Các bút toán kết chuyển cuối kỳ: từ doanh thu, chi phí sang 911 rồi 4212

1. 1

   Giảm trừ doanh thu: Nợ 511, Có 521 bằng tổng chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại của kỳ. Sau bút toán này 511 chỉ còn doanh thu thuần.

2. 2

   Doanh thu và thu nhập: Nợ 511, Nợ 515, Nợ 711, Có 911.

3. 3

   Chi phí: Nợ 911, Có 632 (giá vốn), 635 (chi phí tài chính), 641 (chi phí bán hàng), 642 (chi phí quản lý doanh nghiệp), 811 (chi phí khác).

4. 4

   Chi phí thuế TNDN: Nợ 911, Có 8211. Chi phí thuế hoãn lại ở 8212 thì kết chuyển phần chênh lệch giữa phát sinh Nợ và Có.

5. 5

   Lãi lỗ: lãi thì Nợ 911, Có 4212; lỗ thì Nợ 4212, Có 911.

Thông tư 99 gọi thời điểm làm các bút toán này là "thời điểm kết thúc kỳ kế toán". Báo cáo tài chính năm lập từ số liệu sau khi khóa sổ, nên trước khi lập báo cáo năm mọi tài khoản loại 5 đến 8 phải đã kết chuyển; công ty còn lập báo cáo tháng hoặc quý thì kết chuyển cho cả các kỳ ấy.

Chi phí thuế TNDN trong Thông tư 99 gồm TK 8211 (thuế hiện hành) và 8212 (thuế hoãn lại). 8211 kết chuyển đủ số phát sinh sang 911. 8212 chỉ kết chuyển chênh lệch: phát sinh Nợ lớn hơn Có thì Nợ 911, Có 8212; ngược lại thì Nợ 8212, Có 911. Cách ghi 8211 hằng quý nằm ở bài hạch toán thuế TNDN.

Chi phí sản xuất 621, 622, 623, 627 không đi thẳng sang 911. Chúng kết chuyển sang TK 154, tính giá thành thành phẩm rồi mới vào giá vốn 632. Doanh nghiệp sản xuất phải hoàn tất bước này trước khi chạy bút toán 3 ở trên, nếu không số dư 62x còn treo và lãi bị tính thừa.

Thông tư 133 không có TK 641, chỉ có 642 là chi phí quản lý kinh doanh, nên một bút toán gộp cho cả hai loại chi phí. TK 821 trong Thông tư 133 là một tài khoản, không chia 8211 và 8212. Thông tư 133 còn giữ TK 611 và 631 cho doanh nghiệp kiểm kê định kỳ, còn Thông tư 99 không còn hai tài khoản này nên không có bút toán kết chuyển từ chúng. Với cả hai thông tư, lãi lỗ chuyển vào 4212, và đầu năm sau 4212 chuyển sang 4211; bước này ở bài chuyển số sang năm mới.

Kết chuyển xong mới thấy sót chi phí thì xóa chứng từ kết chuyển, ghi chi phí còn thiếu rồi kết chuyển lại cả kỳ. Đừng ghi một bút toán kết chuyển bổ sung nhỏ ngoài số cũ, vì khi đối chiếu bạn khó biết tài khoản đã kết chuyển mấy lần. Thứ tự các việc cần xong trước kết chuyển nằm ở bài công việc kế toán cuối tháng, cuối quý, cuối năm.

ketoanx.com/closing

Các bước

1. 1

   Ghi chi phí thuế TNDN trước, vì nút kết chuyển chỉ đưa sang 911 số đã có trên 8211. Vào Thuế, cuối kỳ→, Thuế TNDN tạm tính, chọn Từ ngày, Đến ngày của kỳ, bấm Tính để xem số thuế rồi ở khung Hạch toán thuế TNDN tạm tính nhập Ngày hạch toán là ngày cuối kỳ, Số thuế tạm tính 25.500.000 và bấm Hạch toán; phần mềm ghi Nợ 8211, Có 3334.

2. 2

   Mở Thuế, cuối kỳ→, Cuối kỳ. Ô Chọn tháng ở góc bảng kiểm, bấm Xem để chuyển sang tháng cần làm, hoặc dùng Tháng trước, Tháng sau trên đầu trang. Bảng kiểm liệt kê khấu hao, phân bổ, lương, kết chuyển 154, khấu trừ thuế GTGT…; dòng nào còn Chưa làm thì làm xong trước, vì dòng cuối Kết chuyển lãi lỗ sang 911, 4212 ghi rõ Chạy sau cùng, khi các bước trên đã xong.

3. 3

   Bấm Kết chuyển ở dòng cuối bảng kiểm để xuống khung Kết chuyển lãi lỗ cuối kỳ. Ô Kỳ đã điền sẵn tháng đang xem; đổi được nếu cần. Bấm Kết chuyển kỳ. Với số của ví dụ, phần mềm báo Đã kết chuyển; lãi 124.500.000 đồng.

