Cách hạch toán thuế GTGT: ví dụ một tháng từ mua, bán đến khấu trừ và nộp thuế

TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ) có hai tài khoản con: 1331 cho thuế của hàng hóa, dịch vụ mua ngoài, 1332 cho thuế của tài sản cố định. Bên Nợ ghi thuế đầu vào được khấu trừ. Bên Có ghi phần đã khấu trừ, thuế đầu vào của hàng đã trả lại hoặc được giảm giá, thuế đầu vào không được khấu trừ đem chuyển đi, và số thuế đã được hoàn. Số dư Nợ là thuế còn được khấu trừ hoặc đã được hoàn nhưng ngân sách chưa trả.

TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp) nằm trong TK 333 và cũng có hai tài khoản con: 33311 cho thuế đầu ra, 33312 cho thuế của hàng nhập khẩu. Thuế GTGT thực chất là khoản thu hộ nhà nước nên nó không nằm trong doanh thu: khi bán hàng bạn tách riêng ngay, ghi doanh thu theo giá chưa thuế. Cách thứ hai Thông tư 99 cho phép là ghi doanh thu gồm cả thuế rồi định kỳ ghi giảm doanh thu, nhưng cách tách ngay dễ đối chiếu với hóa đơn hơn. Cả hai tài khoản con của 3331 nằm trong nhóm 333, nhóm tài khoản thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.

Hàng nhập khẩu có thêm một bước. Thuế GTGT hàng nhập khẩu nộp ở khâu nhập khẩu và ghi vào 33312, không ghi vào 33311. Nếu thuế này được khấu trừ thì ghi Nợ 133, Có 3331 (33312); nếu không được khấu trừ thì tính vào giá trị hàng nhập và ghi Nợ 152, 156 hoặc 211, Có 33312. Giá tính thuế GTGT của hàng nhập khẩu gồm trị giá tính thuế nhập khẩu cộng thuế nhập khẩu và thuế nhập khẩu bổ sung (nếu có), cộng thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế bảo vệ môi trường (nếu có). Ví dụ trị giá tính thuế nhập khẩu 200 triệu đồng, thuế nhập khẩu 20 triệu đồng, thuế suất GTGT 10%: thuế GTGT là 10% của 220 triệu, tức 22 triệu đồng. Bạn ghi Nợ 152 220 triệu, Có 3333 20 triệu, Có 331 200 triệu; rồi Nợ 133 22 triệu, Có 33312 22 triệu; khi nộp thì Nợ 3333 20 triệu và Nợ 33312 22 triệu, Có 112 42 triệu.

Khi trả lại hàng đã mua hoặc được giảm giá vì hàng kém chất lượng, bạn ghi Nợ 111, 112 hoặc 331 theo tổng giá thanh toán, Có 133 phần thuế của hàng trả lại, Có 152, 156 hoặc 211 phần giá chưa thuế.

Hàng bán bị trả lại, giảm giá hoặc chiết khấu thương mại thì phần thuế ghi bên Nợ TK 333. Ví dụ khách trả lại số hàng đã bán 20 triệu đồng chưa thuế, thuế 10%: bạn ghi Nợ các tài khoản giảm trừ doanh thu hoặc doanh thu 20 triệu, Nợ 33311 2 triệu, Có 131 hoặc 111, 112 22 triệu, theo hóa đơn điều chỉnh đã lập.

Doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu không có thuế đầu vào để khấu trừ, nên không dùng TK 133 cho hoạt động đó. Số thuế phải nộp tính theo doanh thu ghi trên hóa đơn bán hàng, ghi Có 33311, và Thông tư 99 cho chọn một trong hai cách: tách ngay khi xuất hóa đơn như trên, hoặc ghi doanh thu gồm thuế rồi định kỳ ghi giảm doanh thu (Nợ 511, 515, 711, Có 33311). Nộp thuế thì Nợ 3331, Có 111, 112 như mọi trường hợp. Hai phương pháp tính thuế nói kỹ ở các bài phương pháp khấu trừ thuế GTGT và phương pháp tính trực tiếp trên doanh thu.

Mua vật tư 300 triệu đồng chưa thuế, thuế 30 triệu đồng, chưa trả tiền: Nợ 152 300 triệu, Nợ 1331 30 triệu, Có 331 330 triệu. Mua một máy tính văn phòng 50 triệu đồng chưa thuế, thuế 5 triệu đồng, chưa trả: Nợ 211 50 triệu, Nợ 1332 5 triệu, Có 331 55 triệu. Bán hàng 500 triệu đồng chưa thuế, thuế 50 triệu đồng, khách chưa trả: Nợ 131 550 triệu, Có 511 500 triệu, Có 33311 50 triệu.

