Đối chiếu thuế GTGT sổ sách với tờ khai: tìm vì sao 133 và 3331 lệch

Công thức nối các chỉ tiêu: [36] = [35] − [25]; [40a] = [36] − [22] + [37] − [38] − [39a], lấy khi kết quả không âm; [41] cũng là biểu thức ấy khi kết quả không dương; [43] = [41] − [42]. Từ đó suy ra: [43] chỉ khớp dư Nợ 133 khi bút toán khấu trừ đã chạy và chưa nhận hoàn thuế.

1. 1

   Chứng từ có thuế đầu vào hoặc đầu ra mới lưu nháp, chưa ghi sổ. Sổ cái chưa có nên tờ khai lập từ sổ cũng chưa có.

2. 2

   Hóa đơn đầu vào của kỳ trước ghi sổ ở kỳ này. Với mẫu Thông tư 89, thuế của hóa đơn bỏ sót kê khai vào [38] khi đưa về kỳ gốc chỉ làm giảm số thuế phải nộp hoặc chỉ làm tăng, giảm số còn được khấu trừ chuyển kỳ sau, nên [24] nhỏ hơn phát sinh Nợ 133. Trường hợp đưa về kỳ gốc làm tăng số phải nộp thì vẫn phải khai bổ sung kỳ gốc.

3. 3

   Thuế đầu vào không được khấu trừ đã chuyển vào chi phí, giá vốn, nguyên giá: ghi Có 133 nhưng không qua khấu trừ, nên [25] nhỏ hơn [24].

4. 4

   Mua từ 5 triệu đồng trả tiền mặt. Hàng hóa, dịch vụ mua từ 5.000.000 đồng trở lên (giá đã gồm thuế) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ; thuế của hóa đơn trả tiền mặt vẫn nằm trong [24] nhưng không vào [25].

5. 5

   Hàng mua bị trả lại hoặc giảm giá từ kỳ trước. Hóa đơn điều chỉnh của người bán thuộc diện ở khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC thì bạn khai vào [37] hoặc [38] kỳ nhận hóa đơn, không khai bổ sung. Ở phía bán, thuế của hàng bán bị trả lại hoặc giảm giá ghi bên Nợ 3331 nên [35] thấp hơn phát sinh Có gộp.

6. 6

   Thuế hàng nhập khẩu. Thuế GTGT hàng nhập khẩu nộp ở khâu nhập khẩu ghi vào 3331 (33312), không phải 33311, nên không nằm trong [35]; đưa nhầm vào đầu ra sẽ làm lệch.

7. 7

   Người lập sửa tay chỉ tiêu trên tờ khai. Số trên tờ khai khác số tính từ sổ, trong khi sổ không đổi.

8. 8

   Sổ thay đổi sau khi lập tờ khai: thêm, sửa, ghi sổ hoặc bỏ ghi chứng từ.

9. 9

   Bút toán khấu trừ cuối kỳ chưa chạy hoặc chạy lệch. Chưa chạy thì 133 vẫn dư Nợ và 3331 vẫn dư Có đúng bằng số đáng lẽ đã khấu trừ; cách ghi các bút toán này nằm ở bài hạch toán thuế GTGT.

Số thuế nhận hoàn khi tiền về ghi Nợ 111, 112, Có 133, nên sau khi nhận hoàn dư Nợ 133 giảm đúng số tiền hoàn; đừng so dư 133 với [43] nếu chưa tính phần này.

Chỉ lệch ở sổ mà tờ khai đúng thì sửa sổ, không đụng tờ khai. Sau đó chạy lại phép đối chiếu cho đến khi bốn cặp ở trên cùng khớp, rồi mới sang các bước của bài đối chiếu số liệu trước khi khóa sổ. Việc kế tiếp của cuối năm là kiểm kê cuối năm.

ketoanx.com/tax/vat-check

Các bước

1. 1

   Lập tờ khai quý 3/2026 trước ở Thuế, cuối kỳ→, Tờ khai thuế. Kỳ chưa có tờ khai thì màn đối chiếu vẫn mở nhưng cột Tờ khai để trống và khung đầu tiên báo Chưa lập tờ khai 01/GTGT cho kỳ này.

2. 2

   Vào Thuế, cuối kỳ→, Đối chiếu thuế GTGT sổ và tờ khai. Trên đầu trang có ba nút Tờ khai thuế, Thuế GTGT của kỳ và Sổ chi tiết 133, hai nút sau tự mở đúng khoảng ngày của kỳ đang xem.

3. 3

   Ô Kỳ kê khai chọn Quý 3/2026. Ô này liệt kê quý rồi đến tháng của sáu năm gần nhất và mặc định là kỳ hiện tại theo kỳ khai của công ty (kỳ đã lưu ở Hạn nộp thuế, bảo hiểm, chưa lưu thì theo tờ khai GTGT gần nhất), nên công ty khai tháng thấy sẵn tháng hiện tại và chọn Tháng 07/2026 khi cần kỳ cũ. Bấm Đối chiếu.