4. 4

   Công ty muốn tự quyết thứ tự và tài khoản nhận thì vào Thuế, cuối kỳ→, Kết chuyển cuối năm, khung Cặp tài khoản kết chuyển. Bấm Nạp bộ mặc định theo Thông tư 99 (… cặp) để có sẵn các cặp 521 sang 511, 511, 515, 711, 632, 635, 641, 642, 811, 821 sang 911 và 911 sang 4212. Thêm một cặp riêng bằng các ô Thứ tự (bắt buộc, từ 1 đến 9999, số nhỏ chạy trước), Tài khoản nguồn (bắt buộc, 3 đến 8 chữ số, tính cả tài khoản con), Tài khoản nhận (bắt buộc, mặc định 911), Phía kết chuyển chọn Theo số dư thực tế, Chỉ số dư Nợ hoặc Chỉ số dư Có, Diễn giải (tối đa 200 ký tự) và ô Đang dùng, rồi bấm Thêm cặp.

5. 5

   Kết chuyển cho nhiều tháng còn sót trong năm: cũng ở màn này, nhập Năm tài chính, bấm Xem, bảng Kết chuyển lãi lỗ từng tháng của năm hiện trạng thái từng tháng; bấm Kết chuyển N tháng chưa kết chuyển để chạy lần lượt, mỗi tháng một chứng từ.

Phần mềm tự ghi gì

Khi bảng cặp còn trống, phần mềm lấy mọi tài khoản đầu 5, 6, 7, 8 có phát sinh trong tháng và lập đúng bảng bút toán của ví dụ: Nợ 511, Có 521 30.000.000; Nợ 511, Có 911 1.170.000.000; Nợ 515, Có 911 8.000.000 và Nợ 711, Có 911 12.000.000; Nợ 911, Có 632, 641, 642, 635, 811 và 8211 theo từng tài khoản; cuối cùng Nợ 911, Có 4212 124.500.000. Chứng từ được ghi sổ ngay, loại KC, diễn giải Kết chuyển lãi lỗ tháng …. Ở Thông tư 133 các dòng giống vậy, chỉ là 642 gộp chi phí quản lý kinh doanh và 821 là một tài khoản. Bảng cặp có dòng Đang dùng thì phần mềm chạy theo bảng, theo thứ tự tăng dần.

Chi phí 621, 622, 623, 627 còn số dư không bị đưa vào 911; phần mềm báo Còn số dư chi phí sản xuất … chưa kết chuyển: chi phí này phải kết chuyển sang 154 (màn Giá thành, Kết chuyển kỳ), không kết chuyển sang 911. Câu báo lỗi hay gặp khác: Kỳ này đã kết chuyển. Xóa chứng từ kết chuyển để làm lại. khi bấm lần hai; Sổ đã khóa đến ngày … khi tháng nằm trong kỳ đã khóa; Không có doanh thu hoặc chi phí để kết chuyển sang 911 trong kỳ khi tháng không có phát sinh. Lưu cặp mà gõ tài khoản không có trong danh mục thì gặp Hệ thống tài khoản của công ty không có tài khoản ….

Kiểm lại và giới hạn

Bảng kiểm ở Cuối kỳ chuyển dòng cuối sang Đã làm kèm số chứng từ; bấm số chứng từ ở bảng Kết chuyển lãi lỗ từng tháng của năm để mở xem từng dòng Nợ, Có. Mở Báo cáo→, Cân đối phát sinh của tháng để thấy 911 và các tài khoản loại 5 đến 8 về 0, và Báo cáo→, Kết quả kinh doanh để so lợi nhuận sau thuế 124.500.000 với số 4212 vừa ghi.

Thấy sót chi phí sau khi kết chuyển: mở chứng từ kết chuyển, bấm Xóa (chứng từ tự sinh không sửa tay được), ghi khoản còn thiếu rồi bấm Kết chuyển kỳ lại. Bảng Kết chuyển lãi lỗ từng tháng của năm cũng báo Đã kết chuyển, có phát sinh sau đó khi tháng có chứng từ mới ghi sau lần kết chuyển. Phần mềm không tự tính lại chi phí thuế TNDN khi bạn xóa và kết chuyển lại; số 8211 vẫn là số đã hạch toán ở bước 1. Thuế hoãn lại 8212 không có màn tính riêng, bạn ghi bằng chứng từ khác; nút kết chuyển sẽ đưa phần chênh lệch của 8212 sang 911. Việc ghi thuế nằm ở tính năng thuế của KetoanX, còn hướng dẫn đầy đủ hai màn có ở hướng dẫn màn Cuối kỳ và hướng dẫn kết chuyển cuối năm.