làm trên cổng thuế điện tử hoặc ngân hàng bằng giấy nộp tiền do cổng hoặc ngân hàng lập, nên khoản có ID thì bạn chọn theo ID ngay trên cổng. Danh sách gợi ý mã chương gồm 854, 855, 856, 554, 555, 551, 552, và ghi chú cuối khung nói danh sách mã chương, tiểu mục đã đối chiếu với Thông tư 130/2025/TT-BTC và Thông tư 123/2026/TT-BTC; mã chương riêng của công ty vẫn phải so với thông báo của cơ quan thuế. Dòng 3338 (các loại thuế khác), 3339 (phí, lệ phí), 3337 và 3333 không có tiểu mục gợi ý sẵn, bạn gõ mã theo thông báo hoặc ID. Xem thêm trang tính năng thuế của KetoanX và bài hướng dẫn màn Nộp thuế.