Cuối tháng thuế đầu vào được khấu trừ là 30 + 5 = 35 triệu đồng, thuế đầu ra là 50 triệu đồng. Số khấu trừ là số nhỏ hơn, tức 35 triệu đồng: Nợ 33311 35 triệu, Có 133 35 triệu (30 triệu từ 1331, 5 triệu từ 1332). Sau bút toán này 33311 còn dư Có 15 triệu đồng, là số thuế phải nộp. Khi chuyển khoản nộp thuế: Nợ 33311 15 triệu, Có 112 15 triệu.

Sang tháng 11/2026, công ty mua hàng nhiều hơn bán. Thuế đầu vào phát sinh 80 triệu đồng, thuế đầu ra 50 triệu đồng. Số khấu trừ vẫn là số nhỏ hơn, 50 triệu đồng: Nợ 33311 50 triệu, Có 1331 50 triệu. Thuế phải nộp bằng không, còn 30 triệu đồng thuế đầu vào chưa khấu trừ hết nằm ở số dư Nợ 1331, chuyển sang tháng 12 để khấu trừ tiếp.

Doanh nghiệp khai theo quý thì kỳ khấu trừ là quý, cách chọn kỳ có ở bài kỳ kê khai thuế GTGT theo tháng hay theo quý.

Thuế đầu vào của hàng tổn thất do thiên tai, hỏa hoạn hoặc bị mất mà không được khấu trừ thì ghi Nợ 1381 (phải thu khác), Có 133 khi chưa rõ nguyên nhân, rồi xử lý theo quyết định của cấp có thẩm quyền. Những hóa đơn nào bị loại, và loại vì lý do gì, nằm ở bài thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ.

Thuế phải nộp được giảm thì ghi vào thu nhập khác: Nợ 33311 nếu số giảm trừ vào thuế phải nộp, hoặc Nợ 111, 112 nếu nhận lại bằng tiền, Có 711.

ketoanx.com/tax

Các bước

1. 1

   Vào Mua hàng→, Chứng từ mua hàng, bấm Lập mua hàng nhập kho. Chọn Nhà cung cấp, rồi ở bảng dòng hàng chọn Mặt hàng, nhập Số lượng và Đơn giá sao cho tiền hàng là 300.000.000. Cột Thuế suất GTGT chọn 10%. Cột Thành tiền hiện 300.000.000 còn cột Tiền thuế hiện 30.000.000. Nếu ô Mục đích mua hàng có hiện thì để Không chọn: mục đích chỉ để lọc báo cáo, không đổi bút toán.

2. 2

   Bấm Cất và ghi sổ. Phần mềm ghi Nợ 152 300.000.000, Nợ 1331 30.000.000, Có 331 330.000.000. Nút Cất, chưa ghi sổ chỉ lưu nháp, thuế chưa vào sổ nên màn Thuế GTGT chưa thấy.

3. 3

   Máy tính văn phòng 50.000.000, thuế 5.000.000 nên ghi tăng ở Tài sản, chi phí→, Tài sản cố định để thuế vào 1332: thuế GTGT trên thẻ tài sản chỉ ghi được khi nguồn là mua mới hoặc thuê tài chính, và nếu bạn không chỉ định tài khoản thuế thì phần mềm tự chọn 1332 khi hệ thống tài khoản có. Nhập qua chứng từ mua hàng thì thuế vào 1331, khấu trừ vẫn ra cùng số.

4. 4

   Vào Bán hàng→, Chứng từ bán hàng, bấm Lập bán hàng. Chọn Khách hàng, dòng hàng nhập tiền hàng 500.000.000, Thuế suất GTGT 10%, rồi Cất và ghi sổ. Bút toán là Nợ 131 550.000.000, Có 511 500.000.000, Có 33311 50.000.000.

5. 5

   Cuối tháng vào Thuế, cuối kỳ→, Thuế GTGT. Hai ô Từ ngày và Đến ngày mặc định là từ ngày 1 của tháng này đến hôm nay; đặt 01/10/2026 đến 31/10/2026 rồi bấm Xem báo cáo. Ba ô số liệu phải ra Thuế đầu ra 50.000.000, Thuế đầu vào được khấu trừ 35.000.000 và Thuế phải nộp 15.000.000.

6. 6

   Kéo xuống khối Khấu trừ thuế GTGT cuối kỳ. Ô Kỳ chọn tháng 10/2026, bấm Khấu trừ kỳ. Kỳ luôn là một tháng, kể cả công ty khai theo quý; kê khai quý thì chạy ba lần, mỗi tháng một lần, hoặc chỉ chạy tháng cuối quý.

7. 7

   Sang Thuế, cuối kỳ→, Nộp thuế. Ô Số dư đến ngày đặt 31/10/2026 rồi bấm Xem. Bảng Số thuế còn phải nộp ở dòng 33311 hiện Còn phải nộp 15.000.000. Trong khối Lập chứng từ nộp thuế, cột Số nộp lần này của dòng 33311 đã điền sẵn 15.000.000; cột Kỳ thuế nhập 10/2026, cột Tiểu mục giữ mã gợi ý sẵn theo loại thuế.