4. 4

   Đọc bảng sáu dòng với các cột Chỉ tiêu, Nội dung, Tờ khai, Số trên sổ, Sổ, Chênh lệch. Với ví dụ quý 3: dòng [22] là 40 và 40; dòng [24] là 180 và 192, chênh lệch âm 12, cột Số trên sổ ghi rõ phát sinh Nợ 133 đã gồm 12.000.000 đồng thuế hóa đơn kỳ trước khai vào [38]; dòng [25] là 174 và 186, cũng âm 12 vì cùng hóa đơn ấy; dòng [35] là 150 và 150. Ô chênh lệch khác 0 tô đỏ.

5. 5

   Kéo xuống mục Nguyên nhân chênh lệch tìm thấy. Ví dụ này hiện hai khung có số tiền: Hóa đơn đầu vào ghi sổ kỳ này nhưng ngày hóa đơn thuộc kỳ khác 12.000.000 (hóa đơn tháng 6) và Thuế đầu vào ghi Có 133 không qua khấu trừ 6.000.000 (lô hàng trả tiền mặt). Mỗi khung có bảng Ngày, Chứng từ, Nội dung, Số tiền; bấm số chứng từ để mở và sửa.

6. 6

   Nếu dòng Số thuế đầu vào đã khấu trừ với đầu ra ([35] − [40a]) và dòng [43] cộng [42] còn lệch, đi theo khung Bút toán khấu trừ thuế cuối kỳ (Nợ 3331, Có 133) chưa lập hoặc lệch tờ khai: bấm Thuế GTGT của kỳ, ở khung Khấu trừ thuế GTGT cuối kỳ chọn ô Kỳ là từng tháng 7, 8, 9/2026 và bấm Khấu trừ kỳ cho mỗi tháng. Quay lại bấm Đối chiếu: hai dòng này thành 150 với 150 và 76 với 76.

7. 7

   Có khung Chỉ tiêu tờ khai đã sửa tay so với số tính từ sổ lúc lập hoặc Sổ đã thay đổi sau khi lập tờ khai thì mở tờ khai bằng liên kết Mở tờ khai ở thẻ đầu bảng. Tờ chưa chốt bấm Lấy lại số liệu từ sổ sách (số sửa tay sẽ mất); tờ đã chốt bấm Lập tờ khai bổ sung.

Phần mềm tự ghi gì

Màn đối chiếu không sinh bút toán. Bút toán duy nhất trong quy trình này là chứng từ khấu trừ ở bước 6: mỗi tháng một chứng từ ngày cuối tháng, Nợ 33311, Có 1331 (và Có 1332 nếu có thuế của tài sản cố định) theo số nhỏ hơn giữa thuế đầu ra và thuế đầu vào còn dư; ở ví dụ cả quý là 150 triệu, dư Nợ 133 còn 76 triệu. Công ty theo Thông tư 133 dùng cùng các tài khoản này. Chạy xong, màn báo Đã khấu trừ … đồng; thuế còn phải nộp … đồng.

Ba câu báo hay gặp. Kỳ này đã khấu trừ thuế GTGT. Xóa chứng từ khấu trừ để làm lại.: tháng đó đã chạy, muốn chạy lại sau khi sửa chứng từ thì xóa chứng từ khấu trừ cũ trước. Không có thuế GTGT đầu vào hoặc đầu ra để khấu trừ: tháng không có số dư 133 hoặc 3331. Kỳ không hợp lệ, đang xem …: đường dẫn mang kỳ cả năm hoặc kỳ sai, chọn lại ở Kỳ kê khai.

Kiểm lại và giới hạn

Khi sáu dòng đều khớp, màn hiện dòng Số trên sổ khớp tờ khai ở mọi chỉ tiêu đối chiếu. Lệch còn sót ở [24] mà không có nguyên nhân nào khớp thì màn hiện khung Chênh lệch [24] với phát sinh Nợ 133 chưa rõ nguyên nhân; mở Sổ chi tiết 133 của kỳ để soát bút toán ghi thẳng Nợ 133. Cách dùng đầy đủ từng khung có ở hướng dẫn màn Đối chiếu thuế GTGT sổ và tờ khai.

Giới hạn: phép đối chiếu so với tờ khai đã lập trong KetoanX, không so với tệp đã nộp trên cổng của cơ quan thuế. Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp chỉ thấy thông báo Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trong kỳ này, vì không có thuế đầu vào được khấu trừ. Ngoài màn này, Báo cáo→, Kiểm tra sổ sách có phép kiểm Bảng kê thuế GTGT so với số phát sinh tài khoản 133 và 3331 chạy theo khoảng ngày; xem thêm tính năng thuế của KetoanX.