Chứng từ khấu trừ thuế TNCN: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/tax/pit/certificates

Màn nằm sau bước tính lương. Trước nó là bảng lương và thuế TNCN khấu trừ; sau nó là bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ TNCN, nơi bạn xem dãy số đã dùng.

Về luật: từ 01/7/2026, tổ chức trả thu nhập phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN dưới dạng điện tử, ký số, đăng ký trước và gửi cho cả người bị khấu trừ lẫn cơ quan thuế ngay trong ngày lập. Đầu trang KetoanX có dòng nhắc rằng bản ở đây không thay được chứng từ ấy. Toàn bộ quy định xem ở bài chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử từ 1/7/2026.

1. 1

   Đã tính lương các tháng cần cấp. Chứng từ đọc số từ kỳ lương đã tính; tháng chưa tính thì không có số. Xem bảng lương.

2. 2

   Người lao động đã có trong hồ sơ nhân viên, kèm mã số thuế và loại hợp đồng. Loại hợp đồng quyết định cách khấu trừ và dòng Diện tính thuế trên chứng từ.

3. 3

   Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại và tên người đại diện đã khai ở thông tin thuế, người ký. Các thông tin này in lên chứng từ.

4. 4

   Quyền: xem màn cần quyền xem phân hệ Thuế, cuối kỳ. Cấp chứng từ cần quyền thêm ở phân hệ Thuế, cuối kỳ hoặc phân hệ Tiền lương. Xóa cần quyền xóa ở một trong hai phân hệ đó.

5. 5

   Công ty phải có ít nhất một nhân viên. Nếu chưa có ai, khung nhập không hiện, và màn không nói lý do.

ketoanx.com/tax/pit/certificates

Phía trên là dải vàng Đây là bản in nội bộ để giao cho người lao động đối chiếu. Dưới dải đó là khung nhập (nếu bạn có quyền thêm), rồi bảng Chứng từ đã cấp. Bảng có các cột Số, Ngày cấp, Người lao động, Thời gian, Thu nhập chịu thuế và Thuế đã khấu trừ, sắp theo ngày cấp mới nhất trước và hiện tối đa 500 dòng. Bấm số chứng từ để mở trang chi tiết.

ketoanx.com/tax/pit/certificates

Bấm Cấp chứng từ để lưu.

Khi người nhận là cộng tác viên bị khấu trừ 10%

Từ 01/7/2026, công ty khấu trừ 10% khi chi từ 5.000.000 đồng trở lên cho cá nhân cư trú không có hợp đồng lao động hoặc có hợp đồng dưới 3 tháng (bài khấu trừ 10% thuế TNCN). Giả sử chị Hà nhận 6.000.000 đồng thù lao mỗi tháng vào tháng 8, 9, 10/2026 và bị trừ 600.000 đồng mỗi lần. Hồ sơ của chị phải đặt đúng loại hợp đồng thì bảng lương mới khấu trừ 10%. Muốn mỗi lần khấu trừ một chứng từ thì cấp ba lần, mỗi lần chọn Từ tháng và Đến tháng cùng một tháng. Muốn một chứng từ gộp theo yêu cầu của chị thì chọn 08/2026 đến 10/2026, ra thu nhập 18.000.000 đồng và thuế 1.800.000 đồng. Trang chi tiết ghi Diện tính thuế theo loại hợp đồng của kỳ lương cuối trong khoảng.

Khi người lao động đã ủy quyền cho công ty quyết toán thay

Luật không buộc lập chứng từ khấu trừ cho người đã ủy quyền cho công ty quyết toán thay. KetoanX không biết điều này và không bỏ qua ai: bạn tự quyết có cấp hay không. Cách quyết toán thay xem bài quyết toán thuế TNCN của doanh nghiệp.

Khi cấp nhầm người hoặc nhầm khoảng tháng

Ở dòng chứng từ bấm Xóa rồi xác nhận, sau đó cấp lại. Xóa chứng từ ở giữa dãy thì dãy số có chỗ trống. Xóa chứng từ cuối dãy thì số đó được dùng lại cho chứng từ kế tiếp của năm đó. Việc xóa được ghi vào nhật ký thao tác.

Khi tính lại lương sau khi đã cấp chứng từ

Chứng từ chụp số của các kỳ lương lúc bạn bấm Cấp chứng từ. Sửa hoặc tính lại lương về sau không làm đổi chứng từ cũ. Muốn chứng từ khớp số mới, xóa rồi cấp lại.

Khi cần chứng từ điện tử có giá trị pháp lý

Lập qua hệ thống thuế điện tử hoặc nhà cung cấp dịch vụ đã đăng ký, rồi dùng chứng từ ở KetoanX để đối chiếu số. KetoanX chưa tạo tệp XML theo định dạng của Thông tư 91/2026/TT-BTC, chưa ký số, chưa gửi dữ liệu cho cơ quan thuế, chưa có mẫu đăng ký 01/ĐKTĐ-CTĐT, mẫu thông báo lập sai 04/SS-CTĐT và chưa có chứng từ thay thế. Chứng từ lập sai mã số thuế hoặc sai số tiền phải được thay thế bằng chứng từ điện tử mới trên hệ thống thuế.

Để kiểm lại, cộng thuế của từng người ở Thuế, cuối kỳ→, Thuế TNCN khấu trừ; kết quả phải bằng số trên chứng từ cùng khoảng tháng. Dãy số các chứng từ đã dùng xem ở Tiền lương→, Bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ TNCN.

ketoanx.com/tax/pit/certificates

Nhân viên này không bị khấu trừ thuế trong khoảng thời gian đã chọn nên không cấp chứng từ khấu trừ: tổng thuế trong khoảng bằng 0, thường vì thu nhập chưa vượt mức giảm trừ. Không có thuế bị trừ thì không có gì để cấp.

Chứng từ khấu trừ lập trong phạm vi một năm tính thuế: Từ tháng và Đến tháng khác năm. Tách làm hai chứng từ, mỗi năm một chứng từ.

Tháng kết thúc phải sau tháng bắt đầu: Đến tháng đang nhỏ hơn Từ tháng. Hai tháng bằng nhau thì vẫn hợp lệ, dù câu báo lỗi nghe như không cho.

Không tìm thấy nhân viên: nhân viên vừa bị xóa khỏi danh sách trong lúc bạn mở trang. Tải lại trang rồi chọn lại.

Bạn không đủ quyền thì phần mềm báo Bạn không có quyền kèm tên phân hệ; nhờ chủ sở hữu hoặc quản trị viên cấp quyền.