8. 8

   Ô Hình thức mặc định là Chuyển khoản (ủy nhiệm chi, báo nợ), khi đó chọn thêm Tài khoản ngân hàng chi (để trống thì dùng tài khoản tiền gửi mặc định); trả bằng quỹ thì chọn Tiền mặt (phiếu chi). Ô Ngày nộp mặc định lấy ngày ở ô Số dư đến ngày. Mã chương, Kho bạc nhà nước nhận, Tài khoản thu ngân sách điền để in giấy nộp tiền, không bắt buộc để ghi sổ. Bấm Lập chứng từ nộp thuế và xác nhận.

9. 9

   Tháng 11/2026 làm lại bước 5 và 6 với kỳ 11/2026: thuế đầu vào 80.000.000, thuế đầu ra 50.000.000. Phần mềm khấu trừ tối đa bằng thuế đầu ra, tức Nợ 33311, Có 1331 50.000.000; câu báo là Đã khấu trừ 50.000.000 đồng; thuế còn phải nộp 0 đồng, và 1331 còn dư Nợ 30.000.000 để sang tháng 12.

10. 10

    Khi cơ quan thuế hoàn tiền, vào Quỹ, ngân hàng→, Thu hoàn thuế. Ô Loại thuế chọn Thuế giá trị gia tăng, Tài khoản ghi Có chọn 1331 (hoặc tài khoản 133 đang có), Số tiền được hoàn nhập số tiền, Nhận vào chọn tiền mặt hoặc tài khoản ngân hàng, rồi bấm Cất chứng từ hoàn thuế.

Phần mềm tự ghi gì

Chứng từ khấu trừ là loại KT, ngày ghi là ngày cuối tháng của kỳ, ghi sổ ngay. Với số liệu tháng 10, phần mềm lấy thuế đầu ra bằng số dư Có của 33311 đến cuối tháng (50.000.000), rồi lần lượt trừ vào từng tài khoản chi tiết của 133 theo thứ tự số hiệu: Nợ 33311, Có 1331 30.000.000 và Nợ 33311, Có 1332 5.000.000. Câu báo sau khi chạy là Đã khấu trừ 35.000.000 đồng; thuế còn phải nộp 15.000.000 đồng. Chứng từ nộp thuế là phiếu chi (PC) khi trả tiền mặt hoặc báo nợ (BN) khi chuyển khoản: Nợ 33311, Có 112 15.000.000. Chứng từ nhận hoàn là phiếu thu (PT) hoặc báo có (BC): Nợ 111 hoặc 112, Có 133.

Số khấu trừ tính trên số dư lũy kế đến cuối tháng chứ không chỉ phát sinh trong tháng, nên phần đầu vào chưa khấu trừ hết của tháng trước tự cộng vào tháng sau. Các câu báo lỗi thường gặp: Kỳ này đã khấu trừ thuế GTGT. Xóa chứng từ khấu trừ để làm lại. khi chạy lần hai cho cùng tháng; Không có thuế GTGT đầu vào hoặc đầu ra để khấu trừ khi một trong hai bên bằng 0; Sổ đã khóa đến ngày … khi tháng đã khóa sổ; Số nộp vào tài khoản 33311 (… đồng) vượt số còn phải nộp trên sổ đến ngày … khi nhập số nộp lớn hơn số trên sổ, trừ khi tick Nộp trước, nộp vượt số trên sổ (tạm nộp khi chưa hạch toán số thuế phải nộp). Công ty chọn phương pháp trực tiếp thì nút khấu trừ báo Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu nên không khấu trừ thuế, còn màn Thuế GTGT đổi sang khối Hạch toán thuế phải nộp.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Thuế, cuối kỳ→, Đối chiếu thuế GTGT sổ và tờ khai để so số dư 133 và 3331 trên sổ với tờ khai. Sổ cái của tài khoản 33311 (liên kết ở cột Tài khoản của màn Nộp thuế) phải về 0 sau khi nộp đủ. Phần mềm không tự phán đoán hóa đơn nào không được khấu trừ nên bạn xử lý khoản đó trước khi chạy khấu trừ, theo hướng dẫn ở bài thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, và có thể ghi bằng Thuế, cuối kỳ→, Điều chỉnh thuế GTGT. Gợi ý mã chương, tiểu mục theo Thông tư 324, chưa cập nhật theo mục lục ngân sách mới từ năm 2026, nên đối chiếu với thông báo của cơ quan thuế trước khi nộp. Hàng nhập khẩu có thuế vào 33312 ghi ở chứng từ mua hàng nhập khẩu (Mua hàng nhập khẩu trên màn Mua hàng), không nằm trong ví dụ tháng 10 này. Các chức năng thuế khác ở phần thuế của KetoanX.

Cách nhập từng ô và các trường hợp khác của màn này có đủ trong bài hướng dẫn sử dụng thuế GTGT.