Công việc kế toán cuối tháng, cuối quý, cuối năm: làm theo thứ tự nào

1. 1

   Ghi sổ hết chứng từ của tháng: phiếu thu chi, hóa đơn mua bán, phiếu nhập xuất kho. Chứng từ mới lưu nháp chưa vào sổ cái thì chưa vào báo cáo.

2. 2

   Đối chiếu số liệu: quỹ tiền mặt, sổ phụ ngân hàng, công nợ, tồn kho. Cách đối chiếu nằm ở bài đối chiếu số liệu trước khi khóa sổ.

3. 3

   Trích khấu hao tài sản cố định.

4. 4

   Phân bổ công cụ dụng cụ và chi phí trả trước, phân bổ doanh thu nhận trước nếu có.

5. 5

   Tính lương, bảo hiểm, thuế TNCN của tháng.

6. 6

   Với doanh nghiệp sản xuất: phân bổ chi phí sản xuất chung, kết chuyển sang TK 154, tính giá thành và nhập kho thành phẩm. Doanh nghiệp thương mại có giá vốn tính theo phương pháp xuất kho.

7. 7

   Trích trước lãi vay chưa đến kỳ trả.

8. 8

   Xử lý thuế GTGT: đối chiếu với bảng kê, rồi khấu trừ Nợ 3331, Có 133 nếu doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ.

9. 9

   Kết chuyển doanh thu, chi phí sang TK 911 và lãi lỗ sang TK 4212, theo bài bút toán kết chuyển cuối kỳ.

10. 10

    Khóa sổ tháng nếu công ty có quy định khóa theo tháng, rồi in hoặc xuất các sổ cần lưu.

Tờ khai thuế GTGT tháng nộp chậm nhất ngày 20 của tháng sau. Hạn của từng loại tờ khai nằm trong lịch nộp tờ khai thuế 2026.

Nếu công ty hoặc công ty mẹ yêu cầu báo cáo tài chính giữa niên độ, thì quý này lập thêm bộ báo cáo quý. Thông tư 99 tính cả quý IV vào báo cáo giữa niên độ. Mỗi quý vẫn nên đối chiếu thuế GTGT giữa sổ và tờ khai, cách tìm chênh lệch nằm ở bài đối chiếu thuế GTGT giữa sổ sách và tờ khai.

Trước hết là kiểm kê tài sản. Luật Kế toán bắt buộc kiểm kê vào cuối kỳ kế toán năm, và mọi chênh lệch phải xác định nguyên nhân, ghi vào sổ trước khi lập báo cáo tài chính. Quỹ tiền mặt, hàng tồn kho, tài sản cố định, công nợ đều nằm trong phạm vi, xem bài kiểm kê cuối năm.

Sau kiểm kê là dự phòng và đánh giá lại. Bạn xét trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và giảm giá hàng tồn kho, đánh giá lại số dư ngoại tệ theo tỷ giá cuối năm. Hai việc này chỉ cần làm hằng tháng nếu công ty lập báo cáo giữa niên độ hoặc quy chế nội bộ yêu cầu; khoản nợ khó đòi có bài riêng là trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.

Tiếp theo là xác định thuế TNDN phải nộp của năm, ghi bổ sung hoặc ghi giảm chi phí thuế so với số đã tạm nộp, rồi kết chuyển tháng 12 và chạy kết chuyển trọn năm. Báo cáo tài chính được lập từ số liệu sau khi khóa sổ, nên các bước này phải xong trước. Hạn nộp báo cáo tài chính năm là 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính, còn hồ sơ quyết toán thuế TNDN nộp chậm nhất ngày cuối cùng của tháng thứ ba sau năm; với năm dương lịch 2026 là 31/3/2027. Cách tính hạn nằm ở bài hạn nộp báo cáo tài chính năm 2026.

Giữa các bước, nếu phát hiện sai sót của năm trước thì xử lý theo bài điều chỉnh sai sót năm trước, còn sự kiện xảy ra sau ngày 31/12 nhưng trước khi phát hành báo cáo thì xem bài sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc kỳ. Đầu năm sau, bút toán đầu tiên là chuyển lợi nhuận chưa phân phối từ 4212 sang 4211, ở bài chuyển số sang năm mới.

