Màn Kết chuyển cuối năm trên KetoanX: các bước bấm

ketoanx.com/settings/year-end

Màn nằm ở cuối quy trình năm. Trước nó là cuối kỳ của từng tháng, kiểm kê, trích lập, hoàn nhập dự phòng và đánh giá lại ngoại tệ. Sau nó là khóa sổ kế toán, bảng cân đối kế toán và tạo sổ năm mới. Phần quy định đầy đủ nằm ở bài chuyển sổ sang năm mới.

1. 1

   Mọi chứng từ của năm đã ghi sổ và đã đối chiếu. Sau khi chuyển 4212 sang 4211, mọi thay đổi ở năm cũ làm lệch bút toán và phải xóa làm lại. Danh sách đối chiếu ở bài kiểm tra, đối chiếu số liệu trước khi khóa sổ.

2. 2

   Các việc cuối năm đã xong: kiểm kê, khấu hao, phân bổ, dự phòng, đánh giá lại ngoại tệ, thuế TNDN của năm đã hạch toán vào chi phí thuế. Xem bài công việc kế toán cuối tháng, cuối quý, cuối năm.

3. 3

   Hệ thống tài khoản có cả 4211 và 4212. Thiếu một trong hai thì phần chuyển số dư báo thiếu tài khoản.

4. 4

   Quyền: xem màn cần quyền xem phân hệ Thuế, cuối kỳ. Chạy kết chuyển các tháng và chuyển số dư cần quyền thêm ở phân hệ đó. Sửa bảng cặp tài khoản cần quyền thêm, sửa, xóa ở phân hệ Hệ thống, tương ứng với thêm cặp, lưu thay đổi và xóa.

5. 5

   Sổ chưa khóa đến ngày cần ghi. Chứng từ chuyển số dư có ngày là ngày đầu năm tài chính kế tiếp.

ketoanx.com/settings/year-end

Dòng lọc đầu tiên có ô Năm tài chính (mặc định năm hiện tại) và nút Xem. Bên cạnh là câu nói năm tài chính chạy từ tháng nào đến tháng nào, vì công ty có thể bắt đầu năm tài chính ở tháng 1, 4, 7 hoặc 10.

Trang gồm hai khung cạnh nhau: Kết chuyển lãi lỗ từng tháng của năm kèm số năm, và Kết chuyển số dư cuối năm kèm số năm. Dưới cùng là khung Cặp tài khoản kết chuyển.

ketoanx.com/settings/year-end

Nút Thêm cặp lưu cặp mới; khi đang sửa, nút đổi thành Lưu thay đổi và có thêm Bỏ sửa.

ketoanx.com/settings/year-end

Khi năm đó lỗ

Dòng số dư ghi Lỗ kèm số tiền. Bút toán ghi ngược: Nợ 4211, Có 4212. Nếu 4211 không đủ thì nó chuyển sang dư nợ, tức lỗ lũy kế.

Khi công ty có năm tài chính bắt đầu ở tháng 4, 7 hoặc 10

Phần mềm tính năm theo Năm tài chính là năm bắt đầu. Công ty có năm tài chính từ 01/4/2026 thì Năm tài chính 2026 chạy từ tháng 4/2026 đến tháng 3/2027, và chứng từ chuyển số dư ghi ngày 01/4/2027.

Khi sổ năm cũ thay đổi sau khi đã chuyển số dư

Nếu số đã chuyển khác số dư hiện tại, trang hiện dòng đỏ: Xóa chứng từ rồi chuyển lại nếu sổ năm vừa thay đổi. Xóa chứng từ ở màn chứng từ, chạy lại phần kết chuyển các tháng bị ảnh hưởng, rồi chuyển số dư lần nữa.

Khi cần đặt bảng cặp tài khoản riêng

Công ty có tài khoản đặc thù, ví dụ muốn kết chuyển một tài khoản chi phí theo trình tự khác, bấm nút bắt đầu bằng Nạp bộ mặc định theo để nạp bộ cặp chuẩn của chế độ kế toán rồi sửa từng dòng. Khi có ít nhất một cặp đang dùng, nút Kết chuyển kỳ ở màn Cuối kỳ và nút kết chuyển các tháng ở đây chạy đúng theo bảng. Muốn quay về cách mặc định, bấm Xóa cả bảng. Bộ mặc định của Thông tư 99 gồm 521 sang 511, rồi 511, 515, 711 sang 911 (doanh thu, thu nhập), 632, 635, 641, 642, 811, 821 sang 911 (chi phí), cuối cùng 911 sang 4212.

Chuyển số dư cuối năm: một chứng từ KC ngày đầu năm tài chính kế tiếp, một dòng. Số tiền là số dư của 4212 đến hết năm tài chính, gồm cả số dư đầu kỳ của tài khoản đó. Lãi: Nợ 4212, Có 4211. Lỗ: Nợ 4211, Có 4212. Mỗi năm chỉ một chứng từ.

Với hợp tác xã theo Thông tư 71/2024, 4211 và 4212 là lợi nhuận của giao dịch bên ngoài và nội bộ chứ không phải năm trước và năm nay, nên phần mềm không đề xuất bút toán chuyển 4212 sang 4211 và báo như thế.

Bảng cặp tài khoản: thêm, sửa, xóa đều vào nhật ký thao tác.

Kiểm lại ở sổ chi tiết tài khoản 4212 và 4211: sau chuyển số dư, 4212 phải bằng 0 tại cuối ngày 01/01 của năm mới; ở Báo cáo→, Cân đối phát sinh các tài khoản loại 5 đến 8 và 911 của năm cũ bằng 0. Số 4211 đầu năm mới phải khớp cột đầu năm của bảng cân đối kế toán năm mới.

Câu bắt đầu bằng chữ Tháng kèm số tháng rồi lỗi: một tháng dừng lại vì lỗi của nó (ví dụ sổ đã khóa, thiếu tài khoản). Các tháng chạy trước đó đã thành chứng từ, câu báo nêu số tháng đã xong. Xử lý lỗi rồi bấm lại, phần mềm bỏ qua tháng đã làm.

Câu có đuôi Hãy kết chuyển lãi lỗ các tháng trước.: 4212 chưa có số dư đến hết năm, thường vì chưa kết chuyển tháng nào. Chạy phần kết chuyển các tháng trước.

Câu bắt đầu Hệ thống tài khoản của công ty thiếu tài khoản: hệ thống tài khoản thiếu 4212 hoặc 4211. Thêm tài khoản rồi làm lại.

Tài khoản nhận không được nằm trong nhóm tài khoản nguồn: khi lưu cặp, tài khoản nhận bắt đầu bằng tài khoản nguồn (ví dụ nguồn 911, nhận 9111). Đổi nguồn hoặc nhận.

Bảng cặp kết chuyển đang có dòng. Chọn thay cả bảng nếu muốn nạp lại bộ mặc định.: bảng đã có dòng, nút nạp bộ mặc định cần thay cả bảng. Phần mềm hỏi xác nhận trước khi thay.