• Bút toán kết chuyển cuối kỳ làm đủ các cặp kết chuyển sang 911 và 4212.
• Đối chiếu số liệu trước khi khóa sổ gồm các phép đối chiếu quỹ, ngân hàng, công nợ, kho, tài sản, thuế, lương.
• Đối chiếu thuế GTGT giữa sổ sách và tờ khai tìm vì sao số dư 133 và 3331 lệch tờ khai.
• Kiểm kê cuối năm nói về biên bản và cách xử lý chênh lệch.
• Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi tính mức trích.
• Điều chỉnh sai sót năm trước chỉ ra sai sót nào ghi hồi tố, sai sót nào ghi vào năm nay.
• Sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc kỳ phân biệt sự kiện phải điều chỉnh số liệu với sự kiện chỉ thuyết minh.
• Chuyển số sang năm mới làm bút toán 4212 sang 4211 và kiểm số dư đầu năm.

Khi sổ đã khóa, bạn đọc tiếp sang trụ cột báo cáo tài chính, bắt đầu từ bài báo cáo tài chính gồm những gì. Nếu đang tự dựng sổ trong bảng tính, đọc thêm bài sổ sách kế toán trên Excel.

ketoanx.com/closing

Các bước

1. 1

   Mở Thuế, cuối kỳ→, Cuối kỳ, chọn tháng 10 ở ô Chọn tháng rồi bấm Xem. Dòng chữ trên bảng cho biết Còn N bước chưa làm. Làm theo thứ tự từ trên xuống. Mỗi dòng mang nhãn Đã làm, Chưa làm hoặc Không phát sinh. Với ví dụ của bài, dòng Khấu hao tài sản cố định báo Còn 15.000.000 đồng chưa trích và dòng Phân bổ công cụ dụng cụ, chi phí trả trước báo Còn 10.000.000 đồng chưa phân bổ. Bấm liên kết Tính khấu hao và Phân bổ ở cuối từng dòng để sang màn tài sản, màn chi phí trả trước và chạy cho tháng 10. Quay lại bảng kiểm, hai dòng này chuyển sang Đã làm kèm số chứng từ.

2. 2

   Đi tiếp các dòng còn Chưa làm theo đúng thứ tự: Tính lương, bảo hiểm, thuế TNCN (liên kết Tính lương), các dòng sản xuất (Phân bổ 627, Kết chuyển 154, Tính giá thành) nếu có, Trích trước lãi vay chưa đến kỳ trả, hai dòng đánh giá lại ngoại tệ, Trích lập, hoàn nhập dự phòng và Khấu trừ thuế GTGT. Dòng đánh giá lại và dự phòng chỉ chuyển sang Chưa làm ở tháng 12, vì phần mềm coi đó là việc bắt buộc tại ngày lập báo cáo năm; các tháng khác chúng chỉ ghi chú.

3. 3

   Khi mọi dòng phía trên đã xong, bấm Kết chuyển ở dòng cuối, kiểm ô Kỳ là tháng 10 rồi bấm Kết chuyển kỳ. Phần mềm báo Đã kết chuyển; lãi 15.000.000 đồng, đúng số lãi sau khi đã có khấu hao và phân bổ. Cách các dòng kết chuyển được lập nằm ở bài bút toán kết chuyển cuối kỳ.

4. 4

   Mở Báo cáo→, Kiểm tra sổ sách, ô Từ ngày mặc định là đầu năm, ô Đến ngày là hôm nay; đặt đúng khoảng cần soát rồi bấm Xem báo cáo. Trang chạy cả loạt phép kiểm, mỗi phép mang nhãn Đạt, Cần xem hoặc Có vấn đề; dòng có vấn đề là liên kết tới nơi sửa.

5. 5

   Mở Hệ thống→, Khóa sổ kế toán. Ở Bước 1. Chọn ngày khóa và xử lý chứng từ chưa ghi sổ, ô Khóa đến hết ngày mặc định là ngày cuối tháng trước (31/10 nếu bạn khóa trong tháng 11); bấm Xem chứng từ chưa ghi sổ. Chứng từ còn nháp thì chọn rồi bấm Ghi sổ … chứng từ đã chọn, hoặc dời sang tháng sau bằng ô Dời sang ngày hạch toán và nút Dời ngày … chứng từ, hoặc xóa. Dời ngày và xóa chỉ làm được với phiếu thu, phiếu chi, báo có, báo nợ và chứng từ nghiệp vụ khác. Sang Bước 2. Khóa sổ, bấm Khóa sổ. Nếu vẫn còn chứng từ chưa ghi sổ, phải tích ô Tôi hiểu … chứng từ chưa ghi sổ sẽ không được tính vào sổ sách, báo cáo của kỳ này… thì nút mới bấm được.

Phần mềm tự ghi gì

Bảng kiểm không tự ghi gì; mỗi việc tạo chứng từ ở màn của nó, và bảng kiểm chỉ đọc lại xem tháng đã có chứng từ khấu hao, phân bổ, lương, kết chuyển… hay chưa, còn bao nhiêu tiền chưa trích. Khấu trừ thuế GTGT hiện số có thể bù trừ (đầu ra, đầu vào) trước khi bạn chạy. Công ty tính thuế GTGT trực tiếp thì dòng này đổi thành Thuế GTGT phải nộp (trực tiếp trên doanh thu) và trỏ sang màn Thuế để lập tờ khai 04/GTGT.

Khóa sổ ghi lại ngày khóa và một dòng ở bảng Lịch sử khóa sổ và bỏ khóa sổ (người thực hiện, ngày cũ, ngày mới, số chứng từ đã ghi sổ, dời ngày, xóa). Từ đó mọi chứng từ có ngày hạch toán đến ngày khóa không thêm, sửa, xóa hay ghi sổ được; chạy lại một việc cuối kỳ của tháng đã khóa gặp Sổ đã khóa đến ngày …. Khi khóa lùi về trước ngày đang khóa, phần mềm báo Sổ đang khóa đến ngày …. Lùi ngày khóa là bỏ khóa một phần: hãy dùng mục Bỏ khóa sổ và ghi lý do.

Kiểm lại và giới hạn

Ở Kiểm tra sổ sách, ba phép nên xem ngay sau kết chuyển là Kết chuyển lãi lỗ theo tháng, Tài khoản doanh thu, chi phí (loại 5 đến 8) và 911 còn số dư và Bảng cân đối kế toán: tổng tài sản bằng tổng nguồn vốn; thêm Khấu hao tài sản cố định theo tháng, Chứng từ chưa ghi sổ trong kỳ và Bảng kê thuế GTGT so với số phát sinh tài khoản 133 và 3331. Các phép theo tháng chỉ xét tháng đã kết thúc, nên chạy giữa tháng không báo thiếu cho tháng đang dở.

Phát hiện sai sau khi khóa thì vào khung Bỏ khóa sổ hoặc lùi ngày khóa: ô Ngày khóa mới để trống là bỏ khóa hẳn, ô Lý do bỏ khóa (bắt buộc) từ 5 ký tự, bấm Bỏ khóa sổ hoặc Lùi ngày khóa. Chỉ chủ sở hữu, quản trị viên hoặc người có quyền khóa sổ thấy các bước này. Bảng kiểm không có dòng cho chi phí thuế TNDN quý: bạn hạch toán ở Thuế, cuối kỳ→, Thuế TNDN tạm tính trước khi kết chuyển tháng cuối quý. Kiểm kê, lập báo cáo tài chính và nộp tờ khai cũng nằm ngoài bảng kiểm; xem phần tính năng thuế của KetoanX. Hướng dẫn đầy đủ từng màn có ở hướng dẫn màn Cuối kỳ, hướng dẫn kiểm tra sổ sách và hướng dẫn khóa sổ kế toán.